In 10 stappen op weg naar een digitaal toegankelijk Word-document.

Iedere burger moet toegang hebben tot overheidsinformatie. Dat is de wet. Als dat digitale informatie is moet deze toegankelijk zijn.

Ook voor de 25% van onze Nederlandse bevolking die leven met een blijvende beperking. Van hen gebruikt een half miljoen Nederlanders een vorm van hulptechnologie om digitale content te lezen omdat ze deze bijvoorbeeld niet kunnen zien. En deze informatie heeft heel vaak een Word-document als bron. Ook al maak je er daarna een pdf van of een webpagina, het helpt enorm als dat basisdocument in Word digitaal toegankelijk is.

Hoe je dat doet leg ik kort uit in dit artikel. En het gekke is: het is allemaal standaard Word-functionaliteit. Het werkt efficiënter en het resultaat wordt ook voor personen zonder beperking leesbaarder.

Dit artikel is te downloaden als een digitaal toegankelijk Word-document

1. Gebruik ‘kopstijlen’

Als je titels van hoofdstukken opmaakt via kopstijlen dan weet een screenreader die te vinden en houdt een blinde persoon makkelijk het overzicht. De eerste titel geef je de opmaak van Kop1. Wil je een andere opmaak en ben je niet gebonden aan een sjabloon en/of huisstijl, dan kun je hem ter plekke wijzigen. Een subtitel krijgt een Kop2, een subsubtitel kop3, enz. Een volgend hoofdstuk is weer een Kop1. Wil je later de opmaak van alle koppen van een bepaald niveau wijzigen? Wijzig dan gewoon de Kopstijl die eraan refereert. En ja, het werken met stijlen heeft ook als resultaat dat je meteen een inhoudsopgave kunt genereren.

2. Gebruik de functionaliteit ‘opsommingen’

Gebruik bij een opsomming altijd de lijstjes die je vindt via de menubalk-alinea- opsommingstekens. Wil je de opmaak van de lijst aanpassen? Regel dat dan via datzelfde menu. Je creëert dan een ‘opsommingsstijl’. De onderliggende structuur van deze lijstjes wordt goed herkend door hulptechnologie.

Ga nooit handmatig frutselen met getypte tekens, spaties en inspringing. Het is niet alleen veel meer werk, dit is simpelweg niet digitaal toegankelijk.

3. Plaats afbeeldingen ‘inline’

Zorg ervoor dat een afbeelding op een aparte regel staat; niet met tekst er omheen. Dat vind ik persoonlijk ook een jammer besluit maar het is wel begrijpelijk. Hierdoor staat de afbeelding op de juist positie en weet hulptechnologie wanneer het plaatje ‘voorgelezen’ moet worden.

4. Gebruik ‘ALT-tekst’ bij afbeeldingen

Afbeeldingen kunnen door screenreaders en brailletoetsenborden worden ‘waargenomen’ als deze een tekst-alternatief krijgen. Dat is een beschrijving van wat er op het plaatje te zien is. Klik daarvoor met je rechtermuis op de afbeelding die je hebt ingevoegd. Vervolgens kies je ‘Vervangende tekst weergeven’. In het venster dat vervolgens opent vul je een beschrijving in. Is de afbeelding louter als sfeer of decoratie dan moet er geen tekst-alternatief opgegeven worden en moet je dit ‘markeren als decoratief’.

5. Beschrijf je hyperlinks

Als je een hyperlink koppelt aan een stukje tekst, zorg er dan voor dat het duidelijk is waar deze link naar verwijst. Het is niet enkel voor wie een screenreader gebruikt handig om te weten waar je uitkomt als je op een link klikt. Bedenk ook dat we al lang uit de fase zijn dat lezers niet weten wat een hyperlink is. Dus niet ‘klik hier’ of ‘Lees verder’. Het kan lastig zijn als je via een link plotseling op een heel andere site komt.

