Waarom we eigenlijk efficiënter moeten werken? Waarom het allemaal sneller moet? In mijn trainingen lach ik deze vraag weleens weg met de laconieke opmerking dat we dan meer koffie met elkaar kunnen drinken en onze weekenduitspattingen wat uitgebreider kunnen vertellen. Sinds enige tijd heb ik één stevig argument gevonden: er komen ICT-taken bij! Wie in een organisatie werkt waar SharePoint zijn intrede heeft gedaan die heeft het al gemerkt of moet nog wakker worden.

Een SharePoint-omgeving biedt een schat aan kansen en mogelijkheden voor het secretariaat om de touwtjes van het proces en de communicatie stevig in handen te nemen. In dit artikel zoom ik in op het stukje informatievoorziening via het Intranet of Extranet, gebouwd in Sharepoint.

De programma`s in de Microsoft Office suite hebben één ding tegen: ze zijn zo uitgebreid dat de gebruiksvriendelijkheid vaak te wensen over laat. In mijn trainingen merk ik blije reacties als ik de deelnemers hier en daar een vinkje laat wijzigen of een piepklein knopje laat indrukken. Daarom hier een lijstje. Als je ze allemaal al kent ben je zeer Microsoft-kundig!

Het leesvenster in Outlook is aan te raden maar dan moet je wel even instellen dat een e-mail niet als gelezen wordt beschouwd als je deze in het leesvenster ziet

Het presentatieprogramma PREZI heeft de tekorten van PowerPoint en Keynote (Apple) aangevuld. Maar Microsoft heeft nu ook ingezien dat gebruikers iets eenvoudigers én blitser willen dan de strakke PowerPoints en heeft zelf een alternatief op de markt gebracht: Sway. Het is eenvoudig in gebruik en dat alleen al is voor Microsoft vrij uniek. Verder is het gratis. Nu worden we helemaal benieuwd. Laten we eens kijken wat het kan en hoe het werkt.

Sway is een app die in de Microsoft Cloud zit. Dat betekent dat je er een Microsoft Account voor nodig hebt.

Als je organisatie in SharePoint werkt is de kans groot dat ook het intranet en zelfs de website (extranet) in SharePoint worden gebouwd. In dat geval komt er wellicht een nieuwe taak bij voor jou: publiceren van informatie op het intranet in Sharepoint. In een vorig artikel beschreef ik het waarom en de kansen die hierin liggen.

Onderstaand geef ik de belangrijkste vaardigheden weg. Wie “in de overgang” zit naar Sharepoint heeft met dit artikel alvast een bespreekdocument en ook de inhoud voor een trainingsvraag; wie al stevig aan het publiceren is kan misschien wat gaten in de kennis vullen.

SharePoint Online is booming. Het neemt de oude netwerkschijven met de mappen over en faciliteert het samenwerken. We zien het snel opkomen bij zowel kleine ondernemingen als bij grote organisaties; bij profit, non-profit en overheden. Dat heeft een reden: we willen plaats- en tijdonafhankelijk samenwerken en daarom onze data in The Cloud zetten. Wij hebben er al vaak aandacht aan besteed en je kunt er veel over lezen.

In dit artikel geef ik je adviezen om ervoor te zorgen dat Sharepoint doet wat het zegt: “Informatie makkelijk opslaan, bewerken, vinden”. Hoe je ervoor kunt zorgen dat Sharepoint geen “Draak” wordt in de organisatie. Dat vertel ik op basis van fouten en misverstanden die ik tegen kom.

Heb je een Hotmail-account? Dan heb je dus een Microsoftaccount. Daar kun je véél meer mee dan alleen mailen! Ben je een Google fanaat of Apple-fan? Lees dan vooral ook verder want het is verstandig om er ook nog een Microsoftaccount bij te nemen. Het heeft al lang niet alleen meer met mailen te maken. Ik leid je graag binnen in de wereld van het GRATIS Microsoftaccount.

Toch wel gek hoor. Ik kom bij organisaties waar Office 365 draait en niemand met Skype Voor Bedrijven werkt. Ik zie bedrijven waar Skype enkel voor chat en videobellen wordt gebruikt omdat de geweldige mogelijkheden van online vergaderen niet bekend zijn. Het zit vaak al “onder de knop” maar “onbekend is onbemind”. Tijd om Skype in de spotlights te zetten.

Skype begon in 2003 en werd in 2011 gekocht door Microsoft. Zij hadden toen al Lync als online vergadertool. Microsoft wilde het beste van beiden combineren. Vandaag, anno 2016 is de gebruiker wel even de draad kwijt.

Heb je een lange lijst met ToDo`s dan werkt dit snel tegen je. Met het doorlezen van de lijst ben je al meteen kostbare tijd kwijt en je zou er van opkijken hoe vaak je dezelfde taken telkens opnieuw leest. Vervolgens moet je steeds opnieuw beslissen wat je gaat doen en wanneer...

Je bent continu bezig met prioriteren en plannen. Verder heb je geen zicht op de routing. Je had bijvoorbeeld bedacht thuis nog even de ingekomen stukken voor de vergadering van morgen door te nemen, maar je vergat ze op de zaak. Tja, dat zijn twee taken die in de juiste volgorde hadden moeten staan.

Heb je ook al gemerkt dat we steeds meer rechtsreeks op internet werken, dus in een browser? Het viel mij op dat ik meer in de webbased versies van programma`s werk in plaats van in de desktop-versies. Dat is een verschijnsel dat enorm snel is opgestoken en onomkeerbaar lijkt. Daarom deze tips voor het werken in een browser.

Zelf heb ik er niet zo veel mee maar ik hoor vaak vragen hoe je het lettertype van de Outlookberichten en -vensters kunt wijzigen. En hoe je de lijst in je inbox met meer of minder gegevens kunt weergeven. Het wil zeggen dat velen nood hebben aan het personaliseren van Outlook.

Gelukkig kan dat ook allemaal. Microsoft heeft echter weinig gebruiksvriendelijkheid gestoken in deze instellingen. Daarom wijd ik er graag dit artikel aan.