Beschikbaarheid aangeven in Microsoft Teams

Afwezigheidsmeldingen in Outlook zijn al jaren ingeburgerd. Van zodra Microsoft Teams ook gaat meespelen in de communicatie dient zich een nieuw platform aan dat we moeten managen. En dan wordt er ineens ook veel meer mogelijk dan enkel een afwezigheidsmelding.

Ik wil hier ook meteen de verwarring uit de wereld helpen over het verschil tussen ‘een statusbericht’ en ‘een afwezigheidsmelding (out-of-office). Beiden lijken verdacht veel op elkaar maar zijn het niet!

A.  De beschikbaarheidstatus

Symbolen geven je beschikbaarheid weer

Voor een e-mail maakt het niet uit of iemand op dat moment beschikbaar is of niet. Voor de snelle communicatie zoals chatten en (video-)bellen wél. Skype for business had het ook al: een continu monitoring van je beschikbaarheid op basis van je agenda en de activiteit van je pc. Als iemand je wil chatten of bellen, dan geeft een kleurcodering en symbool weer wat jouw status is.

Ik ben er voor jou

• Beschikbaar.
  Je bent ingelogd in Teams én hebt niets in je agenda staan. In de Teams-app op je mobiel gebeurt dit wanneer de app Teams op de achtergrond actief is en je telefoon unlocked.

Laat me met rust a.u.b.

• Bezet.
  Als er een afspraak in je agenda staat, of als je in een vergadering of een Teamsgesprek zit, wijzigt Teams de status automatisch in ‘Bezet’, ‘In een vergadering’ of ‘In gesprek’. Dat gebeurt niet als je de status handmatig op ‘Niet storen’ had gezet.
  Let op: Houd hier rekening meer als je de gewoonte hebt om je taken in je agenda te zetten en daarmee tijdblokken in beslag neemt.
• Niet storen.
  Dit is een handmatige actie. Doe dit als je je wilt concentreren en geen meldingen wilt ontvangen. De status wijzigt in dit geval niet automatisch.
  Zie ook ‘Focustijd’
• Deze status wordt automatisch actief als je je scherm deelt tijdens een Teamsmeeting. Het symbool is hetzelfde als ‘Niet storen’. Het voordeel is dat je geen hinderlijke pop-ups krijgt als je presenteert.

Tijdelijk niet beschikbaar

• Ben zo terug.
  Handmatige actie als je eventjes weg bent.
• Afwezig

Dit is hetzelfde symbool. Van zodra je laptop in stand-by gaat ben je nog wel Online maar niet bereikbaar. Dat geeft de status ‘afwezig’ aan. Je zal merken dat er collega`s zijn die deze status hebben, ook al weet je zeker dat zij thuis zijn en niet werken. Dat komt omdat in dat geval OF de laptop thuis in stand-by staat (niet uitgeschakeld) OF de Teams-app op de telefoon op de achtergrond nog aanstaat maar de telefoon in stand-by staat. En dat laatste is bij velen het geval.

Niet bereikbaar

• Offline.
  Je bent uitgelogd. Eventuele meldingen worden wél opgepikt door Teams en je ziet ze als je opnieuw inlogt.
• Niet aanwezig.
  Dat is de afwezigheid assistent. Daarover meer verderop.

Overal is je status te zien

De status wordt overal getoond waar je profielfoto of -naam zichtbaar is. Dat gebeurt automatisch, zowel in Teams als je iemand zoekt (1), als je chat of in je chatgeschiedenis kijkt (2), in je Outlook-mail (3) en afspraken (4)

Automatische status of handmatig wijzigen

De status past zich aan volgens, in overeenstemming met je Outlook-agenda. Dat gebeurt enkel als de e-mail van je organisatie ook in de Microsoft365 cloud zit. Dat is bijvoorbeeld niet het geval bij Rijksoverheden. Die mail loopt via de Haagse Ring. Voor die organisaties reageren de status pictogrammen enkel op de Teams-app.

