Formulieren en enquêtes in Microsoft FORMS

Er zijn tal van programma`s waarmee je een vragenlijstje of enquête kunt maken. SurveyMonkey en Survio.com schieten mij als eerste te binnen. Daarnaast wordt de gratis Google Forms ook vaak gebruikt. Via een privé Microsoft account of een zakelijk Microsoft365-abonnement kun je een formulier maken via de app ‘Forms’ (1) of via OneDrive/nieuw (2).

Privé Microsoft account

Zakelijk Microsoft 365 account

De naam is afgeleid van ‘formulieren’. Je kunt razendsnel zo`n formulier maken, het is heel erg intuïtief, je kunt het naar iedereen verzenden (de ontvanger heeft geen account nodig) en je kunt de resultaten real-time bekijken en exporteren naar Excel. Met een maximum van 5 miljoen antwoorden per formulier kun je hier een stevig onderzoek mee opzetten.

Nederlandstalige instructie vind je ook bij Microsoft.

Wil je weten hoe je met Forms peilingen kunt maken (‘polls’) in een Teams-meeting? Lees dan dit artikel.

Hier een voorbeeld waarin de wens naar een teamuitje en de voorkeur voor een dag wordt geïnventariseerd:

Voorbeeld van een poll voor een teamuitje

De startpagina van Forms

Vanuit het dashboard van Forms kun je

Een vragenlijst starten of een toets/quiz
Je zelf gemaakte formulieren zoeken of de formulieren die gedeeld zijn met jou
Formulieren zoeken die vanuit een groep zijn gemaakt of naar de groep gaan om van daaruit een nieuwe te maken (=aan te raden vanuit contentbeheer en eigenaarschap vanuit teamperspectief)
Een formulier maken vanuit een standaardsjabloon:

Een vragenlijst opstarten

Je kiest of je een formulier of een toets wilt maken

en je kunt meteen van start. Je vult de titel in, wat uitleg over de achtergrond van de vragenlijst en start de eerste vraag. Daarbij moet je aangeven welk soort vraag je wilt maken.

Bij iedere vraag dien je ook aan te geven of deze verplicht te beantwoorden is of niet. Bij een verplichting loopt de vragenlijst niet door als je niet antwoordt.

Moet je beginnen met persoonsgegevens op te vragen?

Vaak is een anonieme vragenlijst handig. Dat is het sowieso want er worden geen e-mailadressen bijgehouden. Geef dat wel aan bij de extra informatie aan het begin.
Als je toch een gepersonaliseerde vragenlijst wilt maken:

Als je bij het publiceren aangeeft dat enkel personen binnen de organisatie de link naar het formulier kunnen openen dan worden de mailadressen op de achtergrond mee gestuurd. Je hoeft dan geen persoonsgegevens op te vragen.
Publiceer je het formulier ook buiten de organisatie dan is het formulier standaard anoniem (immer de link is openbaar). Vraag dan eerst naar de naam (en eventueel andere relevante persoonsgegevens). Dat zijn dan je eerste vragen.

Soorten vragen

Open vragen waarbij je mag aangeven of er lang of kort dient geantwoord te worden. Handig dat er ook wat extra verduidelijking kan genoteerd worden bij de vraag. Als het antwoord een getal moet zijn kun je via ‘beperkingen’ aangeven tussen welke range je dit getal verwacht.
Keuzevragen waarbij je aanvinkt welke het goede antwoord is (of meerdere antwoorden)

Beoordelingsvragen waarbij je met een aantal sterren of een cijfer aangeeft in welke mate je een item beoordeelt.

Een datumvraag waarbij je op een agenda de gevraagde datum moet aanduiden.
Een classificatievraag waarbij je de volgorde mag swipen of verplaatsen met een pijltje.
‘likert-vragen’ waarbij je aangeeft in welke mate iets van toepassing is.

Ratings (‘Net-promotor-score’) waarbij je een kwalificatiescore aangeeft in een reeks.

Verplaatsen, kopiëren en verwijderen van vragen

Klik op een vraag en gebruik de knoppen die vervolgens verschijnen. Verplaatsen doe je in stapjes met de pijtjes in het menu.

‘Vertakkingen’

Deze functie is een professioneel extraatje aan Forms. Als je helemaal klaar bent met je vragenlijst kun je via de drie puntjes bovenin rechts ‘vertakkingen’ activeren. Je ziet dan de hele vragenlijst. Vervolgens bepaal je vanuit welk antwoord er rechtstreeks naar een volgende vraag moet geschakeld worden. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat bij een antwoord ‘ja’ gewoon de volgende vraag verschijnt maar bij een antwoord ‘nee’ meteen naar vraag 5 wordt doorgeschakeld.

