Het einde van de Windows-mappen is nabij. We hebben ooit onze archiefkasten en ordners gedigitaliseerd naar Windows-mappen. We wisten niet beter en het kon ook niet anders. Maar vandaag kunnen we rekenen op krachtige computers met zoekmogelijkheden waar wij niet kunnen tegen ‘klikken’. Waarom zoeken wij nog, mapje voor mapje, in een mappensysteem dat er uit ziet als een wijd vertakt grottenstelsel? Het is tijdrovend, niet effectief en vaak frustrerend...

Lees snel verder als jij ook niet gelukkig bent met de mappenstructuur!

Is het je ook al opgevallen dat alles en iedereen je e-mailadres nodig heeft? Koop je iets online dan moet je jezelf registreren. En ook al wil je geen nieuwsbrief of andersoortige informatie, je e-mailadres is steeds verplicht. Waarom niet gewoon een naam en code? En als je iets uit de App-store van je mobieltje wil halen kan dat echt niet zonder e-mailadres...

Ik roep al een tijdje dat e-mailen gaat verdwijnen en dat andere communicatietools het e-mailgebeuren verdringen. Maar het e-mailadres heeft er een functie bijgekregen naast zijn bestaan als “digitale brievenbus”: het is de sleutel tot allerlei online plekken (Clouds) én ook steeds meer tot devices. Mobieltjes, tablets en (sinds Win8) ook laptops en pc`s willen allemaal geopend worden met een e-mailadres. Tijd dus om hier even bij stil te staan en handvaten voor aan te reiken.

Microsoft Outlook is de secretaresse van de secretaresse. Tenminste, als je Outlook zo hebt opgevoed dat dit programma zoveel mogelijk werk uit handen neemt. Je kunt veel automatiseren met Outlook-regels en snelheid winnen met sneltoetsen.

In dit artikel wil ik “Snelle Stappen” onder de aandacht brengen. Als je die nog niet ontdekt hebt val je zo meteen van je stoel. Het is een nieuwe functie in Outlook die wat onduidelijk is en waardoor heel veel Outlook gebruikers één van de beste tools in Outlook links laten liggen. Daar wil ik nu een einde aan maken.

Heb je dat ook wel eens? Je krijgt een vraag via de e-mail en de afzender verwacht dat je binnen het uur antwoord geeft. Iemand vroeg mij laatst of ik een dagje vrij had omdat ik vandaag niet op zijn e-mail had gereageerd…

Ik kom het nog te vaak tegen in mijn trainingen: Outlook ingesteld zoals het ooit werd geïnstalleerd. Dat is niet slim want je kunt Outlook naar je hand zetten zodat er meer overzicht, structuur of rust komt in het programma. Ik som een aantal mogelijkheden op.

We notuleren op de laptop omdat dit sneller en effectiever is. Maar als de vergaderstijl er eentje is van eindeloos discussiëren en van-de-hak-op-de-tak springen, dan heb je een boel typvaardigheden nodig en een groot vermogen tot live samenvatten. Als het intensieve vergaderingen betreft met veel overleg en discussie, dan is de oplossing niet meteen voorhanden. In een overleg waarin vorderingen, acties en processen de boventoon voeren kan de BAL-lijst een uitkomst bieden. We zien de laatste jaren dat de BAL steeds vaker wordt gebruikt.

Het digitale notitieprogramma van Microsoft is “booming”. Velen hebben nood aan een digitale plek waarin allerlei info op ieder moment kan neer gezet worden. OneNote voorziet hierin. Concurrent EverNote kan zich zeker meten met OneNote maar het is de koppeling met alle Office programma`s die deze laatste zo efficiënt maakt.

In dit artikel geen opsomming van de waanzinnige mogelijkheden. Wél een stapsgewijze uitleg hoe je alles installeert en aan elkaar knoopt.

Ik speel al jaren met PREZI maar ben nog steeds verslaafd aan PowerPoint. Dat komt omdat ik de grenzen van PREZI snel had bereikt maar die van PowerPoint steeds verder kan uittrekken. Iedere versie wordt dit programma verder uitgebreid. In dit artikel wil ik maar een klein stukje van PowerPoint behandelen. Nochtans is het een belangrijk stuk in de eerste overstap naar een nieuwe PowerPoint ervaring. Niet eens zo spectaculair, maar wellicht de oplossing voor wie vooral informatieve presentaties dient te geven. Daar kom je immers vaak niet om de tekst heen. Hoe kun je dit beperken én ook nog eens attractief maken.

Als je eenmaal de mogelijkheden van lijsten in Excel hebt ontdekt, zal je niet snel meer een tabel in Word gebruiken. In dit artikel gaan we in op het werken in een lijst zoals je die krijgt als export uit een database-programma. Dit soort lijsten zijn rechttoe-rechtaan, ze ogen saai maar zijn prima om onderstaande tricks op toe te passen. Vaak wordt er in Excel-lijsten veel geprutst met lay-out. Het ziet er dan misschien wel fraai uit maar alle functionaliteit is daarmee ook weg. We laten lekker alles zoals het is en gaan aan de slag.

Het gebruik van de Windows Verkenner en de bekende windowsmappen is steeds minder effectief. Deze mappen zijn ingedeeld volgens een bepaald denkpatroon (=algoritmisch) en als je een bestand wilt zoeken moet je datzelfde denkpatroon volgen. Dat is meestal geen probleem in je eigen mappenstructuur maar wel in dat van een ander. Daarnaast kun je nooit bestanden bij elkaar zoeken die tot meerdere mappen behoren en beantwoorden aan bepaalde voorwaarden. Filteren en sorteren is maar beperkt mogelijk. Het online delen en samenwerken in bepaalde mappen is al helemaal een probleem.