Projectondersteuning in Microsoft Teams

Ik ben inmiddels een paar projectervaringen rijker waarin we bijna uitsluitend in Teams samenwerken. Ik zeg “bijna” omdat er altijd wel iets is waarmee je moet dealen of waardoor je andere keuzes moet maken. Ik ben er echter wel achter dat Microsoft Teams alles in huis heeft om de grootste projecten zeer efficiënt te managen. Ik was al fan vanuit de visie van Teams; nu ben ik het nog meer geworden vanuit ervaring.

In dit artikel richt ik mij specifiek op de ondersteuner. Want de invulling van die taak verandert rigoureus in Teams. De verandering ligt op het vlak van ‘eigenaarschap van de projectleden’. Werken in Teams betekent namelijk dat de projectleden zelfstandiger kunnen opereren. Dat impliceert dat projectondersteuning meer gericht is op het faciliteren en motiveren van deze zelfsturing. De controle niet meer pakken en de verantwoordelijkheid bij de leden leggen… dat is een hele moeilijke omschakeling voor de meeste projectsecretarissen en -ondersteuners. Maar als je dat niet doet, dan heeft Teams geen meerwaarde voor jou en kun je ook blijven doen wat je altijd al deed: mappen organiseren op netwerkschijven, vergadernotulen schrijven en agenda`s checken. Ik ben even kort door de bocht zodat je onderstaande in de juiste context tot je neemt.

Neem eigenaarschap op het Teams beheer

Zorg dat je samen met de projectmanager eigenaar bent van het Team. Vervolgens voeg je via de drie puntjes naast de Teams-naam, via het tabblad instellingen, een afbeelding toe (1) en schakel je uit dat leden kanalen kunnen maken en verwijderen (2).

Maak kanalen

Dit is misschien wel de belangrijkste functionaliteit van Teams. Veel van de volgende tips zijn hiermee verbonden. Ga in overleg met het projectteam om te bepalen welke kanalen er nodig zijn. Uitgangpunt: zoek de onderwerpen, thema`s en/of subgroepen waarrond wordt gewerkt en waarover men wil communiceren. Het zijn vaak subonderdelen van het project of vergadergroepjes. Ga niet uit van het principe van informatie ordening (het principe dat we jarenlang hebben gehanteerd op onze netwerkschijven) maar denk vanuit communicatiethema`s. Je hoeft ze niet allemaal meteen aan het begin te kennen. Een goed project is dynamisch en er ontstaan vanzelf nieuwe subgroepen die een extra kanaal wensen. Laat de leden kanalen aanvragen zodat je de structuur kunt bewaken. Gebruik deze naamconventie: 01. Korte kanaalnaam. Er is geen beperking in kanalen en probeer dat ook niet te doen. Het Algemeen kanaal is standaard aanwezig en niet te wijzigen.

Kanalen bepalen de mappenstructuur

Als de projectleden kanalen krijgen op basis van hun werkgroepen en/of -thema`s dan zoeken ze bijgevolg de informatie ook in deze context. Vanuit dat principe is Teams zo ingericht dat ieder kanaal een gelijknamige map creëert. Deze map bevindt zich in de onderliggende SharePointsite maar dat is niet zo relevant. Het fijne is dat de map meteen inzichtelijk is in het tabblad ‘Bestanden’ dat te vinden is wanneer je een kanaal opent. Dat betekent dat je hoofdmappen al meteen bepaald zijn op basis van je kanalenstrategie. De submappen kunnen projectleden zelf bepalen. Daarin zijn verder geen restricties. Alle project-overstijgende informatie en informatie dat niet in een kanaal hoort, kan allemaal in het kanaal Algemeen worden gezet.

Privé-kanalen en gedeelde kanalen

Heb je met het management behoefte aan een plek die afgesloten is voor de teamleden? Maak dan een privé-kanaal (1) en nodig uit wie van het team daar toegang voor nodig heeft. Wie lid is van een privé-kanaal herkent dit aan het slotje bij de kanaalnaam.

Wil je dat niet-leden uit je organisatie (of een heel team) een eigen kanaal krijgen in het project? Kies dan voor ‘gedeeld kanaal’ wanneer je dat kanaal aanmaakt (2). Vervolgens krijg je de vraag welke medewerkers of welk bestaand Team je wilt uitnodigen. Het fijne van deze functionaliteit is dat de leden van dit kanaal geen lid hoeven te zijn van het project en dus ook geen inzage hebben in de andere kanalen. De leden krijgen de naam van je project in hun lijstje met teams te zien en enkel dat gedeelde kanaal. Het is herkenbaar aan het icoontje. Op deze wijze kan je heel efficiënt samenwerken met financiën, inkoop of de afdeling communicatie. Dit veroorzaakt wel een omkering in werkwijze. Immers, de kans dat deze afdelingen je projectinformatie in hun eigen mappenstructuur willen bewaren is zeer waarschijnlijk. Vanuit informatiemanagement en archivering is dat echter minder efficiënt. Door deze expertises in je eigen omgeving aan het werk te laten staat de informatie ook in je eigen omgeving en kan bij decharge alles op dezelfde plek worden gearchiveerd. Vreemd genoeg wordt het ‘afdelings-denken’ in veel organisaties verlaten maar zien we dat niet terug in de werkwijzen. Teams biedt de kans om dat wél te doen.

