Krachtige functies in een mailbericht

Reageer snel met een emoticon

Gewoon even laten weten dat je het bericht hebt gelezen, of dat je akkoord bent, of wat je gevoel is bij het bericht?

Dat kan zonder veel woorden via het reageren met een emoticon.

Door op een emoticon te klikken wordt er meteen een reactie gestuurd. Dat is te zien aan het symbooltje, rechtsboven je mailbericht. Je kunt daarna de e-mail archiveren/verwijderen.
De ontvanger krijgt een melding van de emoticon-reactie

Sneller vinden van een collega

Je hoeft het hele adresboek niet uit te pluizen als je snel een naam wilt vinden:

IN het veld ‘AAN’ typ je een deel van de naam (stukje uit voornaam of achternaam)
Maak de toestcombinatie CTRL+K
Een lijst met mogelijke namen verschijnt

Interactieve elementen met LOOP

Via ‘Invoegen / Loop-onderdelen’ voeg je tabellen en lijsten in die door de ontvangers kunnen worden ingevuld/aangepast. Deze zijn interactief, wat betekent dat de updates door iedereen vervolgens zichtbaar worden in de app ‘Loop’. Deze app staat in de app-lijst, linksboven in de hoek van de M365-omgeving.

Hiermee kun je dus voorwerk laten doen wat je vervolgens later weer, ge-updated, kunt oppakken.

Externen: een externe ontvanger kan deze pas openen als hij eerst als ‘gastgebruiker’ is aangemaakt (of misschien reeds gastgebruiker is als hij/zij reeds is uitgenodigd in een Teams of een gedeeld document)

Neem een videoboodschap op in plaats van tekst typen

Dit werkt enkel in de New Outlook en Outlook Online

Open een nieuw bericht
Klik op de kno ‘Opnemen’ in het Lint
Sta toe dat camera en microfoon worden geactiveerd
Zet aan wat je nodig hebt (camera, microfoon, schermopname,….)
1. Indien je kiest voor schermopname dan krijg je ook nog de keuze welk scherm.
2. Indien je kiest voor schermopname én camera dan komt het camerabeeld in een hoek te staan
De video wordt letterlijk IN je bericht gezet (niet als bijlage)
1. Hij kan geopend worden IN het bericht zelf
2. Hij kan geopend worden in een browser
3. Hij kan geopend worden in ClipChamp
  Ga naar je eigen Clipchamp dashboard (via 9 puntjes links bovenin ) om je opname later terug te vinden.

Maak een poll van je e-mail bericht

Wil je iets uitvragen of inventariseren? Veroorzaak dan geen mail-diarree door mensen te laten reageren op je mailvraag.

Iedereen kent wel de mogelijkheid van Forms. Maar voor een eenvoudige vraag of enquête met 1 vraag is een rechtstreekse poll in het bericht dé uitkomst:

Open een nieuw bericht
Open het tabblad ‘Invoegen’
Kies voor Poll
Maak een keuze
1. een meerkeuzevraag
2. een quiz
3. een woordwolk
4. een beoordeling
5. een classificatie

Dit werkt ook als je naar externen mailt.

De resultaten worden later opgeslagen in het overzicht met al je Forms.

Postvak in met prioriteit: aan of uit?

Standaard prioriteert Outlook je binnenkomende berichten op basis van je voorgaande activiteiten of op basis van bepaalde afzenders. Berichten kunnen op deze wijze in de kolom ‘Overige’ staan. Dat algoritme is vaak niet aangepast aan jouw wensen en behoeften. En je hebt de kans dat je belangrijke e-mail uit het ook verliest.

Je kunt deze functie uitschakelen:

Open in Outlook het tabblad ‘beeld’
Klik op de knop ‘Postvak IN met prioriteit weergeven’. Daarmee schakel je de knop uit. De kolommen ‘prioriteit’ en ‘Overige verdwijnen en alle berichten staan nu in je postvak IN.

Er is méér mogelijk dan gewoon een antwoord

Als reactie op een mailbericht zijn er meteen 9 mogelijkheden:

Beantwoorden: je reageert enkel naar de afzender. Een eventuele bijlage wordt niet meegestuurd in het antwoord.
Allen beantwoorden: je reageert naar iedereen die in AAN en CC staan
Doorsturen: het complete bericht (mét bijlage) wordt doorgestuurd naar het adres (adressen) dat je opgeeft.
Let op: mocht je een link naar een gedeeld document doorsturen dan werkt deze niet (tenzij die persoon ook al toegang heeft)
Doorsturen naar Teams: je kunt het volledige bericht (mét bijlage) naar een teams-chat of Teams kanaal sturen.
Een vergadering plannen: geen idee wat deze functie doet
Vergadering: er wordt meteen een Outlook-vergadering gemaakt waarin de personen in ‘AAN’ worden toegevoegd als ‘vereiste genodigden’ en de personen in ‘CC’ als ‘optionele genodigden’. Het mailbericht wordt als notitie in het vergaderverzoek geplaatst.
Op deze wijze heb je weinig werk aan de uitnodiging en zijn alle betrokkenen meteen op de hoogte van de reden van de vergadering.
Doorsturen als bijlage: hiermee maak je een nieuw bericht en wordt de ontvangen mail als bijlage toegevoegd. Handig als bewijs of om de communicatiestroom te doorbreken.
Bellen: je ziet een uitklapmenu waarin een lijst met alle personen in het bericht en losse telefoonnummers die in het bericht te vinden zijn. Met 1 klik bel je deze in via Teams. Er is ook een keuze om in één keer een groepscall aan te maken.
Bericht vertalen: het bericht wordt meteen vertaald naar je voorkeurstaal (met Microsoft Translate). Indien je meerdere voorkeuren hebt ingesteld in Windows, dan krijg je de keuze.

Deze reactie-mogelijkheden staan ook als knop in het Lint.

En vergeet ‘de Planningspeiling’ niet.
Met deze knop worden meteen de agenda`s van alle betrokkenen in het mailbericht gecheckt en kun je eem bericht opstellen met een datumprikker. Het scheelt jou zoekwerk en maakt het de ontvangers makkelijk.
Meer info in de specifieke instructie over Planningspeiling