Wellicht heb je het al, kost het dus niets en kun je na het lezen van dit artikel meteen papierloos vergaderen. En het leuke is: dit is geen sales-gesprekje. Ik heb het hier niet over een vergaderapp maar over OneNote. Dit programma staat haast zeker in het rijtje van je Office programma`s. Geef een tik op de toets met het Windows-vlaggetje, begin meteen te typen ‘OneNote’ en kijk of het in het rijtje staat. Ja? Lees dan verder hoe je dit fantastische Microsoft programma kunt gebruiken om digitaal te vergaderen.

Iedereen kent het pdf`je. Het bestand dat nooit problemen oplevert met openen. De dataopslag die geen partij kiest voor Microsoft, Google of Apple. Geliefd om zijn eenvoud en het behoud van de opmaak en zonder problemen te openen op een mobieltje. Maar Adobe blijft PDF door ontwikkelen en ik vraag mij af of je alle geheimen van dit bestandstype al hebt ontdekt?

Als assistent zit je er nu al middenin of krijg je het morgen voor je kiezen: Office 365. Van de eenmanszaak tot de multinational, Office 365 is aan een gestage groei bezig. Het zijn de bekende Office applicaties, maar dan gecombineerd met The Cloud. In die Microsoft Cloud hebben de jongens in Redmond de touwtjes in handen. Dat betekent continu verbeteringen en nieuwe speeltjes die ‘social collaboration’ moeten faciliteren. Het gaat zo hard en er zit zoveel fijns in verstopt dat je snel het spoor bijster bent. Daarom maar even een update. Geen technisch verhaal maar een kijkje in enkele kamers van dit kantoor in de wolken.

Je hebt een probleem: informatie komt via steeds meer kanalen tot jou. Allerlei stuff komt bij je binnen via e-mail, whatsApp, sms, telefoon, collega`s in de gang en op kantoor, vergaderingen en overleggen, overpeinzingen in de auto of de trein, Messenger, Yammer, Slack, Kick en wie weet wat je nog meer hebt aan communicatiestromen?

De vraag is niet hoe je die stroom kunt beperken (want dat wordt een moeilijke) maar eerder welke trechter(s) je kunt gebruiken om dit zoveel mogelijk op 1 plek te beheren. Als we tools kunnen vinden die platformonafhankelijk zijn en altijd en overal bereikbaar dan hebben we de wapens in de strijd tegen informatiestress.

Als je het geluk hebt om met je organisatie in Office 365 te (gaan) werken, dan heb je vast de mogelijkheid om Outlook Groepen te maken. Dit is een waanzinnig makkelijke en heel efficiënte manier om alle communicatie en documentatie van een project op 1 plek te verzamelen. Outlook Group, Groep, Office 365 Groep, ... allemaal termen voor dezelfde functionaliteit waar iedere gebruiker van de Microsoft Cloud straks mee te maken krijgt.

Ik heb al een hoop hulpgeroep gehoord op het secretariaat. Met name daar waar vergaderingen verkeerd lopen, verdwijnen of conflicten geven. Het kan een pittige zoektocht zijn naar de oorzaak van deze vergaderconflicten. Maar vaak zie ik onwetendheid over het vergaderproces in Outlook. Dat kan zijn omdat een afdeling van Groupwise of Lotus overgezet is. Of simpelweg omdat het over complexe vergaderprocessen gaat. En dat laatste kun je niet leren op de secretaresseopleiding of in een Outlook boek. Ik help je alvast op weg.

De tekstverwerker van Microsoft is wat out of focus. We werken allemaal met Word en denken het wel te kennen. Maar met iedere nieuwe Officeversie wordt ook Word aangepakt en de meeste veranderingen blijven onbekend en dus onbemind. Ik wil het “spelen met weergaven” eruit lichten. Immers, dit is zowel voor basis als gevorderd gebruiker van dagelijks nut.

De leesweergave deze weergave was er altijd al maar was van weinig nut. Sinds het lezen van documenten steeds meer op mobile devices gebeurt moest Microsoft ervoor zorgen dat documenten niet standaard met alle bewerkingsknopjes worden getoond

Waarom we eigenlijk efficiënter moeten werken? Waarom het allemaal sneller moet? In mijn trainingen lach ik deze vraag weleens weg met de laconieke opmerking dat we dan meer koffie met elkaar kunnen drinken en onze weekenduitspattingen wat uitgebreider kunnen vertellen. Sinds enige tijd heb ik één stevig argument gevonden: er komen ICT-taken bij! Wie in een organisatie werkt waar SharePoint zijn intrede heeft gedaan die heeft het al gemerkt of moet nog wakker worden.

Een SharePoint-omgeving biedt een schat aan kansen en mogelijkheden voor het secretariaat om de touwtjes van het proces en de communicatie stevig in handen te nemen. In dit artikel zoom ik in op het stukje informatievoorziening via het Intranet of Extranet, gebouwd in Sharepoint.

De programma`s in de Microsoft Office suite hebben één ding tegen: ze zijn zo uitgebreid dat de gebruiksvriendelijkheid vaak te wensen over laat. In mijn trainingen merk ik blije reacties als ik de deelnemers hier en daar een vinkje laat wijzigen of een piepklein knopje laat indrukken. Daarom hier een lijstje. Als je ze allemaal al kent ben je zeer Microsoft-kundig!

Het leesvenster in Outlook is aan te raden maar dan moet je wel even instellen dat een e-mail niet als gelezen wordt beschouwd als je deze in het leesvenster ziet

Het presentatieprogramma PREZI heeft de tekorten van PowerPoint en Keynote (Apple) aangevuld. Maar Microsoft heeft nu ook ingezien dat gebruikers iets eenvoudigers én blitser willen dan de strakke PowerPoints en heeft zelf een alternatief op de markt gebracht: Sway. Het is eenvoudig in gebruik en dat alleen al is voor Microsoft vrij uniek. Verder is het gratis. Nu worden we helemaal benieuwd. Laten we eens kijken wat het kan en hoe het werkt.

Sway is een app die in de Microsoft Cloud zit. Dat betekent dat je er een Microsoft Account voor nodig hebt.