Kanalen in Microsoft Teams

In gesprekken over Microsoft Teams is één van de kernvragen: “Wanneer maak ik een kanaal en hoeveel mag ik er maken?”. Kanalen is een heel onduidelijke functionaliteit blijkbaar en ik hoor er ook tegenstrijdige meningen over. Hierbij graag mijn mening die is gevormd vanuit heel veel ervaring bij meerdere organisaties.

Het kanaal ‘Algemeen’ (1)

Van zodra je een Teams maakt krijg je er het standaardkanaal ‘Algemeen’ bij. Je kunt deze kanaalnaam niet wijzigen. Alle teamleden en gasten hebben altijd toegang tot dit kanaal. Het bevat een chatroom en een map ‘General’ waarin de bestanden van het team kunnen worden geplaatst. Veel teams hebben aan dit ene kanaal genoeg en slaan er alle bestanden in op, netjes gestructureerd in submappen van de hoofdmap ‘General’. So far so good.

Teamsbestanden staan op SharePoint

Ik hoor vaak de vraag: “Staat het in Teams of op Sharepoint?”. Daaruit blijkt dat er een groot misverstand leeft. Teams is namelijk niet een nieuwe locatie. Teams is enkel ‘een schil’ bovenop SharePoint. Teams bestanden staan dus altijd in de gelijknamige SharePointsite die er aan gekoppeld is. Op de gekoppelde SharePointsite zal je altijd de map ‘General’ terugvinden. Daarin staan dezelfde bestanden als in Teams. Zorg er dus voor dat er geen bestanden buiten deze map ‘General’ worden geplaatst op SharePoint want dan vind je ze niet terug in Teams.

Extra kanalen maken (2)

Vanuit bovenstaand gegeven is er dus weinig reden om een extra kanaal toe te voegen. Een reden die wél aanleiding geeft tot een nieuw kanaal is het ontstaan van een subgroep of themagroep binnen een team dat behoefte heeft aan een eigen plekje om te communiceren en te vergaderen. Zorg dat de naam van dit extra kanaal ook meteen duidelijk maakt over welke groep, onderwerp of thema dit gaat. Immers, bij het aanmaken van een standaard kanaal krijgen alle teamleden (ook gastleden) toegang tot dit kanaal. In het voorbeeld is de het kanaal ‘Lounge’ gemaakt waarin liefhebbers hun informele wissewasjes kunnen delen. Er is nu een extra chatroom zodat de gesprekken van deze groep niet verstrooid raken in de chat van het algemeen kanaal. Teamleden die geen behoefte hebben aan het volgen van dit kanaal kunnen het verbergen en/of de meldingen van chats uitzetten. Dat doe je via de drie puntjes naast het kanaal. Zo help je elkaar om focus te houden en geen informatie te krijgen over zaken die niet bij je workload horen. Er wordt ook een gelijknamige map gemaakt in de SharePointsite. Naam van kanaal en naam van map is altijd gelijk. Wijzig je de ene naam van de map dan wijzigt ook de naam van het kanaal en omgekeerd.

Een bijkomend voordeel van een kanaal op onderwerp toont zich op het moment er iemand nieuw aansluit bij het team. Deze persoon kan zich meteen inlezen via de chatgeschiedenis. Dat is niet mogelijk als de communicatie via e-mail gaat.

Het privé kanaal (3)

Bij het aanmaken van een kanaal kun je kiezen voor een privé kanaal. De maker is dan meteen eigenaar van dit kanaal en kan leden uitnodigen. Deze leden dienen uit de bestaande ledengroep te komen. Het kanaal krijgt ‘een slotje’ naast de naam ter herkenning. Wie niet wordt uitgenodigd ziet het kanaal niet en heeft dus geen toegang. De bestanden zijn enkel zichtbaar voor de leden in dit kanaal. Deze bestanden zijn op geen enkele manier terug te vinden in de SharePointsite van het team. Dat komt omdat een privé kanaal een subsite genereert. Vanaf dan heeft je team dus twee Sharepointsites!

Een situatie waarin de team- of projectleider met de ondersteuner communiceert en bestanden deelt die niet voor het team zichtbaar mogen zijn is perfect voor het maken van een privé kanaal. De reden om in deze situatie beter niet voor een 1op1 chat of delen via eigen OneDrive te kiezen is omdat de informatie team gerelateerd is. Als de teamleider of ondersteuner wijzigt van persoon is alles in dit privé kanaal meteen zichtbaar voor de nieuwe persoon. Dat zou niet het geval zijn in een 1op1 communicatie en gedeelde OneDrive bestanden.

