Gedoe met Outlook agendabeheer

Ik heb al een hoop hulpgeroep gehoord op het secretariaat. Met name daar waar vergaderingen verkeerd lopen, verdwijnen of conflicten geven. Het kan een pittige zoektocht zijn naar de oorzaak van deze vergaderconflicten. Maar vaak zie ik onwetendheid over het vergaderproces in Outlook. Dat kan zijn er in het verleden een migratie is geweest van Groupwise of Lotus. Of simpelweg omdat het over complexe vergaderprocessen gaat. En dat laatste kun je niet leren op de secretaresseopleiding of in een Outlook boek. Ik help je alvast op weg.

1. Je wilt, als manager, geen vergaderverzoeken meer krijgen

Als je niet hoeft te weten hoe vergaderingen tot stand komen en alleen geïnteresseerd bent in de afspraken die in je agenda staan. Dan is er het selectievakje ‘Vergaderverzoeken en antwoorden alleen naar mijn gemachtigden sturen, niet naar mij’. Je kunt dit inschakelen wanneer je een gemachtigde toevoegt:

Vergeet niet in het proces ‘het vinkje’ aan te laten:

En in het volgende scherm het tweede bolletje aan te vinken:

Je kunt dit ook later regelen, als de gemachtigdentoegang reeds was geregeld.
Activeer de persoon dan in bovenstaand venster (door er op te klikken). Vervolgens kun je wijzigingen aangeven.

2. Een terugkerende vergadering stopzetten/wijzigen

Stopzetten

Als organisator van de vergadering wil je een reeks terugkerende vergaderingen beëindigen. Open dan de vergadering (hele reeks), stel je einddatum in op de laatste dag dat de reeks nog klopte in en verzend een update. Hiermee sluit je dus deze reeks af. Omdat ontvangers misschien niet zullen bevestigen omdat ze deze reeks herkennen en denken dat alles oké is, zet je er nog een mededeling bij dat deze reeks eindigt én dat ze deze dienen te accepteren zodat de reeks in de agenda bewaard blijft. Zo blijven de vergaderingen in het verleden in ieders agenda staan.

Wijzigen

Hetzelfde is nodig wanneer de reeks wel verder gaat maar op een andere weekdag of tijd. Je eindigt dan de reeks die geweest is op bovenstaande wijze. Vervolgens maak je een nieuwe reeks en verzend je deze.

3. Een andere organisator aanstellen

Als een terugkerende vergadering een andere organisator krijgt, is er geen enkele manier om de eigenaar van de vergadering te wijzigen. De oorspronkelijke organisator moet de reeks stopzetten op bovenstaande wijze. De nieuwe organisator van de vergadering moet een nieuw vergaderverzoek voor toekomstige vergaderingen verzenden.
Tenzij: de organisator een gemachtigde heeft; die kan ook wijzigen. Echter, de naam van de organisator blijft dezelfde. Secretaresse dienen dan goed op te letten of zij de organisator zijn of de manager waarvoor zij zijn gedelegeerd.

4. Wie krijgt herinneringen voor afspraken?

De gemachtigde assistent ontvangt geen herinneringen (‘belletjes’) voor de afspraken van anderen. Zelfs niet als deze werkt vanuit een gedeeld Postvak van de manager. Alleen de eigenaar van een Agenda ontvangt deze.

5. Let op met vergadernotities en -bestanden!

Voeg geen notities toe aan een vergadering waarvoor je bent uitgenodigd. Als de organisator de vergadering bijwerkt, gaan deze verloren! De enige oplossing is een schaduwafspraak te maken.
E-mail die toegevoegd is aan de Agenda kan niet door I-pad gebruikers worden geopend. Office-bestanden en pdf wel.

6. Verplaats vergaderverzoeken niet vanuit het Postvak IN voordat  het is geaccepteerd, geweigerd of voordat de vergadering in de Agenda wordt weergegeven

Snel nadat een vergaderverzoek in uw Postvak IN binnenkomt, wordt de vergadering met behulp van een stukje Outlook-programmacode, met de bijnaam de “sniffer” (de snuffelaar), automatisch aan je Agenda toegevoegd en gemarkeerd als voorlopig. Dit is een beveiliging die ervoor zorgt dat je de vergadering niet mist, mocht je deze niet in het Postvak IN zien. De “sniffer” kan echter de organisator van de vergadering niet beantwoorden. Dat moet je nog steeds zelf doen. Als je een inkomend vergaderverzoek uit je Postvak IN verplaatst voordat de “sniffer” het verzoek kan verwerken, komt de vergadering nooit in je Agenda terecht en loop je de kans deze te missen.
Verwijder je een vergaderverzoek omdat je er van uit gaat dat je gemachtigde het wel zal doen, dan gaat het mis als je gemachtigde het nog niet heeft gedaan. Dit probleem komt vaak voor bij managers met tablets die voortdurend de e-mail checken en meteen vergaderverzoeken eruit gooien.

Oplossing

de manager machtigt de secretaresse waarbij het eerste of tweede bolletje wordt aangeduid. In het eerste geval krijgt de manager slechts een kopie en kan hij dit rustig verwijderen; in het tweede geval krijgt hij niets en kan het probleem zich niet voordoen.

Andere casus

Ik zag een secretaresse die een vergaderverzoek had geaccepteerd als gemachtigde. Toen ze het vergaderverzoek ook in de postbus van de manager zag, klikte ze op ‘weigeren’ in de veronderstelling dat zij het al had gedaan en dus de manager niet nog een keer diende te accepteren. Echter, toen verdween de vergadering. Outlook weet immers niet wie er weigert en gaat er van uit dat de eerste acceptatie een vergissing was en er alsnog wordt geweigerd. De secretaresse had gewoon het vergaderverzoek uit de mail moeten verwijderen.

7. Etiquette: Stuur niet zomaar vergaderverzoeken als uitnodiging door

Als je denkt dat iemand anders ook zou moeten komen naar de vergadering, stuur dan niet het vergaderverzoek door naar die persoon maar vraag de organisator van de vergadering die persoon aan de lijst met genodigden toe te voegen, waarna deze iedereen een bijgewerkt vergaderverzoek stuurt.
Let wel, technisch lukt het gewoon wel. De ontvanger kan accepteren en komt netjes in de vergadering terecht. Alleen, het is vreemd als je als jarige op je feestje andere mensen krijgt omdat al je uitnodigingen zijn doorgegeven, toch?

In sommige werkprocessen kan dat wel natuurlijk.

8. Een nieuwe persoon toevoegen aan een bestaande vergadering

Voeg deze persoon toe aan de genodigdenlijst (de regel Aan) van de oorspronkelijke vergadering. Indien het van belang is dat iedereen weet wie er nog is uitgenodigd, stuur dan alle deelnemers een update. Het zou wel kunnen zijn dat deelnemers de wijziging niet accepteren omdat zij in de veronderstelling zijn dat dit een vergissing is. Zij hebben immers deze vergadering als geaccepteerd.

9. Een bestaande afspraak omzetten in een vergaderverzoek

Er is technisch geen verschil tussen een afspraak (gebeurtenis) en een vergadering. Het feit dat er aparte knoppen voor zijn is enkel een service aan de gebruiker. Immers, heb je een gewone afspraak en wil je er alsnog deelnemers aan toevoegen dan kun je dit gewoon doen zonder opnieuw te beginnen: Open de afspraak >> klik op ‘Deelnemers uitnodigen’ >> selecteer de mensen die je wilt uitnodigen.

Op de afbeelding is nog een vrijwel onbekende functie opengeklapt: als je meerdere agenda`s open hebt staan en je klikt op “Nieuwe vergadering met iedereen” dan staan alle deelnemers meteen in de lijst met genodigden. Erg handig!

10.   Annuleringen goed verwerken

Als je een annulering voor een vergadering krijgt, klik dan eerst op bijgaande melding ‘Verwijderen uit agenda’. Immers, wanneer je eerst het bericht uit het Postvak IN verwijderd, wordt de vergadering niet automatisch uit de agenda verwijderd.

Heb je de annulering al bevestigd in de agenda zelf, dan zorgt even later ‘de sniffer’ dat dit ook in de mailbevestiging wordt aangegeven via een symbool.

11. Het gevaar van distributielijsten

Probeer te vermijden dat je vergaderverzoeken met distributielijsten stuurt, vooral lijsten waar je zelf deel van uitmaakt. Gebruik je deze toch, vouw dan eerst de lijst uit in het vak ‘Aan’ en verwijder personen of voeg toe.
Het is, bij mijn weten, niet mogelijk om deelnemers uit te nodigen via een BCC-systeem (zodat men van elkaar het e-mailadres niet kan zien).

Tip: Om een gast ‘incognito’ uit te nodigen:

Als je de gast uitnodigt nadat je de uitnodiging naar alle andere deelnemers hebt gezonden en een update verzendt met de optie ‘alleen verzenden naar toegevoegde personen’, zien de andere deelnemers dit niet.
Let er dan wel op dat je later niet een update aan allen doet 😉

12. Accepteer verzoeken niet automatisch

Door automatisch accepteren uit te schakelen, vermijd je problemen met de Workflow van gemachtigden. Want als je automatisch accepteert hebben je gemachtigden er geen grip meer op.
P.S.: resources (ruimtes) accepteren wel automatisch laten doen (of weigeren indien bezet).

13. De lijst met genodigden printen.

Maak meteen een presentielijst van de genodigden voor je vergadering: via het tabblad ‘bijhouden’ kun je de status weergeven van de antwoorden maar kun je deze ook naar het klembord kopiëren. Vervolgens plak je deze in Excel en heb je een mooie overzicht lijst, inclusief e-mailadres. Omdat deze lijst in Excel staat kun je deze vervolgens makkelijk sorteren bijvoorbeeld op acceptatieniveau.
Je begrijpt nu ook dat het nooit meer nodig is alle acceptaties op papier te gaan bijhouden.

14. Je wilt helemaal geen antwoorden op vergaderverzoeken krijgen

(bij heel grote groepen genodigden)

Dat kan maar dan heb je ook geen overzichtslijst meer.

Klik in de menubalk op ‘Antwoordopties’ >> Antwoorden vragen uitvinken.

Het account van je manager toevoegen bespaart een hoop ellende

In de rol van managementassistente die helemaal in functie staat van de organisatie van de manager verdient het aanbeveling om gewoon het account van de manager toe te voegen aan het profiel van de secretaresse. Let daarbij op dat Outlook je dan ook ziet als de manager. Dat betekent dat verzonden items vanuit de manager gaan, er geen “namens …” wordt toegevoegd en het later ook niet terug te vinden is wie er een mail heeft verzonden.

Het is dan ook verstandig (en duidelijk voor de ontvanger) dat de handtekening van de secretaresse wordt toegevoegd aan het account van de manager zodat het duidelijk is wie er verzend.

Als deze strategie niet akkoord is conform het beleid of indien dit voor beveiliginsissues zorgt dan is de keuze voor ‘full acces’ (technische term in exchange) ook een prima keuze. Zoals de term al aangeeft krijg je als gedelegeerde dan ook meer dan genoeg rechten

15. Schakelen tussen Outlook desktop, Outlook webmail en Citrix omgevingen.

In alle opgesomde omgevingen kan Outlook werken. Echter hier zijn synchronisatietijden nodig. Als je ze dus door elkaar (misschien wel tegelijkertijd) hebt geopend en bewerkt, dan kunnen er conflicten optreden. Ga daarbij zeker niet als gemachtigd secretaresse een extra citrix sessie openen met het account van je manager. Hetzelfde geldt voor Outlook versies: ik heb problemen gezien waarbij de ene helft van de organisatie in een andere Outlook-versie werkte dan de ander. Met e-mail ging er niets fout, met vergaderingen wel.

16. Hoeveel gemachtigden beheren de agenda?

Indien er meerdere secretaresses vergaderverzoeken beheren is dat erg onhandig. Technisch kan het want als de ene even checkt of de vergadering is geaccepteerd (kijk in de agenda van de gemachtigde) dan kan zij haar vergaderverzoek vrijblijvend verwijderen (niet klikken op weigeren!). Echter, de controle is nodig.

17. Vergaderverzoeken accepteren op mobiel

Je kunt dit doen. Echter, als je een gemachtigde hebt die dit voor je beheert is dat niet verstandig. De gemachtigde verliest dan de controle. Maak als manager een keuze: of je wil geen enkel vergaderverzoek meer krijgen, of je wilt dit wel maar neemt dit voor kennis aan en verwijdert deze (als het eerste bolletje is aangevinkt, zie hoger).

Het probleem van de IOS

We hebben grote problemen gezien bij gebruik van Iphone en Ipad. Vergaderingen verdwenen. Dit heeft te maken met de synchronisatie van deze devices. Het probleem is bekend maar de oplossing is vaag. We hebben goede resultaten met het uitzetten van de puch-meldingen en deze te schakelen naar Fetch (ophalen) of handmatig. Dat betekent dat er niet meteen mail, afspraken en herinneringen binnen komen maar pas wanneer de mailapp of agenda-app wordt geopend.