Daarnaast volgt de status ook de activiteit op je pc. Een scherm dat je deelt brengt de status op ‘Presenteren’ en de slaapstand activeert ‘afwezig’. Als je uitlogt wordt de status ‘niet aanwezig

Je kunt de status handmatig wijzigen. Daarbij kun je aangeven wanneer de status weer automatisch mag zijn. Dat laatste kun je vooraf regelen door een tijdpad in te stellen of ad-hoc via de knop ‘status opnieuw instellen’.

B. Een Statusbericht

We kennen het ook bij messengers (Facebook, Whatsapp, Telegram, Signal,): een korte beschrijving waar je bent, wat je doet, hoe je je voelt of gewoon een leuke oneliner.

Instellen van het statusbericht

Start via je profielknop, rechtsboven in de Teams-app.

1. Vul het bericht in. Je kunt ook iemand ‘meenemen’ via het mention-teken (@)
2. Geef aan of iedereen het statusbericht meteen moet zien van zodra ze jou opzoeken of beginnen met een chat. In een teams-kanaal zal je status continu verschijnen in de chat.
   voorbeeld:
3. Stel in wanneer dit statusbericht afloopt.

C. Focustijd

Info-video van Microsoft.

Als MyAnalytics is geactiveerd in je organisatie dan kun je de Outlook-invoegtoepassing MyAnalytics vragen om focustijd in je agenda te reserveren. Wanneer je in deze focustijd zit, verandert de Teams-status naar ‘Niet storen’ en worden alle meldingen gedempt totdat de focustijd voorbij is. Respecteren je collega’s deze status niet, dan krijg je in ieder geval geen melding van inkomende berichten; deze worden namelijk automatisch gemute.

In het voorbeeld heb ik in Outlook via de knop ‘Insights’ focustijd gereserveerd.

Vervolgens is er op basis van mijn (drukke) agenda een moment gevonden op vrijdagochtend 😉

D. De afwezigheidsmelding

Deze wordt vaak verward met het statusbericht (hierboven besproken). Het klopt wel dat je dit als afwezigheidsmelder kunt instellen maar hoe zit het dan met de afwezigheidsmelding in Outlook? Klopt, die doet niet mee met het bovenstaand statusbericht. Dat moet dus anders!

Van de tweede persoon op de afbeelding weet je dat deze een afwezigheidsbericht heeft ingesteld. Klik op de profielfoto en je kunt dit bericht lezen.

Instellen van de afwezigheid assistent

• Klik op je profiel, bovenin rechts in de Teams-app.
• Klik vervolgens op ‘Statusbericht instellen’
• Klik vervolgens op ‘Planning niet aanwezig’

1. Open het schuifje om de afwezigheids assistent te activeren
2. Typ het bericht dan de afzender moet ontvangen. Zowel chats als e-mail worden met dit bericht beantwoord. Dit bericht is voor je interne collega`s.
3. Typ het tweede bericht en bepaal of alleen de personen in je contactenlijst een bericht moeten ontvangen of alle externen. Vaak is dit bericht ook anders dan het interne bericht.
4. Bepaal het tijdframe waarin het bericht actief moet blijven.
   Tip: zet het een dag langer dan je werkelijke vakantie. Dan heb je een dag om je berichten bij te werken.

De relatie tussen Outlook en Teams

Je kunt de afwezigheid assistent zowel in teams als in Outlook maken. In principe worden beide gesynchroniseerd. Tijdens mijn testen bleek er nogal wat vertraging in die synchronisatie te zitten waardoor ik het vooralsnog niet vertrouw (juli 2021).

Alternatieve weg om je afwezigheidsmeldingen in Teams aan te zetten.

E. Voicemail instellen

Als iemand je inbelt via Teams en je neemt niet op dan komt hij/zij op een voicemail terecht. Ook als je organisatie niet is aangesloten op een Teams telefooncentrale. En dit staat ook los van de voicemail op je telefoon. Neem even de tijd om ook hier een passend bericht in te spreken.