Heb je ook de ervaring dat notulen weinig of niet worden gelezen? En merk je dan ook dat acties uit voorgaande vergaderingen niet of te laat zijn opgevolgd? Dat komt omdat het lastig is om taken in het oog te houden als zij verstopt zitten in meerdere notulen. Mensen zijn gebaat bij een overzicht van hun todo`s. Een dergelijk overzicht kun je in tabelvorm onderin je notulen toevoeg maar efficiënter is het om dit te doen in een aparte Excellijst. Ik had er al eens eerder over in een artikel over de ‘BAL’, de actie-besluitenlijst. In dit artikel vertel ik hoe je een actielijst in Excel maakt. Een minicursus Excel, zeg maar, met als resultaat een werkbare actielijst voor alle deelnemers aan de vergadering.

Het is er al een tijdje maar ik heb er even mee gewacht. Er zijn namelijk zoveel goede digitale tools om te plannen. Alleen al in de Microsoft stal werkt Outlook Taken subliem, heeft Microsoft Wunderlist opgekocht en daaruit is nu ToDo ontstaan. Maar verder hebben ze ook nog SharePoint takenlijsten. MS Project voor de diehards en ook OneNote heeft planningsmogelijkheden in huis. Daarenboven is Microsoft ook niet vies meer om andere spelers toe te laten en kun je moeiteloos Trello integreren in Outlook 2016. De vraag is nu of Planner zich staande gaat houden?

Ik kom het continu tegen op de werkvloer: een document wordt heropend, inhoud wordt verwijderd waar nodig en vervolgens wordt het onder een nieuwe naam weer opgeslagen. Geen probleem als dat ad-hoc gebeurt. Maar als het om notulen gaan of declaratieformulieren… dan is dit niet de handige manier. Een tweede issue is een eigentijdse: hoe kan ik makkelijk mijn sjablonen beheren als ik in SharePoint werk?

De positie van e-mail in de communicatie moeten we dringend herbekijken. De e-mail laat immers, na jaren trouwe dienst, zijn tekorten zien. In dit artikel ga ik enkel in op de e-mail als drager van documenten (bijlages). En in die functie is e-mail op sterven na dood.

Wellicht heb je het al, kost het dus niets en kun je na het lezen van dit artikel meteen papierloos vergaderen. En het leuke is: dit is geen sales-gesprekje. Ik heb het hier niet over een vergaderapp maar over OneNote. Dit programma staat haast zeker in het rijtje van je Office programma`s. Geef een tik op de toets met het Windows-vlaggetje, begin meteen te typen ‘OneNote’ en kijk of het in het rijtje staat. Ja? Lees dan verder hoe je dit fantastische Microsoft programma kunt gebruiken om digitaal te vergaderen.

Iedereen kent het pdf`je. Het bestand dat nooit problemen oplevert met openen. De dataopslag die geen partij kiest voor Microsoft, Google of Apple. Geliefd om zijn eenvoud en het behoud van de opmaak en zonder problemen te openen op een mobieltje. Maar Adobe blijft PDF door ontwikkelen en ik vraag mij af of je alle geheimen van dit bestandstype al hebt ontdekt?

Als assistent zit je er nu al middenin of krijg je het morgen voor je kiezen: Office 365. Van de eenmanszaak tot de multinational, Office 365 is aan een gestage groei bezig. Het zijn de bekende Office applicaties, maar dan gecombineerd met The Cloud. In die Microsoft Cloud hebben de jongens in Redmond de touwtjes in handen. Dat betekent continu verbeteringen en nieuwe speeltjes die ‘social collaboration’ moeten faciliteren. Het gaat zo hard en er zit zoveel fijns in verstopt dat je snel het spoor bijster bent. Daarom maar even een update. Geen technisch verhaal maar een kijkje in enkele kamers van dit kantoor in de wolken.

Je hebt een probleem: informatie komt via steeds meer kanalen tot jou. Allerlei stuff komt bij je binnen via e-mail, whatsApp, sms, telefoon, collega`s in de gang en op kantoor, vergaderingen en overleggen, overpeinzingen in de auto of de trein, Messenger, Yammer, Slack, Kick en wie weet wat je nog meer hebt aan communicatiestromen?

De vraag is niet hoe je die stroom kunt beperken (want dat wordt een moeilijke) maar eerder welke trechter(s) je kunt gebruiken om dit zoveel mogelijk op 1 plek te beheren. Als we tools kunnen vinden die platformonafhankelijk zijn en altijd en overal bereikbaar dan hebben we de wapens in de strijd tegen informatiestress.

Als je het geluk hebt om met je organisatie in Office 365 te (gaan) werken, dan heb je vast de mogelijkheid om Outlook Groepen te maken. Dit is een waanzinnig makkelijke en heel efficiënte manier om alle communicatie en documentatie van een project op 1 plek te verzamelen. Outlook Group, Groep, Office 365 Groep, ... allemaal termen voor dezelfde functionaliteit waar iedere gebruiker van de Microsoft Cloud straks mee te maken krijgt.

Ik heb al een hoop hulpgeroep gehoord op het secretariaat. Met name daar waar vergaderingen verkeerd lopen, verdwijnen of conflicten geven. Het kan een pittige zoektocht zijn naar de oorzaak van deze vergaderconflicten. Maar vaak zie ik onwetendheid over het vergaderproces in Outlook. Dat kan zijn omdat een afdeling van Groupwise of Lotus overgezet is. Of simpelweg omdat het over complexe vergaderprocessen gaat. En dat laatste kun je niet leren op de secretaresseopleiding of in een Outlook boek. Ik help je alvast op weg.