Als je deze functie gebruikt, test dan het formulier uitgebreid, want je maakt er snel route-fouten mee.

Afbeelding of video toevoegen

Afbeeldingen en video toevoegen aan een vraag

Het is mogelijk om aan iedere vraag een plaatje of een videofilmpje toe te voegen. Media maakt het invullen van een vragenlijstje meteen een stuk aantrekkelijker of je gebruikt het om context toe te voegen aan de vraag. Vanuit OneDrive kun je de media rechtstreeks invoegen, vanop je lokale schijf kun je het uploaden of je zoekt het binnen dit systeem via de Microsoft zoekmachine Bing. De zoekresultaten worden dan binnen Forms getoond en je kunt kiezen voor rechtenvrij of niet. Op interne formulieren geldt geen auteursrecht, dus in dat geval zijn er geen beperkingen.

Huisstijl

Je kunt kiezen uit een reeks thema’s die vervolgens op de achtergrond staan van de vragenlijst. Er is een mogelijkheid om je thema zelf te uploaden. Dat zou bijvoorbeeld het bedrijfslogo kunnen zijn. Ook de kleur kun je desgewenst aanpassen aan de organisatiekleuren.

Afsluiten en delen

Omdat je Online werkt wordt het formulier continu opgeslagen. Gegevensverlies is hierdoor niet mogelijk. En omdat je graag wilt weten hoe het er voor de ontvanger uit komt te zien is er een knop gemaakt die een voorbeeldweergave toont van je vragenlijst.

Met de knop ‘delen’ maak je een hyperlink naar de enquête (1). Die kun je vervolgens kopiëren, omzetten in een QR-code, embedden op een website of meteen mailen.

Delen binnen je organisatie:
De link kan alleen geopend worden door eigen medewerkers. Voordeel is ook dat hun e-mailadressen automatisch worden opgeslagen. Dat hoef je dus al niet meer te vragen. De medewerker krijgt dit ook keurig te lezen aan het begin van de formulier.
Delen met iedereen:
Je creëert dan een open link die je breed kunt communiceren (o.a. social media). Het is fijn dat de ontvanger dan geen account hoeft te hebben. Zonder inloggen kan iedereen er bij via de hyperlink.
Let op: het kan handig zijn om in dat geval de naam en/of e-mailadres te vragen aan het begin van het formulier. Dat is dan meteen vraag 1 en/of vraag 2.

Ook aan samenwerken is gedacht

Office 365 is een portaal om samen te werken. Mooi dat dit principe ook hierin is meegenomen. Je kunt de vragenlijst namelijk als sjabloon (2) aan een collega geven zodat die een gelijkaardige vragenlijst kan maken. Dat scheelt veel werk. Het sjabloon wordt via de knop ‘delen’ gecreëerd middels een hyperlink. Erg handig vind ik de wijze waarop je collega`s kunt laten meekijken én aanpassingen kunt laten maken aan je vragenlijst, nog voor deze wordt verzonden. Ook dit gebeurt via de knop ‘delen’ middels een speciale koppeling (3).

Invullen van de vragenlijst

Hoe zit het met de persoonsgegevens?

De info is geborgd volgens de veiligheidsinstellingen van de organisatie. Daarnaast is de eigenaar verantwoordelijk voor de bewaartermijn van de gegevens, conform de wet op de persoonsgegevens.

Binnen je organisatie wordt het mailadres van je collega altijd meegenomen in de resultatenlijst. De invuller krijgt hier een duidelijke melding over.

Buiten de organisatie worden persoonsgegevens en mailadressen niet automatisch meegenomen. De koppeling naar het formulier is immers openbaar.
Wil je toch deze gegevens verkrijgen? Vraag deze dan op aan het begin of het einde van de vragenreeks. Als het onderdeel is van de vragenlijst is het voor de invuller ook duidelijk dat deze zichtbaar zijn. Vermeldt er wél bij dat persoonsgegevens niet voor andere doeleinden worden gebruikt (desnoods verwijderd). Deze aantekening kun je toevoegen in het extra info-veld dat bij iedere vraag beschikbaar is.

Ook op mobiel makkelijk in te vullen

Het ziet er allemaal heel professioneel uit en ook op een klein scherm kun je alle velden makkelijk invullen.

Hoe lang duurt het invullen van de vragenlijst?

Mensen haken snel af bij het invullen van (of zelfs beginnen aan) een enquête.

De tip is om deze eerst door enkele collega’s te laten invullen (ter review en feedback) waardoor het systeem meteen bijhoudt hoe lang zij eraan hebben gewerkt en hiervan een gemiddelde tijd weergeeft. Je vindt deze gemiddelde invultijd via het tabblad ‘Antwoorden’. Deze tijd kun je communiceren in de uitnodigingstekst.

Waar wordt het formulier opgeslagen?

Alle formulieren worden opgeslagen in de Microsoft 365-omgeving van de organisatie (of je eigen OneDrive in geval je gebruik maakt van een privé Microsoft account).

Er zijn 3 mogelijkheden:

Kies je voor ‘Formulier’ dan wordt het formulier opgeslagen in je eigen OneDrive. Ook als je de bewerkrechten deelt met een collega en deze collega het formulier in zijn/haar Forms-omgeving ziet, dan nog blijf de maker de eigenaar.
Nadeel: ga je uit dienst dan verdwijnt ook dit formulier
Kies je voor ‘Groepsformulier’ dan mag je kiezen aan welk SharePoint team je dit formulier toevoegt. Je hoort lid te zijn van dat team.
Voordeel: alle teamleden zijn meteen mede-eigenaar van het formulier en zien het formulier automatisch in de eigen Forms-omgeving onder het kopje ‘Groepsformulieren’.
Als je in een Teams meeting een poll hebt gemaakt, dan komt deze ook in de lijst ‘Mijn formulieren’ te staan.

Wil je een formulier verplaatsen?

Werkwijze:
Ga naar de lijst met formulieren en open het formulier niet. Klik op de 3 puntjes in de hoek van de formulier-tegel. Kies daar voor verplaatsen en klik de groep aan waar je het formulier kunt toevoegen.

Business-case:
je hebt een mooi formulier gemaakt in je eigen OneDrive en wilt het veilig stellen in een sharepointgroep. Of je wilt dat alle leden van een team er aan kunnen sleutelen.

Analyse van de uitkomsten

Doorlopend uitkomsten bekijken op 3 plekken

Ga naar het formulier en klik op het tabblad antwoorden

Op dit tabblad kun je de antwoorden meteen zien. Bij keuzevragen zie je grafiekweergaves, bij invulvragen zie je een aantal antwoorden. Wil je meer antwoorden zien dan klik je op ‘meer details’
De resultaten in een lijstje, per respondent, kun je zien via de knop ‘resultaten’.
Wil je een complete export met alle vragen en antwoorden? Download deze dan via de knop ‘Openen in Excel’.
Er wordt automatisch een Excel-Online bestand gemaakt in je OneDrive of de documenten bibliotheek van je Teamsite. Deze blijft de hele tijd gelinkt met het formulier.

Op de hoogte blijven met notificatie-mail

3 methoden:

Via de instellingen van het formulier vragen om voor ieder nieuw antwoord een notificatie te mailen

Als je het formulier verzendt via de functie ‘Personen en groepen uitnodigen’ dan worden er tevens statusrapporten naar de maker verzonden via e-mail. Je krijgt ook automatisch een vraag om een herinnering te sturen respondenten die nog niet hebben geantwoord.

Een Excel downloaden en daarop een SharePoint-waarschuwing zetten. Hier kun je kiezen of dat meteen, dagelijks of wekelijks moet gebeuren.

Beschikbaar maken in een SharePointsite

Ieder Forms-formulier kun je op een SharePoint-pagina zetten (of de homepage van je site). Dat doe je via een webonderdeel:

Klik op ‘bewerken’, rechts bovenin de SharePoint pagina
Zoek een plekje voor het formulier en klik op het + teken dat verschijnt
Kies voor het webonderdeel ‘Forms’

Plak de koppeling naar het betreffende formulier

Kies ‘Antwoorden verzamelen’ als je wilt dat het formulier meteen ter plaatse ingevuld mag worden
Kies ‘Resultaten van het formulier weergeven’ als je wilt dat iedereen de antwoorden kan zien van de anderen.
In dat geval kies ik er vaak voor om allebei de webonderdelen naast elkaar te plaatsen. Vaak zijn antwoorden een trigger om zelf ook wat in te vullen.

Afsluitende evaluatie bij een workshop of presentatie

QR-code on-screen

Als je een QR-code genereert van je evaluatieformulier kun je deze plakken in de laatste slide van je presentatie. Nodig de deelnemers vervolgens uit om naar voren te komen met een smartphone en de code te scannen. Zij kunnen dan meteen de evaluatie invullen (ook lekker even bewegen) en je krijgt hierdoor realtime feedback.

Formsformulier in een PowerPointdia

Deze toepassing is bedoeld als je een PowerPoint presentatie deelt in een Teamsmeeting via Powerpoint Live. Enkel in dat geval is je presentatie interactief en kunnen deelnemers het getoonde formulier invullen op het scherm.

Heb je een Microsoft365-abonnement dan heeft je PowerPoint desktopapplicatie een knop ‘Forms’ in de menubalk. Maak van hieruit een nieuw formulier of voer een bestaand formulier in. Dat laatste kun je eventueel ook van hieruit meteen aanpassen.