Meerdere methoden om een Teams meeting in te plannen

Er zijn heel veel methoden. En allemaal hebben ze hun eigen voor- en nadelen. Kijk zelf in welke situatie welke methode de beste is.

Kies een methode

Methode 1: via Outlook desktop

Hierbij stel je de vergadering op vanuit de agenda in de Outlook desktop.

1. Stel een Outlook vergaderverzoek op zoals je altijd al gewend bent. Nodig dus ook externen uit indien nodig.
2. Klik bovenin het Lint op de knop ‘Teams’.
   Er wordt nu een link geplaatst naar een Online vergadering in TEAMS.
3. Verzend het vergaderverzoek.
   Bij acceptatie van het verzoek staat de vergadering in de agenda van de ontvanger mét de link naar de vergadering in TEAMS.
4. Bij aanvang van de vergadering klikt iedere deelnemer vanuit de eigen agenda op de hyperlink en komt iedereen in de vergadering.
   

Methode 2: via de agenda in de TEAMS-app

In de Teams-app staat aan de linkerzijde een knop ‘Agenda’. Dat is dezelfde agenda als in Outlook. Je zou dus kunnen stellen dat je via deze knop óók in Outlook werkt. Dat betekent dat je alle bovenstaande stappen ook in déze agenda kunt uitvoeren.

Als je onderstaand vergaderverzoek vergelijkt met het scherm in  methode 1 (via de Outlook-Agenda), merk je weinig verschil:

Drie kleine verschillen met methode 1:

1. Je hoeft niet op een knop ‘Teams ’ te klikken want het is al een TEAMS-vergadering.
2. De locatie wordt niet ingevuld. Ook al maak je dit verzoek in TEAMS, dat wil niet zeggen dat de vergadering Online is. Vandaar dat je de keuze hebt om hier een fysieke ruimte óf een Online ruimte in te plaatsen. In het kader van hybride werken zal het vaak voorkomen dat de teams-link standaard aanwezig is maar er ook een fysieke ruimte staat bij ‘locatie’.
3. De link naar de TEAMS-vergadering wordt pas gecreëerd als je op ‘verzenden’ klikt.
   

Methode 3: Via Outlook Online

Dit lukt enkel als de Exchange omgeving ook in Microsoft 365 is opgenomen. Rijksoverheden bijvoorbeeld, zijn aangesloten op ‘De Haagse Ring’ en hebben de e-mail NIET in MS365 opgenomen.

Deze methode lijkt erg op methode 2 maar je krijgt een extra keuzeveld of je een Online meeting-link wilt.

Methode 4: kopiëren van een meeting-link in een andere agenda

Het is niet de meest fraaie manier maar het moet wel als de mail niet via Microsoft 365 is geregeld (vb. De Haagse ring) of als de organisator een gemachtigde is:
de afspraak in je eigen agenda maken en de link vervolgens plakken in de agenda van de officiële organisator. 

• Maak vanuit je eigen agenda een nieuwe vergadering aan met een Teams vergader-link en sla deze op zonder mensen uit te nodigen.
• Open de zojuist gecreëerde vergaderingsafspraak en kopieer de link van de Teams-vergadering.
• Open de agenda van de ander en maak een nieuw agenda item aan, plak de link hierin.
• Nodig de juiste mensen uit en sla de afspraak op.

Als de eigenaar van de agenda waarin je de link plakt ook deel gaat nemen, vergeet deze dan niet uit te nodigen. Als je dit niet doet, dan zal deze persoon niet als genodigde worden gezien, omdat de Teams-link vanuit jouw agenda is gemaakt.

Iedereen ontvangt op deze manier de uitnodiging vanuit de juiste agenda. Bedenk wel dat wie de link heeft gemaakt ook de organisator is (en allen hij/zij de vergaderopties en break-outs kan regelen)

Methode 5: de meeting-link sturen vanuit de vergadering zelf

Als je ad-hoc tijdens de meeting iemand wilt aanhaken dan kan dat het snelst vanuit de meeting zelf.

1. Is de genodigde iemand uit de eigen organisatie?
   Dan kun je hem/haar meteen inbellen door de naam in te typen in de lijst met deelnemers.
2. Is de genodigde een externe?
   Dan kan je een vergaderlink ophalen en deze plakken in een mail. Whatsapp, teams-chat of welk communicatiemiddel je ook kiest

Methode 6: vanuit een kanaal in Teams

Werk je samen in Teams en is de meeting bedoelt voor de teamleden? Maak dan de meeting meteen in het juiste kanaal van het team. Kies of je ad-hoc wilt beginnen of dat het een geplande vergadering wordt.

Het grote voordeel hier van is dat alle info die dan in de meeting wordt gecreëerd ook in het teamkanaal zal worden opgeslagen (o.a. chat, koppelingen en opname)

De meeting komt automatisch (!) in de agenda van de teamleden. Zij kunnen ook vanuit het kanaal deelnemen want op het startmoment zal dit in het kanaal zichtbaar zijn.

Geen chat mogelijkheid?
Als iemand die géén lid is van het team wordt uitgenodigd via deze methode, kan hij/zij tijdens de meeting géén gebruik maken van de chat. Dat is eigenlijk logisch want de chat wordt bewaard in het teamkanaal en wie geen lid is mag hier niet in.

Methode 7: vanuit een groepschat

Als je 1op1 chat in Teams kun je deze meteen omzetten naar video-bellen. Je creëert dan een ad-hoc meeting.

Heb je een groter groepje maar is de status niet echt formeel? Dan kun je via de chat meerdere personen toevoegen. Vervolgens geef je de ontstane groeps-chat ook een naam. Omdat je op deze wijze een groepschat hebt gecreëerd kun je dus ook doorschakelen naar een ad-hoc videomeeting.

Zet deze groeps-chat vast in je chatlijst zodat je er snel heen kan.

Extra opties regelen bij de voorbereiding:

Wie is de échte organisator?

De organisator is diegene die de vergaderlink creëert. De organisator heeft meer rechten dan de deelnemers. Hier lopen we tegen een probleem aan:

• Hoe gaat dit met gemachtigden op agenda`s?
• Wat met de secretaresse die werkt vanuit de agenda van de manager?

De organisator houdt de touwtjes in handen

In de link naar de TEAMS-vergadering is een stukje opgenomen ‘Opties voor ’. Enkel de organisator kan deze openen.

Let op: zonder een zakelijke Office 365-licentie kun je sowieso niet aan deze opties:

Open de link als je instellingen wilt aanpassen:

1. De lobby (wachtkamer)

   • Optie ‘Iedereen’ = iedereen mag meteen in de vergadering.
     Security-probleem: een TEAMS-link kan naar iedereen worden doorgestuurd. Iedereen kan dus vrij in de vergadering komen.
   • Optie ‘Personen in mijn organisatie én vertrouwde organisaties’ = zoals bovenstaand + de e-mailadressen van vertrouwde domeinen (die moeten ingesteld worden door ICT)
   • Optie ‘Personen in mijn organisatie’ = eigen medewerkers mogen meteen in de vergadering maar gasten moeten wachten in de lobby.
   • Optie ‘Personen die ik uitnodig’: Je zorgt er op deze manier voor dat vergaderverzoeken niet kunnen doorgestuurd worden. Op deze wijze houd je grip op wie er wel en niet kan/mag komen. Met name voor meetings met gevoelige informatie is dit een interessante optie.
   • Optie ‘Alleen mezelf’ = niemand komt in de meeting tenzij jij ze toevoegt op het moment zelf.

   Let op: een deelnemer kan niet langer dan 15 minuten in de lobby wachten.

2. Het woord ‘presenteren’ slaat op de rol ‘presentator’.
   In een TEAMS-vergadering kunnen deelnemers meer of minder rechten hebben. Met deze optie bepaal je wie presentator mag zijn. De rol ‘presentator’ heeft het maximaal aantal mogelijkheden tot interactie. Concreet betekent deze rol:

   • deelnemers uit de lobby toelaten
   • de microfoon van deelnemers dempen
   • deelnemers verwijderen uit de vergadering
   • het scherm delen (de volledige desktop of een programma of een bestand).

   Stel dat je enkel jezelf als presentator opgeeft, dan kun je alsnog tijdens de meeting meerdere personen als presentator machtigen. Zo hou je alle controle.

   Uit de praktijk: standaard staat aan dat medewerkers van je eigen organisatie presentator zijn. Dat heeft veel voordelen maar het grootste nadeel is dat deelnemers dan bewust of onbewust kunnen ingrijpen in de vergadering.  Advies voor een belangrijke, grote meeting is om enkel jezelf presentator te maken en op het moment zelf de presentatoren aan te stellen. Dat doe je op het moment zelf via de drie puntjes naast de namen in de deelnemerslijst.

3. Als je niet wilt dat deelnemers interacteren via microfoon, dan kun je dit hier regelen. Deelnemers kunnen dan enkel nog via de chat reageren (of virtueel hand opsteken). Het is altijd mogelijk om tijdens de meeting iemand presentator te maken zodat hij/zij alsnog met microfoon aan kan reageren.

4. Als je niet wilt dat deelnemers aan een grote meeting onverwachts de camera aanzetten dan schakel je deze mogelijkheid uit. Het is altijd mogelijk om tijdens de meeting iemand presentator te maken zodat hij/zij alsnog met camera kan reageren.

5. Geen idee waarom je dit zou willen uitschakelen. Echter, de chat sluiten na de vergadering helpt wel om nabranders en uitloop discussies tegen te gaan. Immers, een Teamsmeeting blijft (vooralsnog) altijd open in de chatgeschiedenis.  

6. Als je niet wilt dat deelnemers de reacties (zoals het virtuele handje) kunnen gebruiken, schakel je deze functie uit.

Opties alsnog wijzigen tijdens de meeting

Mochten bepaalde opties tijdens de meeting alsnog anders moeten, dan kan dit via de ‘vergaderopties’ alsnog worden gewijzigd. Sommige opties worden meteen doorgevoerd voor de aanwezigen; andere (bvb. de lobby) gelden voor wie daarna nog aansluit.

De organisator én presentatoren kunnen wachtenden in de lobby toelaten

Indien er personen in de lobby wachten krijgt de organisator én de presentatoren daar een melding van. Via de knop ‘toelaten’ kan hij deze personen toelaten.

Als je niet wilt dat deelnemers deze pop-up ook krijgen, zorg er dan via de vergaderopties voor dat zij ‘genodigden’ zijn.

De organisator heeft 15 minuten tijd om wachtenden uit de lobby te halen.

Wat kan een gast?

Je bent gast als je een externe bent (Je hebt dan geen e-mailaccount van de organiserende partij). Bij het organiseren van de meeting wordt er bepaald of je wél of geen scherm mag delen en presentatorfunctionaliteit krijgt. M.a.w. gasten kunnen wél presentator zijn maar geen organisator.

Wat kan een genodigde?

Je bent genodigde als je door de organisator/presentator genodigde bent gemaakt. Je mogelijkheden worden dan beperkt. In dat geval kun je geen scherm meer delen. Chatten kan nog wel.
Via de drie puntjes naast iemands naam kan een presentator de rol van iedereen adhoc wijzigen.

Iemand adhoc genodigde maken:	Iemand adhoc presentator maken