je Co-piloot heet – hoe kan het anders?- ‘Copilot’. Hij is wellicht vanzelf naast je komen staan en hij werkt zich graag uit de naad.

Copilot in Outlook Classic:

Copilot in Outlook New:

Welke Copiloot heb je?

Je Copiloot is er in twee smaakjes: de ene is een ‘junior’ (dat is de versie die standaard in je M365-abonnement zit), de andere ‘senior’ (de extra te betalen Copilot Premium). Microsoft verschuift steeds meer kwaliteiten van Copilot senior naar junior. Maar toch is er een wezenlijk verschil:

Heb je Copilot Chat?

Dit is de standaard Copilot die is inbegrepen bij een Microsoft 365‑licentie. In Outlook kun je daarmee chatten over je inbox, agenda, taken en meetings, e‑mails samenvatten, opstellen of herschrijven, de toon of lengte van berichten aanpassen.

Voorbeelden:

• “Vat mijn e‑mails van de afgelopen week samen over [project].”
• “Wanneer is mijn volgende 1‑op‑1 met /naam?”
• “Maak een e‑mailupdate die escalaties van deze week samenvat.”

Heb je Copilot Premium?

Dit is de extra, betaalde Copilot‑licentie. Daarmee kan je redeneren over alles wat in Outlook staat en daarbij ook alle interne informatie uit je organisatie meenemen als aanvulling. In deze versie kan Copilot e‑mails prioriteren (al dan niet op basis van je voorkeuren en behoeften) en helpen beslissen en handelen. Hij helpt jouw om regie te voeren: van overzicht naar prioriteren naar actie.

Voorbeelden:

• “Welke ongelezen mails zijn het belangrijkst?”
• “Vat deze mails samen en neem relevante context mee uit eerdere gesprekken, Teams-chat en documenten.”
• “Zet deze mails in volgorde van urgentie en maak alvast conceptantwoorden voor de eerste drie.”
• “Stel vergaderverzoeken voor en maak een takenlijstje op basis van mijn inbox vandaag”

Wat heb je aan deze assistent?

Leestijd winnen

Stel: je hebt een hele mailconversatie te verwerken want ook bij jou heerst de CC-cultuur. Selecteer dan een mail en prompt: “Vat deze thread samen in: besluiten, open vragen, actiepunten en eigenaar.” Daarna heb jij weer zicht op de situatie en kun je de touwtjes in handen pakken.

Je hebt een bijlage die dient toegevoegd te worden aan een overleg. Je bent proactief en inhoudelijk betrokken en je besluit alvast wat voorwerk in de vergaderagenda te delen. Je prompt: “Geef 5 bullets met risico’s en 3 vragen die we moeten stellen.”

Je bent er een paar dagen uit geweest en wilt zo vlug mogelijk inlopen en focus krijgen. Je prompt: “Welke mails vereisen vandaag actie? Maak conceptantwoorden.” Je hoeft vervolgens nog enkel de concepten te lezen, aan te passen en te versturen. Vervolgens prompt je “Maak een lijst met de e-mail met de hoogste urgentie”. In de lijst staat bij ieder item een linkje naar het mailbericht. Je kunt dus meteen doorklikken als het onderwerp je ook urgent lijkt.

Antwoorden schrijven

Ik laat Copilot zelden een e-mail schrijven omdat ik daar gevoelsmatig niet achter kan staan. Maar voor lastige e-mails of contactpersonen helpt het enorm.

Het gaat er om dat je niet hoeft te zwoegen, geen tijd hoeft te verliezen en dat je prompt korter is dan je antwoord. Bijvoorbeeld: “Schrijf kort en vriendelijk dat we uiterlijk vrijdag een planning geven.” Of “Maak dit formeler en korter, zonder bot te klinken “. Of Schrijf een beleefde afwijzing met een alternatief moment en een uitnodiging om te bellen.”

Je Copilot stuurt nooit zomaar e-mail de deur uit. Jij hebt nog steeds het stuur in handen en moet op de send-button klikken. Dat heet ‘Human-in-the-loop’

Je Communicatiestijl aanpassen

Stel dat je een korte, formele schrijfstijl hebt en de ontvanger verdient meer uitleg en vriendelijkheid. Schrijf dan nog steeds je e-mail zelf maar vraag deze vervolgens om te zetten naar een vriendelijke en uitgebreidere e-mail.

Stel je stijl is te uitgebreid, je wilt te volledig zijn en schrijft meer dan nodig vanuit twijfel. Blijf dit dan doen maar pas vervolgens het bericht aan met de vraag tot formeler te maken en de concrete acties op te sommen.

Afstemming & follow‑up

Een belangrijke taak is het voorkomen dat dingen blijven hangen. Ben je daarin het overzicht kwijtgeraakt dan prompt je ” Maak vanuit mijn inbox (of bepaalde map met ‘op te volgen e-mail’) een lijst met follow-ups’ of een extra toevoeging ” en zet alvast de beginzin in het lijstje’. Ben je gewend een follow-up mail te sturen na een telefoontje? Open dan aan het begin van het telefoongesprek Copilot Chat, vat in staakwoorden en bullet points het gesprek samen tijdens het bellen en vraag na afloop in hetzelfde chatvenster*: “Maak van bovenstaande een follow-up mail” Als de beller na 2 minuten de mail ziet binnenkomen is hij wellicht verbaasd over je werksnelheid…

Vergaderingen plannen

Als antwoord op een mailvraag voor een afspraak prompt je, met de openstaande e-mail, bijvoorbeeld: “Plan een Teams‑meeting van 30 minuten met Barbara en mijn manager over het Q1‑rapport in bijlage, zo snel mogelijk. Voeg in de uitnodiging de mail met bijlage toe en zet er een korte agenda bij”. Dit kan enkel in Copilot Premium omdat dat een complexe actie is waarbij hij op zoek moet naar wie je manager is en zijn beschikbaarheid. Daarnaast moet hij een vergaderverzoek plannen, inhoud toevoegen en ook nog een teams-meeting initiëren. Dit is een duidelijk voorbeeld waar het verschil zit met Copilot Chats Basic. Tevens is dit een voorbeeld waar het nog wel eens mis gaat. Copilot is generatieve AI en per definitie niet altijd even accuraat en consequent.

Een complete weekplanning ‘in one shot’

Tip: blijf je Copiloot uitdagen

Er is voor Microsoft nog veel werk aan de winkel om Copilot Premium in de Office-programma`s echt te laten voldoen aan al onze wensen. Maar ik merk dat daar heel snel progressie in is. En dat zeg ik omdat de kans bestaat dat je na een mislukt resultaat geen tweede keer meer probeert. En wie weet lukt het over enkele maanden wel. Hij is er nu eenmaal, je Copiloot, en het is een snelle leerling. Zet hem dan ook aan het werk.