VIVA INSIGHTS geeft inzicht in je workload

In het Microsoft365 eco-systeem werken we in allerlei apps: We gebruiken de Office-applicaties, sturen e-mail, maken afspraken, chatten in Teams, gebruiken Planner, OneNote en maken Forms-formulieren. Al deze activiteiten worden door het systeem bijgehouden en verwerkt. Microsoft VIVA geeft op basis van deze data gepersonaliseerde analyses en inzichten aan de gebruiker. Zie het als Kunstmatige Inteligentie (AI) binnen de organisatie. Het gaat er om de gegevens op te halen en in je voordeel te gebruiken.

Onder VIVA vallen een aantal verschillende toepassingen. Sommige zijn gratis, andere zijn betaald. VIVA Connections verbindt mensen en expertise. VIVA Topics haalt op basis van metadata belangrijke informatie op. VIVA Learning creëert je eigen leerpad door koppelingen met allerlei leeromgevingen. VIVA Insights geeft inzichten in je eigen workload en bewaakt je tijd en energie. Deze laatste functionaliteit is voor iedereen beschikbaar voor wie in Microsoft 365 werkt. VIVA insights staat namelijk in de rij met alle beschikbare apps. 

Liever de video bekijken?

De inzichten van VIVA Insights vanuit Outlook

De knop voor VIVA Insights staat in de menubalk in Outlook. Wat meteen opvalt is dat je tijd kunt inplannen om gefocust aan het werk te gaan. VIVA zet zelf de focus-blokken in je agenda. Tijdens die momenten worden Teams-chats gedempt. Zie deze actie als een hulp. Je kunt ieder blok natuurlijk wijzigen/verwijderen.

Al je lunchpauzes kun je in één keer als een terugkeerafspraak in je agenda zetten. Je helpt er je  collega`s mee om hier mee rekening houden.

Voorbereidingstijd voor een vergadering kun je instellen. Om dit te regelen geef je eerst aan welke soort vergaderingen je wilt zien: die waarvan je organisator bent of die waarvan je genodigde bent. Vervolgens krijg je een lijst met aankomende vergaderingen en bepaal je of er 15 of 30 minuten voorbereidingstijd dient ingepland te worden. Voorbereidingstijd kan ook gewoon ‘ademruimte’ of ‘ontpanning’ zijn tussen meetings. Het is nog jammer dat dit niet automatisch kan worden ingesteld bij het aanmaken van de vergadering.

Wil je dat VIVA Insights je e-mails stuurt met inzichten en adviezen? Dan kun je dat instellen in Outlook. Zet dan het schuifje open bij ‘Inline suggesties voor productiviteit’. Het is interessant om dat een tijdje te doen zodat je je eigen focus en werkbalans leert kennen.

Het dashboard geeft een hoop inzichten in je eigen werkproces

Vanuit Outlook kun je ook naar het Online dashboard dat te vinden is bij https://myanalytics.microsoft.com/ . Klik op de knop met het grafiekje om er meteen te komen.

Het Focusplan

Er wordt 4 weken terug gekeken en 2 weken vooruit. Op basis van je huidige agenda krijg je vervolgens een advies voor de komende 2 weken. Je krijgt vanuit timemanagement perspectief schriftelijk advies en inzichten. Er worden zelfs koppelingen gemaakt naar allerlei onderzoek op dit gebied. En je kunt het systeem opdracht geven focus tijd in te plannen voor de komende 2 weken. Vanzelfsprekend is de output maar relevant als de input goed is. Daarmee bedoel ik dat je al je werkzaamheden en vergaderingen goed in je agenda moet weergeven. Doe je dat niet, dan kan het systeem ook geen goed advies geven. Hier knelt het schoentje bij secretaresses en ondersteuners. Immers, vaak worden afspraken vanuit eigen agenda gepland (ook al hoor je er niet bij te zijn) en zijn er zoveel korte en ad-hoc werkzaamheden dat de agenda hier geen goede afspiegeling van is.

Het Welzijnsplan

Het systeem geeft in een schema aan hoeveel dagen je buiten je werkuren wél aan het werk was. Om het scherp te maken worden dit ‘verloren rustige dagen’ genoemd.  ‘Werk’ wordt gevisualiseerd in 3 blokken: vergaderingen, e-mailverwerking en chat. Zorg er wel voor dat je duidelijk aangeeft wat je werktijden precies zijn. Een maandoverzicht geeft in gekleurde blokken je ‘rustige’ dagen weer en je krijgt tekst en uitleg bij de balans tussen werk en privé. Natuurlijk klinkt het anders als je teamleider je op dit punt aanspreekt maar als je echt wil werken aan je werk-privé balans dan zal deze pagina voor velen confronterend genoeg zijn.

Het Netwerkplan

Je ziet meteen met hoeveel personen je afgelopen week en maand contact hebt gehad op basis van mail, chat of vergadering. Het schema wordt dieper uitgewerkt en laat zien met welke groep mensen je heel actief in contact bent geweest, met welke externen, wie er nieuw is en wie belangrijk lijkt voor jou. Dat wordt allemaal gevonden op basis van chat-, e-mail- en vergadertijd die je met deze personen hebt gehad. Vervolgens worden er vragen gesteld. Efficiency: “Was het nodig dat je met deze persoon hebt vergaderd of had je ook gewoon asynchroon notities kunnen delen?” Relatie: “Je vergadert zo vaak met persoon x. Is het niet nuttig om er eens een 1op1 mee te plannen?” of “Je hebt lange tijd met persoon y contact gehad maar dat is nu alweer een tijd geleden. Is het handig om een 1op1 te plannen?” Frequentie: “Je hebt deze week 8 uur met persoon x vergadert. Kan dat niet efficiënter?” Na een tijdje herkent VIVA je belangrijke personen en kun je aangeven dat je notificaties wilt ontvangen als deze personen lange tijd in je ongelezen berichten of chats blijven staan. Ook krijg je in Teams regelmatig de vraag om ‘een Praise’ te sturen. Dat zijn complimenten in de vorm van een memoji die je verstuurt via Teamschat.

Het Samenwerkings plan

Deze pagina geeft een overzicht van al je communicatielijnen en hoeveel% je daarvan gebruikt. Wat is de verhouding mail-chat-vergaderingen? Hoeveel van deze input heb je daadwerkelijk geopend/bevestigd/gelezen? Waar zijn er kansen om andere communicatiekanalen te gebruiken? Welke meetings werden op het laatste moment ingepland (wat meteen afgeraden wordt met gedegen tekst en uitleg).

Vanuit de Teams-app

En tenslotte is VIVA Insights ook in Teams beschikbaar. In de linkernavigatie klik je op de drie puntjes en je zoekt ‘VIVA Insights’. Vervolgens zie je een dashboard waarop je inzichten en adviezen krijgt. Het is hetzelfde dashboard dat bovenin werd besproken maar deze geeft andere weergaves.

VIVA insights biedt je kansen

Alles wat je te zien krijgt via VIVA insights is enkel voor jou inzichtelijk. AI is in dit geval geen ‘Big Bother Is Watching You’ maar een kans om met objectieve gegevens je eigen werkproces te analyseren. Er is altijd wel iets wat je zelf niet scherp hebt of niet durft aan te pakken. VIVA Insights geeft je gratis de kans om het te nu doen.

Bekijk de gerelateerde video op Youtube: