Er zijn te veel communicatiekanalen. Een normaal mens kan al die digitale input niet meer doeltreffend verwerken. Het slechte nieuws is: “het wordt alleen maar meer”. Het goede nieuws is: “Digitale communicatie kan digitaal verwerkt worden”. In dit artikel bestrijd ik deze overload met een programma dat steeds meer kan: Microsoft Outlook

Het kan handig, snel en plezierig! Overzichtslijstjes, takenlijstjes, presentielijstjes, enquêtes, intakeformulieren, planningssheets,…. Allemaal bekende en vaak terugkerende speeltjes van de secretaresse. Meestal ziet het er prima uit als het de printer uitrolt. Maar is er wel gekozen voor het beste programma om dit te maken? En zijn ze wel slim en effectief gemaakt? Had het handiger of sneller gekund? Vast wel. Daarom enkele tips voor het Officepakket 2007/2010. Ze kunnen je kantoorwerkzaamheden in één klap een stuk aangenamer maken.

Duik met mij mee in Outlook. Ik open allerlei deuren en achterpoortjes van dit programma en ga met ‘vinkjes’ en instellingen aan de slag zodat alles nog gesmeerder loopt. Wil je meer grip op alle reply`s, wil je dat antwoorden automatisch doorstromen, wil je e-maildiscussies bij elkaar houden en in meerdere agenda`s snel een gemeenschappelijke tijd voor overleg vinden? Lees dan verder en maak van Outlook een secretaresse voor de secretaresse. Printscreens zijn uit Outlook 2013 maar vaak gelden de functies ook voor versie 2010, soms ook voor 2007.

Het kan handig, snel en plezierig! Overzichtslijstjes, takenlijstjes, presentielijstjes, enquêtes, intakeformulieren, planningssheets,…. Allemaal bekende en vaak terugkerende speeltjes van de secretaresse. Meestal ziet het er prima uit als het de printer uitrolt. Maar is er wel gekozen voor het beste programma om dit te maken? En zijn ze wel slim en effectief gemaakt? Had het handiger of sneller gekund? Vast wel. Daarom enkele tips voor het Officepakket 2007/2010. Ze kunnen je kantoorwerkzaamheden in één klap een stuk aangenamer maken.

Een e-mail sturen aan grote groepen mensen doen we vaak. Via distributielijsten of mailgroepen is dat snel geregeld. Maar iedereen krijgt dan hetzelfde bericht. Als je de geadresseerde persoonlijk zou aanspreken, kom je meteen veel sterker binnen. Voor een event wil je toch graag persoonlijk worden uitgenodigd? Dat is wat je kunt met ‘Mailmerging’.

De uitpuilende inbox is een bron van vele vragen, discussies en allerlei e-mailtips. De oplossing ligt echter net iets verder dan de inbox zelf; namelijk in de takenmodule van Outlook. Minstens twee derde van je mails kun je doorschuiven naar taken. Omdat je die vervolgens makkelijk kunt sorteren en prioriteren, heb je hier een krachtige todo-list bij de hand die de hele tijd achter je aan loopt.

Toen ik in de LinkedIngroep van Management Support begon over taakmanagement in Outlook liep de discussie meteen als een trein. Voor sommigen ging er een complet nieuwe wereld open, anderen gebruikten de taken niet effectief en enkele hadden geweldige toepassingen gevonden voor dit Outlook-speeltje.

Heb je ook te maken met SharePoint? Ja? Dan ben je wellicht ook al verdwaald in dit doolhof? SharePoint is eenMicrosoft-applicatie en gaat steeds meer de bekende Windows-mappen vervangen, het intranet geschikt maken om samen te werken en het e-mailverkeer indijken. Het duurde bij mij wel even voor ik er mijn weg in had gevonden.

In dit artikel maak ik je duidelijk hoe je bijvoorbeeld een business event kunt managen in SharePoint. De reden waarom je dit in SharePoint doet is het feit dat je er allerlei functionele lijsten aan kunt toevoegen en je de hele projectsite met bepaalde personen (ook externen) kunt delen. En omdat Outlook dé communicatietool is met de betrokkenen maak ik hiermee een koppeling. Dat maakt de stap wat kleiner en het overzicht makkelijker.

In het kader van papierloos vergaderen wordt er duchtig gebruik gemaakt van online platforms en apps van Ibabs, Notubox, OwnCloud, Zorgoplossingen.nl, papierloosvergaderen.nl, Notubiz, Spotdog enz. De meeste van deze tools zijn niet of nauwelijks geïntegreerd in de kantooromgeving die in de meeste gevallen Microsoft is. Dat is vooral vervelend als het gaat om het lezen en vooral bewerken van documenten. Vergaderverzoeken en vergaderstukken circuleren vaak via de Outlookomgeving en die mag ook lang niet altijd meespelen met deze vergadertools.

In dit artikel wil ik het papierloos vergaderen toelichten vanuit de Microsoftomgeving die SharePoint heet. Mijn ervaring is dat organisaties vaak SharePoint draaien maar dat men het niet weet of geen kennis heeft van de mogelijkheden. Ik wil en beeld schetsen van hoe het zou kunnen. Ter overweging en discussie.

Zit je ook wel eens te turen naar stapels papier op je bureau? Klik je ook je muisvinger lam bij het doorspitten van lange rijen mapjes op de netwerkschijf? Vraag je jezelf wel eens af hoe het komt dat niet iedereen dat probleem heeft? Laten we dan eerst even onderzoeken of je een ‘filer’ of een ‘piler’ bent.