Een andere situatie is wanneer een team vooral met externe leden samenwerkt. In dat geval zijn de externen lid van het hele team en kan er een privé kanaal worden gemaakt waarin enkel de interne leden van het team lid zijn. Zo kan louter interne informatie binnen de organisatie worden gehouden.

Het gedeeld kanaal (4)

Sinds midden 2022 is er een hele mooie toevoeging op het privé kanaal: het gedeeld kanaal. Als je hiervoor kiest bij het aanmaken van een nieuw kanaal dan wordt het kanaal geschikt gemaakt om nu of later te delen met eender wie binnen (A) en buiten(B) je organisatie (externen is afhankelijk van het IT-beleid). Een gedeeld kanaal krijgt een specifiek icoontje naast de naam. Net zoals een privé kanaal creëert een gedeeld kanaal ook een aparte SharePointsite. Als je bij het aanmaken kiest om niet je hele team lid te maken start je per definitie met een privé kanaal. Het verschil is dat je nu ook mensen van buiten het team kunt uitnodigen.

In de praktijk wordt er in alle soorten organisaties steeds meer team-overstijgend gewerkt. Het is dan ook niet verkeerd om veel gedeelde kanalen te maken als je al vermoed dat er in de toekomst structureel met mensen buiten het team zal samengewerkt worden. In dit verband kun je jezelf afvragen wat een privé kanaal dan nog toevoegt. De enige argumentatie die ik kan bedenken is dat je met een privé kanaal duidelijk aan iedereen laat zien dat er zeker geen niet-teamleden aanwezig zijn. Voor teams als een HR, OR, Financiën en P&O kan ik mij voorstellen dat dit een veilig gevoel geeft.

Vergaderen in een kanaal

Als het samenwerken in Teams lukt, doe dan ‘the next step in collaboration’: vergaderen in Teamskanalen. Het idee is eenvoudig, het gevolg is fantastisch (mijn ervaring 😉). Je nodigt teamleden nog steeds uit voor de teamoverleggen via een vergaderverzoek maar je stopt met het toevoegen van een Teamslink. In het vergaderverzoek zet je “We vergaderen in het Teamskanaal” en je geeft aan in welk.

De eerste die op het moment van vergaderen naar de chatroom van het kanaal gaat en rechtsboven op de knop ‘vergaderen’ klikt (A) start de vergadering. Dat is meteen te zien aan een blauwe banner in de chatroom en een camera-logo naast de kanaalnaam. De andere leden klikken op de knop ‘deelnemen’ in de blauwe balk en komen in de Online meeting. Dit is een gewone Teamsmeeting. Echter, de chats verschijnen in het kanaal en kunnen dus later altijd in datzelfde kanaal worden teruggevonden. In het voorbeeld zie je wat er in de kanaalchat blijft staan: een lijstje met personen die aanwezig waren (handig om te weten voor wie er niet bij was), drie chats die je kunt uitklappen en de tijd die de vergadering geduurd heeft.  Een eventuele opname wordt ook in deze chat geplaatst en de opname zelf staat in de map ‘opnamen’ van dit team. Super, want in een standaard Teamsmeeting is de persoon die op de opname-knop klikt de eigenaar. Dat probleem heb je niet als je in een kanaal vergadert en opneemt.

Als je het vergaderverzoek maakt vanuit je agenda in de Teamsapp, dan kun je bij het opstellen ook al het kanaal meenemen (B). Nadeel aan deze werkwijze is dat de vergadering reeds in de chat wordt gepost en dus weggedrukt wordt door de chats die daarna volgen. Op het moment dat de vergadering begint is deze verdwenen in de chatgeschiedenis bovenin. Bedenk ook dat álle teamleden worden uitgenodigd en dat deze vergadering ook bij alle teamleden in de agenda komt te staan. Dat is meteen de reden waarom ik deze route nooit gebruik.

‘Kanaalvergaderen’ maakt het ook mogelijk om ‘asynchroon te vergaderen’. Het kanaal is je continu communicatiekanaal en het gesprek dat in de vergadering plaats vond kan daarna gewoon doorlopen in hetzelfde kanaal. Meningen, ideeën en opmerkingen hoeven niet te wachten tot de volgende vergadering. Alles komt bij elkaar in hetzelfde kanaal. Iedereen is altijd up to date. Doorlopende chat en vergaderingen lopen in elkaar over. E-mail tussen teamleden is niet meer nodig.

Wel één dingetje: het duurt even vooraleer een team deze werkwijze adopteert.