6. Het gebruik van witruimtes en de knop ‘Enter’

Gebruik Shift+Enter om een nieuwe regel te maken in dezelfde alinea; gebruik Enter om een nieuwe alinea te maken; gebruik Ctrl+Enter om een nieuwe pagina te maken. Gebruik nooit meerdere Enters om meer witruimte aan te maken tussen alinea`s of titels. Wil je wél meer ruimte, pas dan de kopstijlen aan. Je kunt bij iedere kopstijl aangeven hoeveel witruimte ervoor of achter moet komen. En het is de bedoeling dat een Enter altijd een nieuwe alinea begint en hierbij een beetje witruimte laat tussen de voorgaande. Is dat niet het geval, regel dat dan door de stijl ‘standaard’ te wijzigen. Doe dat via opmaak-alinea en wijzig de afstand ‘na’ in bijvoorbeeld 10 punten. Op deze manier hoeft leessoftware niet nodeloos veel lege ruimtes te ‘benoemen’ en is de structuur ook voor iedereen logisch en rustig.

7. Contrast

Zodra je een document in een slecht verlichte ruimte of in fel zonlicht bekijkt, behoor je ook tot de doelgroep met een visuele beperking. Een matig contrast zorgt er dan namelijk voor dat je de tekst moeilijk of niet kunt lezen. Zorg ervoor dat het contrast tussen voorgrond (lees ‘tekst’) en achtergrond hoog is. Dat geldt ook voor de tekst in afbeeldingen. Gelukkig hoef je daar niet zelf over na te denken. Een contrastchecker kun je op je pc installeren (bijvoorbeeld Colour Contrast Analyzer CCA) of je plukt er eentje gratis van het internet (bijvoorbeeld https://contrast-finder.tanaguru.com/). Ook de toegankelijkheidscontrole (zie tip 9) helpt je een handje.

8. Metadateer met een titel

Een Word-document bevat ‘onder water’ allerlei informatie. Zo wordt de naam van de schrijver en de aanmaakdatum bewaard. Controleer of de titel het document goed omschrijft en pas het eventueel handmatig aan in een veld dat daarvoor is bedoeld. Dat verbetert de vindbaarheid van het document op een netwerkschijf, in SharePoint en op het internet. Dit veld is ook nodig om de digitale toegankelijk van een pdf te waarborgen als je het Word-document zou omzetten. Je vindt het titelveld via Bestand-Info.

9. Automatische controles

A. Editor-score

Een nieuwe functionaliteit in de recente Office-applicaties is de Editor-score. Deze bevat de bekende spelling- en grammaticacontrole maar checkt tevens beknoptheid, formeel taalgebruik en woordkeuze. Op dit alles krijg je een eindcijfer. Je vindt deze knop in de menubalk bij ‘Controleren’. Ik had voor dit artikel een score van 87%. Nadat ik de adviezen heb opgevolgd heb ik 100%.

B. Toegankelijkheidscontrole

Microsoft investeert veel in de digitale toegankelijkheid van het platform. Een nieuwe functionaliteit is ‘Toegankelijkheidscontrole’. Ook deze knop staat in het tabblad ‘Controleren’.

10. Laat je document voorlezen

Een speciale screenreader hoef je niet persé aan te schaffen. Als je document door alle controles is dan kun je het ook laten voorlezen. In alle Office-applicaties en browsers zit tegenwoordig deze functionaliteit. Via het tabblad Controleren vind je de knop ‘Voorlezen’. Je kan deze functie aanpassen en een keuze maken uit een mannelijke of vrouwelijke stem. Ook mensen zonder beperking hebben vast momenten dat zij liever luisteren naar informatie dan lezen. Zelf ben ik iemand die auditief beter leert en onthoudt.

Meer info?

Op www.digitoegankelijk.nl vind je informatie over de richtlijnen voor Digitale Toegankelijkheid (WCAG) en over de wet die hierop van toepassing is. Je vindt er ook een kennisbank en je kunt in een dashboard zien hoe onze overheidswebsites het doen op het vlak van Digitale Toegankelijkheid.

Daarnaast zijn er heel wat partijen die uitsluitend bezig zijn met Digitale Toegankelijkheid en gratis en/of betaalde cursussen aanbieden. Ik kan je op weg helpen.