Stop met interne e-mail-gesprekken

Als je het voor elkaar krijgt om rigoureus te kiezen om alle communicatie in de Teams kanalen te doen dan:

Zijn alle gesprekken voor alle projectleden zichtbaar en vindbaar.
Geef je iedereen de kans mee te denken en te praten, ook over de onderwerpen waar ze in de eerste plaats niet voor aan de lat staan.
Blijven discussies overzichtelijk bij elkaar in één thread.
Zijn gesprekken verbonden met de gerelateerde brondocumenten (en niet met copy`s).
Kun je loop-onderdelen gebruiken om snelle polls en inventarisaties te doen.
Hoef je niet na te denken wie je in CC wilt of moet meenemen; kanaal-chat is per definitie een CC.
Kun je belanghebbenden die de informatie echt moeten lezen via mentioning (@naam) beter bereiken.
Kun je zelf bepalen welke inhoud voor jou van belang is door notificaties per kanaal en kanalen vast te pinnen of te verbergen.
Helpt AI jou via de knop ‘activiteit’ om relevante informatie aan te bieden (e-mail wordt daarin niet meegenomen).
Ben je op ieder moment van de dag in no-time bijgelezen omdat je in één oogopslag de notificaties én ongelezen (vetgedrukte) kanalen kunt vinden.
Kun je gestructureerd berichten lezen via de Teams-app op je telefoon en de notificaties afstemmen op je persoonlijke voorkeuren.
Kan een nieuw teamlid lezen wat er zich de laatste tijd heeft afgespeeld en is hij/zijn daardoor meteen inhoudelijk op de hoogte.
Hebben jij en je manager de helicopterview over alles wat er speelt.
Kan je als projectondersteuner meteen bijsturen op proces én inhoud door deel te nemen aan het gesprek.

Stop met project gerelateerde whatsapp-groepjes

Er zal altijd behoefte zijn bij de projectleden om buiten de teams kanalen om in niet officiële setting te sparren. Adviseer de leden om in dat geval 1op1chat te gebruiken of om een teams-chatgroep te maken. Iedereen kan deze opzetten. Iemand begint een chat met een ander (1). Indien er meer mensen betrokken mogen worden voegt hij/zij meerdere personen toe via de +knop , rechtsboven (2). Eenmaal de chat is begonnen heb je de mogelijkheid de groep een naam te geven (3). Er is geen beheerder van dergelijke groepen. Iedereen kan nieuwe leden toevoegen of eruit stappen. Wellicht is het interessant om je belangrijkste 1op1-chats en schatgroepen vast te pinnen. Voordeel van Teamschat is dat je op deze wijze voldoet aan het beveiligingsbeleid van de organisatie (als whatsapp wordt afgeraden), dat deze gesprekken in dezelfde omgeving staan en uitloggen of out-of-office ook écht een communicatiestop afdwingt.

Stuur externe e-mail door naar kanalen

Wist je dat ieder kanaal een eigen mailadres heeft? Via de drie puntjes naast de kanaalnaam kun je dit ophalen. Vervolgens plak je dit (ingewikkelde) adres in het tekstvak ‘Aan’ en je stuurt de mail door. Deze komt, inclusief bijlagen’ in het kanaal. Hier kan vervolgens verder gediscussieerd worden over deze e-mail. Misschien heb je in de menubalk van Outlook wel de knop ‘Delen in Teams’. In dat geval hoef je het kanaaladres niet eens meer op te zoeken. In theorie kun je externen ook naar dit kanaaladres laten mailen maar dat is wellicht een stap te ver en moet akkoord zijn conform IT-beleid.

Een Teams groep creëert een distributielijst

Shared mailboxen hebben echt nog wel een functie maar bijhouden van een distributielijst met je projectleden is echt niet meer nodig. Als je in het vak ‘Aan’ van je mailbericht de naam van het Team intypt zie je de lijst met leden meteen als een distributielijst. Het beheer daarvan is dus idem aan het beheer van de leden. Hoe mooi zou het zijn als iedereen in je organisatie structureel met Teams zou werken? Dan kun je alle Teams groepen als distributielijsten gebruiken.

Vergader enkel in kanalen

Zet geen Teamslink meer in de vergaderverzoeken van interne project overleggen. Zet in het vergaderverzoek dat er vergaderd wordt in het betreffende teams kanaal (1). Daar start een willekeurige deelnemer de vergadering (2). De vergader chat komt dan ook in het kanaal zodat alles later vindbaar is, ook voor ie niet aanwezig was op dat moment (3). Tijdens de meeting en ook later kun je, ook als niet-deelnemer, zien wie aanwezig is (4). Een camera-symbooltje naar de kanaalnaam geeft aan waar er vergaderd wordt. Let op dat bij het opstellen van het vergaderverzoek: gebruik niet de functionaliteit om de kanaalnaam in te vullen in het veld ‘kanaal toevoegen’. Immers, het voltallige projectteam is lid van dat kanaal en zal worden uitgenodigd.

OneNote in plaats van Word

In een project is meer dan 50% van de informatie ‘work-in-proces’ of ‘verzamelen van input’. OneNote is hierin vele malen beter dan Word. Ieder Teams heeft een standaard OneNote notitieblok aan boord. Koppel hetzelfde standaard notitieblok als tabblad aan ieder kanaal. Maak voor ieder kanaal een sectiegroep met dezelfde naam en nummer als het kanaal. Stimuleer de projectleden om alles wat losse info is en geen vastgestelde informatie in OneNote-pagina`s te zetten. Het houdt in de eerste plaats de mappenstructuur overzichtelijker en relevanter. Daarnaast is de informatie in OneNote veel sneller te vinden. Via het tabblad ‘Geschiedenis’ zie je snel wie wanneer welke informatie heeft toegevoegd (1 en 2) en kun je meteen vorige versies checken (3). ‘Controle hebben’ zit in de genen van een goede ondersteuner, dus dit moet wel binnenkomen 😉