Toch wel gek hoor. Ik kom bij organisaties waar Office 365 draait en niemand met Skype Voor Bedrijven werkt. Ik zie bedrijven waar Skype enkel voor chat en videobellen wordt gebruikt omdat de geweldige mogelijkheden van online vergaderen niet bekend zijn. Het zit vaak al “onder de knop” maar “onbekend is onbemind”. Tijd om Skype in de spotlights te zetten.

Skype begon in 2003 en werd in 2011 gekocht door Microsoft. Zij hadden toen al Lync als online vergadertool. Microsoft wilde het beste van beiden combineren. Vandaag, anno 2016 is de gebruiker wel even de draad kwijt.

Heb je een lange lijst met ToDo`s dan werkt dit snel tegen je. Met het doorlezen van de lijst ben je al meteen kostbare tijd kwijt en je zou er van opkijken hoe vaak je dezelfde taken telkens opnieuw leest. Vervolgens moet je steeds opnieuw beslissen wat je gaat doen en wanneer...

Je bent continu bezig met prioriteren en plannen. Verder heb je geen zicht op de routing. Je had bijvoorbeeld bedacht thuis nog even de ingekomen stukken voor de vergadering van morgen door te nemen, maar je vergat ze op de zaak. Tja, dat zijn twee taken die in de juiste volgorde hadden moeten staan.

Heb je ook al gemerkt dat we steeds meer rechtsreeks op internet werken, dus in een browser? Het viel mij op dat ik meer in de webbased versies van programma`s werk in plaats van in de desktop-versies. Dat is een verschijnsel dat enorm snel is opgestoken en onomkeerbaar lijkt. Daarom deze tips voor het werken in een browser.

Zelf heb ik er niet zo veel mee maar ik hoor vaak vragen hoe je het lettertype van de Outlookberichten en -vensters kunt wijzigen. En hoe je de lijst in je inbox met meer of minder gegevens kunt weergeven. Het wil zeggen dat velen nood hebben aan het personaliseren van Outlook.

Gelukkig kan dat ook allemaal. Microsoft heeft echter weinig gebruiksvriendelijkheid gestoken in deze instellingen. Daarom wijd ik er graag dit artikel aan.

Het einde van de Windows-mappen is nabij. We hebben ooit onze archiefkasten en ordners gedigitaliseerd naar Windows-mappen. We wisten niet beter en het kon ook niet anders. Maar vandaag kunnen we rekenen op krachtige computers met zoekmogelijkheden waar wij niet kunnen tegen ‘klikken’. Waarom zoeken wij nog, mapje voor mapje, in een mappensysteem dat er uit ziet als een wijd vertakt grottenstelsel? Het is tijdrovend, niet effectief en vaak frustrerend...

Lees snel verder als jij ook niet gelukkig bent met de mappenstructuur!

Is het je ook al opgevallen dat alles en iedereen je e-mailadres nodig heeft? Koop je iets online dan moet je jezelf registreren. En ook al wil je geen nieuwsbrief of andersoortige informatie, je e-mailadres is steeds verplicht. Waarom niet gewoon een naam en code? En als je iets uit de App-store van je mobieltje wil halen kan dat echt niet zonder e-mailadres...

Ik roep al een tijdje dat e-mailen gaat verdwijnen en dat andere communicatietools het e-mailgebeuren verdringen. Maar het e-mailadres heeft er een functie bijgekregen naast zijn bestaan als “digitale brievenbus”: het is de sleutel tot allerlei online plekken (Clouds) én ook steeds meer tot devices. Mobieltjes, tablets en (sinds Win8) ook laptops en pc`s willen allemaal geopend worden met een e-mailadres. Tijd dus om hier even bij stil te staan en handvaten voor aan te reiken.

Microsoft Outlook is de secretaresse van de secretaresse. Tenminste, als je Outlook zo hebt opgevoed dat dit programma zoveel mogelijk werk uit handen neemt. Je kunt veel automatiseren met Outlook-regels en snelheid winnen met sneltoetsen.

In dit artikel wil ik “Snelle Stappen” onder de aandacht brengen. Als je die nog niet ontdekt hebt val je zo meteen van je stoel. Het is een nieuwe functie in Outlook die wat onduidelijk is en waardoor heel veel Outlook gebruikers één van de beste tools in Outlook links laten liggen. Daar wil ik nu een einde aan maken.

Heb je dat ook wel eens? Je krijgt een vraag via de e-mail en de afzender verwacht dat je binnen het uur antwoord geeft. Iemand vroeg mij laatst of ik een dagje vrij had omdat ik vandaag niet op zijn e-mail had gereageerd…

Ik kom het nog te vaak tegen in mijn trainingen: Outlook ingesteld zoals het ooit werd geïnstalleerd. Dat is niet slim want je kunt Outlook naar je hand zetten zodat er meer overzicht, structuur of rust komt in het programma. Ik som een aantal mogelijkheden op.

We notuleren op de laptop omdat dit sneller en effectiever is. Maar als de vergaderstijl er eentje is van eindeloos discussiëren en van-de-hak-op-de-tak springen, dan heb je een boel typvaardigheden nodig en een groot vermogen tot live samenvatten. Als het intensieve vergaderingen betreft met veel overleg en discussie, dan is de oplossing niet meteen voorhanden. In een overleg waarin vorderingen, acties en processen de boventoon voeren kan de BAL-lijst een uitkomst bieden. We zien de laatste jaren dat de BAL steeds vaker wordt gebruikt.