Waarom we eigenlijk efficiënter moeten werken? Waarom het allemaal sneller moet? In mijn trainingen lach ik deze vraag weleens weg met de laconieke opmerking dat we dan meer koffie met elkaar kunnen drinken en onze weekenduitspattingen wat uitgebreider kunnen vertellen. Sinds enige tijd heb ik één stevig argument gevonden: er komen ICT-taken bij! Wie in een organisatie werkt waar SharePoint zijn intrede heeft gedaan die heeft het al gemerkt of moet nog wakker worden.

Een SharePoint-omgeving biedt een schat aan kansen en mogelijkheden voor het secretariaat om de touwtjes van het proces en de communicatie stevig in handen te nemen. In dit artikel zoom ik in op het stukje informatievoorziening via het Intranet of Extranet, gebouwd in Sharepoint.

SharePoint Online is booming. Het neemt de oude netwerkschijven met de mappen over en faciliteert het samenwerken. We zien het snel opkomen bij zowel kleine ondernemingen als bij grote organisaties; bij profit, non-profit en overheden. Dat heeft een reden: we willen plaats- en tijdonafhankelijk samenwerken en daarom onze data in The Cloud zetten. Wij hebben er al vaak aandacht aan besteed en je kunt er veel over lezen.

In dit artikel geef ik je adviezen om ervoor te zorgen dat Sharepoint doet wat het zegt: “Informatie makkelijk opslaan, bewerken, vinden”. Hoe je ervoor kunt zorgen dat Sharepoint geen “Draak” wordt in de organisatie. Dat vertel ik op basis van fouten en misverstanden die ik tegen kom.

Ik kom het continu tegen op de werkvloer: een document wordt heropend, inhoud wordt verwijderd waar nodig en vervolgens wordt het onder een nieuwe naam weer opgeslagen. Geen probleem als dat ad-hoc gebeurt. Maar als het om notulen gaan of declaratieformulieren… dan is dit niet de handige manier. Een tweede issue is een eigentijdse: hoe kan ik makkelijk mijn sjablonen beheren als ik in SharePoint werk?

Als je organisatie in SharePoint werkt is de kans groot dat ook het intranet en zelfs de website (extranet) in SharePoint worden gebouwd. In dat geval komt er wellicht een nieuwe taak bij voor jou: publiceren van informatie op het intranet in Sharepoint. In een vorig artikel beschreef ik het waarom en de kansen die hierin liggen.

Onderstaand geef ik de belangrijkste vaardigheden weg. Wie “in de overgang” zit naar Sharepoint heeft met dit artikel alvast een bespreekdocument en ook de inhoud voor een trainingsvraag; wie al stevig aan het publiceren is kan misschien wat gaten in de kennis vullen.

Het gebruik van de Windows Verkenner en de bekende windowsmappen is steeds minder effectief. Deze mappen zijn ingedeeld volgens een bepaald denkpatroon (=algoritmisch) en als je een bestand wilt zoeken moet je datzelfde denkpatroon volgen. Dat is meestal geen probleem in je eigen mappenstructuur maar wel in dat van een ander. Daarnaast kun je nooit bestanden bij elkaar zoeken die tot meerdere mappen behoren en beantwoorden aan bepaalde voorwaarden. Filteren en sorteren is maar beperkt mogelijk. Het online delen en samenwerken in bepaalde mappen is al helemaal een probleem.