Is je organisatie over op Microsoft 365. Lees dan verder.
Wil je niet alleen Online vergaderen in Microsoft Teams maar ook samenwerken? Stap dan helemaal over op chatten in plaats van mailen met je teamleden.

Het einde van e-mail?

Nee hoor. En ik zie ook geen aanleiding of ontwikkelingen om e-mail in de ban te doen. Behalve dan als het gaat om communicatie tussen teamleden. Wie samenwerkt op een afdeling of in een project kan véél effectiever samenwerken zonder e-mail communicatie. Communicatie met de buitenwereld blijft gewoon via e-mail lopen. En trouwens, Microsoft zelf blijft ook nog heel veel mail-notificaties sturen vanuit de Microsoft 365 omgeving.  

1-op-1 chat

Wil je een collega spreken, bellen of online ontmoeten? Doe dat dan via de chat. Kik in de navigatiebalk van Teams op de chat-knop en vervolgens op het kleine icoontje bovenin (1). Typ een deel van de naam in en de persoon wordt automatisch gevonden in het algemeen adresboek. Je ziet meteen de beschikbaarheid én de chathistorie. Dat laatste is een pré ten opzichte van mail. Je leest meteen weer wat je vorige keer had besproken/afgesproken. En een heen en weer communicatie gaat een stuk sneller en voelt meer ‘live’. Kom je er via de chat niet uit dan kun je snel doorschakelen naar bellen of video-bellen (5). Handig om snel iets te laten zien via scherm delen.

In plaats van een Whatsapp-groep

Heb je behoefte een aan overleg-groep maar is een teamsite net wat over-the-top? Maak dan ad-hoc een groepsgesprek aan. Begin met 1 persoon (zoals bovenstaand beschreven) en voeg meteen ook de anderen toe. Post je eerste bericht. Iedereen krijgt vervolgens je bericht en wordt deel van het groepsgesprek. Om de zichtbaarheid in de chatgeschiedenis te bevorderen kun je deze groep ook een naam geven (2). Rechts bovenin staat het aantal ‘leden’ van deze gespreksgroep. Deze lijst kun je uitvouwen (4). Op deze plek kun je leden toevoegen of de groep verlaten. Je kunt de functionaliteit en de activiteiten in deze groep opvoeren door tabbladen toe te voegen (3) In het voorbeeld is een webapplicatie, een website en een document toegevoegd. Voor je het weet is deze groep toch nog een Teamsite waardig 😉

Chat heeft veel functionaliteiten

Als je een koppeling naar een webadres invoegt maakt teams er automatisch een uitgebreide link van met relevante informatie (6). Reageren kun je snel met emoticons (8). Dat is soms sneller en overzichtelijker dan een antwoord formuleren. Je kunt met een klik op dit emoticon terug zien wie het heeft gepost. Het voelt fijn als collega`s op deze wijze laten weten dat ze het hebben gelezen en wat zij er van vinden. Al je de aandacht van specifieke personen wil vragen plaats je in de tekst ‘@naam’. Er wordt vervolgens een link gemaakt naar de profielinformatie van deze persoon (7). Hij/zij krijgt de rode melding ‘@’ op de chatknop van Teams.

Chatten in een Teams-kanaal

Een professionelere en duurzamere groeps-chat voer je in een Teams-kanaal. Als je een Teams hebt aangemaakt wordt er op de achtergrond een SharePointsite gemaakt, inclusief het kanaal ‘Algemeen’. In dit kanaal staat standaard een groeps-chat klaar en een tab ‘bestanden’. Ieder lid van het Team heeft standaard toegang tot de chat. Ook eventuele externen die als lid worden toegevoegd. Zij hebben dezelfde interface en functionaliteiten. Je kunt dergelijke teams-chat vergelijken met de CC-mail. Afstemming is echter veel sneller en het overzicht is duidelijker. Om dat laatste te bereiken moet iedereen wél de attitude hebben om op een gesprek te reageren via de knop ‘beantwoorden’. Op die manier blijft het gesprek bij elkaar en komt het iedere keer onderin. Gesprekken die onderin staan zijn daadwerkelijk de laatst gevoerde gesprekken.

Chat heeft een heuse tekst-editor

Er zijn erg veel lay-out mogelijkheden voor je chat-post. Niet dat je in chat deze functies vaak gebruikt maar om aandacht te trekken kan het handig zijn (9). De mogelijkheden in een Teamskanaal zijn iets uitgebreider dan in een 1-op-1 of een groeps-chat. Als je kiest voor ‘Aankondiging’ hoef je niet eens veel op te maken. Je krijgt vanzelf aandacht. Merk ook op dat in dit venster de mogelijkheid staat om in meerdere kanalen tegelijk te posten.

“Mail maar naar de chat”

Hoezo???

Het is inderdaad mogelijk om een e-mail door te sturen naar een chat-kanaal. In Outlook staat een knop ‘Delen in teams’. Via deze knop kies je naar welke persoon of Teamskanaal dit bericht mag gestuurd worden. Kies daarbij of het mét of zonder de bijlagen moet. Heb je deze knop (nog) niet in Outlook zoek dan het e-mailadres op van het betreffende kanaal. Klik daarvoor met rechtermuis op de kanaalnaam en kies ‘e-mailadressen ophalen’. Dat (ingewikkelde) adres plak je in het vak ‘Aan’ van je emailbericht. Later kun je deze snel terugvinden door louter de naam van het kanaal in te typen in het van ‘Aan’.

“Stuur de chat maar door via de mail”

Ook dat kan. Klik rechts bovenin de betreffende chat op de drie puntjes (A), kies ‘Delen in Outlook’ (B) voeg de ontvangers toe en eventueel extra info en verzend de mail (C). Let op, eventuele bijlages of koppelingen die in de chat staan worden niet meegestuurd. Het gaat enkel om een printscreen van de chat.

Informatiemanagement

Chat kan niet in zijn geheel worden verwijderd; iedereen kan wel de eigen chat bewerken of verwijderen. Chat kan ook niet worden opgeslagen of geëxporteerd naar een bestand.