Aan een zakenreis, presentatie, teamuitje of evenement gaat een boel voorbereiding en planning vooraf. Wat betreft het verzamelen van al die informatie heeft Microsoft al heel lang een programma: OneNote. Informatie komt van alle kanten en op onverwachte momenten. Je moet het dus ook op ieder moment en op iedere plaats kunnen verzamelen. Met OneNote op je pc, laptop, tablet en smartphone lukt dit.

Er zijn tal van programma's waarmee je een vragenlijstje of enquête kunt maken. SurveyMonkey en Survio.com schieten mij als eerste te binnen. En met een privé Microsoft account kun je het snel en gratis doen via OneDrive. Het lijstje kun je met iedereen delen en je krijgt de resultaten in Excel.

Maar als je werkt in een Office 365 omgeving dan zit daar standaard het programma ‘Forms’ in. In dit artikel leg ik je uit hoe je vragenlijstjes maakt met 'Forms'.

Het is een geniale app die je altijd bij je hebt op je Smartphone. Hij scant alles waar tekst of afbeeldingen op staat, herkent die tekst ook en maakt er eender welk bestandsformaat van. Veel meer is er niet aan toe te voegen. O ja, de app is gratis! En ik leg je graag uit hoe je er aan komt en hoe het werkt.

Ik schreef al wat artikelen over dit steeds populairder wordend Microsoft speeltje. En wie al eens met OneNote te maken kreeg weet meestal ook wel dat je prima met z`n allen kunt samenwerken in dit uitgebreide notitieblok. Maar hoe je kunt zien of er iets is gewijzigd, wat er dan is veranderd en door wie? Dat is nog onbekend terrein merk ik.

Verwarring, vragen en onjuiste informatie. Dat merk ik op de werkvloer als het gaat over OneDrive. En er zijn blijkbaar twee soorten OneDrives. En wat is dan het verschil? En hoe werkt het? En voortdurend wijzigt de werking er van. En hoe zit dat nu eigenlijk met het synchroniseren van bestanden met de OneDrive Cloud? Je kunt er heel veel over lezen. Maar het gekke is dat er blijkbaar eerst een algemeen verhaal nodig is voordat mensen de essentie van OneDrive te pakken krijgen. Uit die behoefte ontstond dit artikel. Op dit moment met up-todate informatie maar voor hoelang.

Je surf op het internet via een browser. En het werken in internetsites wordt steeds populairder. Daarom is je keuze voor een browser belangrijk en het kunnen werken er in ook. We sommen de belangrijkste op en geven een aantal argumenten. Maar uiteindelijk kies je gewoon zelf.

Heb je ook de ervaring dat notulen weinig of niet worden gelezen? En merk je dan ook dat acties uit voorgaande vergaderingen niet of te laat zijn opgevolgd? Dat komt omdat het lastig is om taken in het oog te houden als zij verstopt zitten in meerdere notulen. Mensen zijn gebaat bij een overzicht van hun todo`s. Een dergelijk overzicht kun je in tabelvorm onderin je notulen toevoeg maar efficiënter is het om dit te doen in een aparte Excellijst. Ik had er al eens eerder over in een artikel over de ‘BAL’, de actie-besluitenlijst. In dit artikel vertel ik hoe je een actielijst in Excel maakt. Een minicursus Excel, zeg maar, met als resultaat een werkbare actielijst voor alle deelnemers aan de vergadering.

Het is er al een tijdje maar ik heb er even mee gewacht. Er zijn namelijk zoveel goede digitale tools om te plannen. Alleen al in de Microsoft stal werkt Outlook Taken subliem, heeft Microsoft Wunderlist opgekocht en daaruit is nu ToDo ontstaan. Maar verder hebben ze ook nog SharePoint takenlijsten. MS Project voor de diehards en ook OneNote heeft planningsmogelijkheden in huis. Daarenboven is Microsoft ook niet vies meer om andere spelers toe te laten en kun je moeiteloos Trello integreren in Outlook 2016. De vraag is nu of Planner zich staande gaat houden?

Ik kom het continu tegen op de werkvloer: een document wordt heropend, inhoud wordt verwijderd waar nodig en vervolgens wordt het onder een nieuwe naam weer opgeslagen. Geen probleem als dat ad-hoc gebeurt. Maar als het om notulen gaan of declaratieformulieren… dan is dit niet de handige manier. Een tweede issue is een eigentijdse: hoe kan ik makkelijk mijn sjablonen beheren als ik in SharePoint werk?

De positie van e-mail in de communicatie moeten we dringend herbekijken. De e-mail laat immers, na jaren trouwe dienst, zijn tekorten zien. In dit artikel ga ik enkel in op de e-mail als drager van documenten (bijlages). En in die functie is e-mail op sterven na dood.