De kracht van Outlook vlaggetjes

Gebruik je de Outlook vlaggetjes om snel een e-mail onder de aandacht te houden? Dan ben je echt niet de enige. Maar wat als je zo`n twintig ‘gevlagde’ e-mails hebt? Welke heeft dan prioriteit? Je hebt dan een soort e-mail takenlijstje maar er mist nog iets…

Je kunt heel ver gaan en Outlook als een heus taakmanagement systeem inzetten. Toen ik een tiental jaren geleden de boeken van S. Covey las kwam ik op het spoor van David Allen. Toen bracht ik Outlook  helemaal in lijn met zijn methode Getting Things Done (GTD). Maar iIk wil mij hier beperken tot de eerste stap van taakmanagement die makkelijk is en snel te implementeren in je werkproces. Het resultaat hiervan is wél groot: een geprioriteerde e-mailtakenlijst en een lege inbox!

1. Ga meteen aan de slag met onderstaande oefeningen

Oefening 1: klik op het vlaggetje

Je wilt contact opnemen met de afzender van een mail. Nu even niet, dus je klikt op het vlaggetje om deze e-mail te markeren. Op de achtergrond wordt er een taak gemaakt in Outlook. Met een klik op een vlaggetje gaat Outlook er van uit dat je die taak vandaag wilt doen.

Oefening 2: maak de gevlagde e-mails zichtbaar als taak

Naast e-mail en agenda heeft Outlook ook een aparte takenmodule. Die staat in hetzelfde rijtje. Hier is een hele wereld aan functionaliteit te vinden. We gaan in dit artikel niet verder op de takenmodule in. Je gevlagde e-mail is hier wel te vinden maar dit is niet de plek waar je moet zijn in de dagelijkse werkzaamheden en het proces wat ik hier wil bespreken.

Maak je e-mailtaak zichtbaar onder je agenda. Doe dat door in de agendaweergave, in de menubalk, te klikken op ‘Beeld’, vervolgens op ‘Takenlijst Vandaag’ en kies dan ‘Normaal’. Nu heb je een venster onder je agenda geopend dat alle gevlagde e-mails weergeeft. De e-mail uit oef. 1 staat onder vandaag. Je kunt deze openen vanop deze plek.

Een andere efficiënte plek voor dezefde e-mailtaken is naast je inbox. Ook dat moet je eenmalig activeren. Klik met de rechtermuis op de takenmodule. Kies vervolgens ‘Korte weergave dokken’. Rechts zie je alle gevlagde e-mails, onder andere de e-mail uit oefening 1.

Oefening 3: archiveer gevlagde e-mail

Omdat je de e-mail nu als taak op meerdere plekken hebt staan kun je deze uit de inbox halen. Verwijder deze niet maar verplaats de e-mail naar een (archief-)map. Je merkt dat de taak actief blijft. Dit is de eerste stap naar een lege inbox 😉

Oefening 4: bedenk een einddatum voor je mailtaak

Niet alle mails dienen vandaag te worden opgepakt. Klik met je rechtermuis op een e-mail en kies een einddatum voor je taak. Je kunt er ook voor kiezen om de datum te bepalen dat je aan de taak wilt werken. De keuze is aan jou en hangt van je werkproces af. Via de knop ‘Aangepast’ kun je in de agendaview zelf bepalen welke datum je het beste lijkt. Check of je e-mail naast je inbox in het juiste tijdsframe staat en kijk ook even onder je agenda. Ook deze e-mail kan gearchiveerd worden.

Oefening 5: laat Outlook je herinneren aan je taak

Outlook kan je helpen herinneren aan het uitvoeren van een taak. Net zoals je herinnert wordt dat er een afspraak in je agenda spoedig van start gaat. Op het moment dat je de einddatum van het vlaggetje bepaalt kun je er namelijk een herinnering aan hangen. Deze herinneringstijd hoeft niet op dezelfde dag als de einddatum te zijn. Misschien wil je wel een seintje op de dag vóór de einddatum.

Oefening 6: besluiten om de taak uit te stellen

Als je niet aan de mailtaak toekomt op de einddatum kun je via een rechtermuis op het vlaggetje de datum aanpassen. Als je een pop-up krijgt waarbij je herinnert wordt aan een taak dan kun je deze uitstellen, net zoals bij een vergadering. Het uitstellen van de herinnering heeft echter geen gevolg voor de einddatum.

Oefening 7: een e-mail opvolgen

Ik ga niet in op alle trucjes die mensen verzinnen om verstuurde e-mail op te volgen. Ik ben er voor mijzelf achter dat ze allemaal niet efficiënt zijn. De volgende methode is heel effectief, gebruik ik bijna dagelijks maar blijkt vrij onbekend.
Op het moment dat je e-mail helemaal klaar is, net vóór je wilt verzenden, klik je in de menubalk op het vlaggetje (knop ‘Opvolgen’). Je ziet hier precies dezelfde mogelijkheden als de vlaggetjes in je inbox. Wil je bijvoorbeeld voor jezelf op vrijdag een reminder op de vraag die je uitzet in een mail? Kies dan als einddatum ‘deze week’ (dat is altijd vrijdag). Nadat je de e-mail hebt verstuurd komt deze als e-mailtaak op vrijdag boven water. De e-mail zelf staat netjes waar deze hoort te staan: in de map met Verzonden items.

Je merkt bij de keuzes van het vlaggetje dat je ook reminders bij de ontvanger kan regelen. Weet dat dit enkel kan bij ontvangers binnen je organisatie en dat je best daarover afspraken maakt met de ontvanger. Je grijpt namelijk in op zijn/haar werkproces en taakprioritering.

2. Opmerkingen

Wat als je over de einddatum gaat?

Wanneer de einddatum is verlopen blijft de taak staan bij ‘vandaag’ maar wordt deze rood. Dat is voor jou het teken om er spoed achter te zetten of de einddatum te wijzigen. Als je te veel taken ‘in het rood laat komen’ zal je merken dat je steeds minder focus krijgt op dit systeem en langzaam maar zeker stopt met vlaggetjes. Jammer! ☹

Wat als ik de e-mail wil beantwoorden?

Het mooie is dat je taak tegelijkertijd ook de e-mail is. Ook al is deze verplaatst naar een map, het blijft dezelfde e-mail. Het is géén kopie. Je kunt deze dus openen en alles doen wat je met een e-mail kan.

3. En nu?

Zeven oefeningen die redelijk eenvoudig zijn en snel te implementeren. Weet dat dit nog maar de eerste stappen zijn. Je kunt Outlook ook inzetten om volledige grip op e-mail, je complete takenpakket en je agenda te krijgen maar dat is heel andere koek.