Microsoft Outlook is de secretaresse van de secretaresse. Tenminste, als je Outlook zo hebt opgevoed dat dit programma zoveel mogelijk werk uit handen neemt. Je kunt veel automatiseren met Outlook-regels en snelheid winnen met sneltoetsen.

In dit artikel wil ik “Snelle Stappen” onder de aandacht brengen. Als je die nog niet ontdekt hebt val je zo meteen van je stoel. Het is een nieuwe functie in Outlook die wat onduidelijk is en waardoor heel veel Outlook gebruikers één van de beste tools in Outlook links laten liggen. Daar wil ik nu een einde aan maken.

Een artikeltje voor de doorgewinterde directiesecretaresse of PA die alle dagen met agendabeheer in Outlook bezig is.

Jazeker, je weet er veel van maar je weet niet wat je niet weet (hehe). Ik ga de uitdaging met je aan dat je onderstaande functionaliteiten niet kent. Heb ik ongelijk dan stuur ik een cadeautje.

Ik moet vaak de volgende irritatie uit de wereld helpen: als je op 'aan' klikt staan de contactpersonen staan in de lijst op voornaam in plaats van op achternaam.

Het probleem is niet de stroom aan e-mails, wél de verwerking er van. Hoe doe je dat snel, effectief en op een manier dat alles op het juiste moment weer onder je aandacht komt? Lees mijn methode op secretaresse-nieuwtjes

Ik heb al een hoop hulpgeroep gehoord op het secretariaat. Met name daar waar vergaderingen verkeerd lopen, verdwijnen of conflicten geven. Het kan een pittige zoektocht zijn naar de oorzaak van deze vergaderconflicten. Maar vaak zie ik onwetendheid over het vergaderproces in Outlook. Dat kan zijn omdat een afdeling van Groupwise of Lotus overgezet is. Of simpelweg omdat het over complexe vergaderprocessen gaat. En dat laatste kun je niet leren op de secretaresseopleiding of in een Outlook boek. Ik help je alvast op weg.

Een datum prikken met een groepje mensen is een tijdrovend werkje. Het is meestal nooit van de eerste keer oké en wijzigingen schoppen de boel uiteindelijk toch weer in de war. Om maar niet te spreken van de verloren (dure) tijd. Meerdere online systemen haken in op dit probleem. Mijn favoriet is op dit moment http://www.afspreken.nl/ . Het werkt intuïtief, is grafisch erg mooi en met je eigen foto`s kun je de zaak opvrolijken. Eén nadeel, je kunt enkel vanuit Gmail en Hotmail e-mailadressen importeren. Vanuit Outlook moet je ze één voor één kopiëren.

Je werkt snel, produceert een hoop werk, werkt vaak een uurtje langer… maar je haalt je targets niet en hebt geen bevredigend gevoel over je prestaties. Je nog harder, je rent steeds sneller. Maar, nog steeds niet het beoogde resultaat. Waarschijnlijk ben je gewoon je doelen uit het oog verloren. En naarmate je steeds sneller loopt, raak je er ook verder van verwijderd.

Is het je ook al opgevallen dat alles en iedereen je e-mailadres nodig heeft? Koop je iets online dan moet je jezelf registreren. En ook al wil je geen nieuwsbrief of andersoortige informatie, je e-mailadres is steeds verplicht. Waarom niet gewoon een naam en code? En als je iets uit de App-store van je mobieltje wil halen kan dat echt niet zonder e-mailadres...

Ik roep al een tijdje dat e-mailen gaat verdwijnen en dat andere communicatietools het e-mailgebeuren verdringen. Maar het e-mailadres heeft er een functie bijgekregen naast zijn bestaan als “digitale brievenbus”: het is de sleutel tot allerlei online plekken (Clouds) én ook steeds meer tot devices. Mobieltjes, tablets en (sinds Win8) ook laptops en pc`s willen allemaal geopend worden met een e-mailadres. Tijd dus om hier even bij stil te staan en handvaten voor aan te reiken.

De Social Connector in Outlook 2010 zorgt er voor dat je updates van je vrienden en contacten meteen in zicht krijgt als je een e-mail krijgt. Je kan meerdere netwerken aan de Social Connector koppelen, zoals Facebook, LinkedIn, Myspace en Windows Live.

Om de LinkedIn Connector te installeren neem je de volgende stappen:

• Ga naar LinkedIn
• Download de connector
• Na installeren krijg je een pop-up. Voer hierin je gebruikesgegevens van LinkedIn
• Ga i Outlook naar Tabblad Beeld en geef bij Deelvenster personen Normaal aan. Vanaf dan staat het venster altijd aan en kun je het in- en uitklappen met het zwarte driehoekje in de hoek.
• In dit venster krijg je de updates LinkedIn te zien.

Opmerkingen:

• Dit systeem is gerelateerd aan het e-mailadres. Dat betekent dus dat je geen updates zult zien van je contact als deze met zijn privé-emailadres mailt. Daarvoor is dan weer facebook interessant.
• Zoals je zult merken scant dit venster ook de laatste berichten, bijlagen en afspraken die je met deze persoon hebt gedeeld. Via de filterknoppen links kun je dit aangeven.

Volg bovenstaande stappen voor de Facebook Connector, die je hier kan downloaden

Een e-mail sturen aan grote groepen mensen doen we vaak. Via distributielijsten of mailgroepen is dat snel geregeld. Maar iedereen krijgt dan hetzelfde bericht. Als je de geadresseerde persoonlijk zou aanspreken, kom je meteen veel sterker binnen. Voor een event wil je toch graag persoonlijk worden uitgenodigd? Dat is wat je kunt met ‘Mailmerging’.