Online documenten openen in je desktop-programma

Als je in Onedrive, SharePoint of Teams een Office-document aanklikt, dan opent deze standaard in de Online weergave. Deze bevat alle functionaliteiten om snel basisbewerkingen uit te voeren. Het is ook de snelste methode om opmerkingen te plaatsen of het document te reviewen. Echter, een beetje gevorderd Office-gebruiker is al snel klaar met de beperkte functionaliteit in deze weergave. Een ander probleem is dat er een aantal lay-out kenmerken niet te zien zijn. Je mist al meteen kop-en voetteksten waardoor menigeen denkt dat er wat verdwenen is uit het document. Open je het document met je desktop-programma dan zie je ineens dat de lay-out wél dezelfde is gebleven en dat je ook alle bekende functies kunt gebruiken.

Microsoft zal nooit alle functionaliteit in de Online weergave stoppen. Dat kan technisch niet en het is ook onderdeel van de licentiestructuur. Office 365 mét desktop-applicaties kost fors meer dan zonder.

In dit artikel leer je de mogelijkheden om snel (of altijd) over te schakelen op de desktopweegave van de documenten.

Mocht er na het lezen nog steeds lay-out verschillen optreden in je document dan kan dat te maken hebben met:

• Verkeerd gebruik van de Office-functionaliteiten (met name Word wordt zelden gebruikt volgens de regels van tekstverwerking)
• Documenten die zijn gemaakt met sjablonen uit eerdere Office-versies
• Documenten die macro`s of formuliervelden bevatten

Werken in de desktop-weergave kan vanuit de volgende situaties:

1. Een document openen in Onedrive of een SharePointbibliotheek

Als je op een bestandsnaam klikt in de lijst met documenten dan opent deze standaard in de Online versie. Wil je deze meteen in de desktop openen, open dan eerst de drie puntjes (of rechtermuis op de bestandsnaam) en kies voor ‘Openen met’ en vervolgens ‘Openen in App’

2. Je hebt een document al Online geopend

Heb je een document al open in de Online weergave en wil je deze alsnog in de desktop weergave? Open dan in de menubalk de knop ‘Bewerken’ en kies voor ‘Openen in desktop-app’.

Later zal je merken dat, als je het document sluit, de Online weergave op de achtergrond nog steeds open staat in een tabblad van je browser. Je krijgt een vraag of je Online wilt verder werken of dat je ook deze weergave wilt sluiten. Deze tussenstap is wat verwarrend en is onnodig. Dit is echter niet uit te schakelen.

3. Een hyperink naar een Online document standaard openen in de desktop

Iedere keer als je in de mail een koppeling krijgt naar een Online document, opent het document in je browser. Wil je dat deze altijd in je desktop opent dan kun je dat zelf instellen:

Open een willekeurig Office desktopprogramma (bijvoorbeeld Word)

• Open ‘Bestand’ en vervolgens ‘Opties’
• Kies ‘Geavanceerd’
• Vink aan ‘ Ondersteunende hyperlinks naar Office-bestanden openen in Office desktop-apps

Op deze wijze openen álle Office-bestanden meteen in de desktopweergave.

4. Je wilt alle Office documenten vanuit een SharePointsite standaard openen in de desktop

Als eigenaar van een SharePointsite kun je instellen dat documenten uit een bepaalde bibliotheek voor iedereen meteen in de desktopweergave worden geopend.

• Vanuit de SharePointbibliotheek klik je op het instellingenwieltje ,rechts bovenin
• Kies ‘Bibliotheekinstellingen’
• Kies ‘Geavanceerde instellingen’
• Vink aan ‘Openen in de Clienttoepassing’

Let op, dit moet je voor iedere SharePoint bibliotheek apart instellen. 

5. Je wilt een document in Teams openen in de desktop

Werk je in de Microsoft Teams-app dan is het fijn te weten dat je ook van daaruit standaard Office-documenten in de desktop-app kunt openen.

• Klik op de drie puntjes naast je profielnaam in Teams
• Kies ‘Instellingen’
• Klik op ‘Bestanden’
• Kies ‘Bureaublad-app’

6. Microsoft is vaak verwarrend in naamgeving

Je moet er als gebruiker maar uit zien te komen: desktop-app = desktopapplicatie = bureaublad-app = clienttoepassing = het Office-programma dat lokaal op je apparaat is geïnstalleerd.

Maar de Online-versie van een Office-programma noemt ook ‘app’.

Ik hoop dat je het nog begrijpt….