Commando`s in Microsoft Teams

Voor de goede orde: we hebben het hier niet over TEAMS als tool voor videobellen en -vergaderen. Het gaat hier over Microsoft TEAMS als onderdeel van Office 365 dat gebruikt wordt als samenwerktool. MS TEAMS is mede door de Coronaperiode een sterke speler in de markt van Online Samenwerken geworden. Het product is ondertussen de puppy-cursus gepasseerd en heeft een reeks commando`s geleerd. Dit lijstje is voor iedereen die TEAMS goed kent en toe is aan de next step in werksnelheid en efficiency.

Begin met /

Als je in TEAMS in het chatvenster bovenin een ‘slash forward’ (/) typt krijg je meteen alle commando`s te zien. Kies er eentje en typ er de nodige informatie achter. We geven hier een paar voorbeelden:

Wijzig je beschikbaarheid

TEAMS geeft automatisch aan iedereen te kennen wat je beschikbaarheid is. Die loopt synchroon met je Outlook-agenda. Echter, de werkelijkheid is vaak niet wat je in je agenda staat. Wijzig je beschikbaarheid snel met /beschikbaar /bezet /afwezig /niet-storen of zo-terug (ENG: /available /busy /away /dnd).

Bel via TEAMS

Stop intern met telefonisch contact of whatsapp en bel met TEAMS. Want dan kun je ook informatie delen in chat, elkaar zien via camera of scherm delen indien dat in de loop van het gesprek nodig is. Typ /bel (ENG: call) en typ vervolgens de naam van de medewerker. We gaan er van uit dat iedereen TEAMS standaard opstart zodat deze call via een pop-up zichtbaar wordt bij de ontvanger. Dat is nu eenmaal ook met telefoon en tegenwoordig ook met Whatsapp.

Je wordt genoemd!

Je feed doorzoeken

Het trucje waarbij je het mention-teken + naam (vb.:@Roel) gebruikt komt voor in steeds meer Online tools. Het advies is om dit te doen als je in een groeps-chat tegen iemand expliciet iets zegt of vraagt. In dat geval zal TEAMS dit laten zien als een notificatie. Wil je deze notificaties later terugzoeken dan kun je dat doen met  /vermeldingen (ENG: /mentions). De lijst die je dan krijgt is een selectie uit een veel grotere Feed. Namelijk, een lijst die alles wat met jou te maken heeft bevat. Je vindt deze ook in de linker navigatie onder de knop ‘Activiteit’ (1), Kies voor FEED, typ een woord dat je zoekt (2) of filter via de drie puntjes (3).

In welke context heeft je collega dat gezegd?

Met /activiteit (ENG:activity) en vervolgens de naam van een medewerker krijg je een lijst van alle chats van deze persoon. Weliswaar alleen in kanalen en chats waar jij zelf ook toegang toe hebt. Handig als je op zoek moet naar iets waarvan je wél weet wie het heeft gezegd maar niet meer weet in welke chat of kanaal. In een situatie waarbij je iets zoekt wat je zélf hebt gezegd (maar niet meer weet waar) gebruik je de knop ‘Activiteit’ in de linker navigatie en kies je ‘Mijn activiteit’.

Je wilt niets missen

Als je lid bent van veel TEAMS kan dat een gevoel van controle verlies veroorzaken. Zeker als die TEAMS ook nog eens met verschillende kanalen werken. Een tip hierbij is om een lijst te vragen met alle ongelezen chats. Doe dat met het commando /ongelezen. Van zodra je een chatvenster opent worden alle chats in dat kanaal als gelezen beschouwd.

Zoeken in een bepaald kanaal

Zoeken in een kanaal of chat

Het zoekvak bovenin zoekt standaard in de hele organisatie. Als je in een specifiek kanaal of chat wilt zoeken gebruik je /zoeken. Vervolgens geef je aan in welk kanaal (je krijgt gelukkig een keuzelijstje) en vervolgens geef je je zoekwoord op. Als je al in een chatkanaal staat en je gaat daar op zoek naar een woord, dan kun je deze sneltoets beter gebruiken: Ctrl+F. Dat is de algemene sneltoets voor zoeken in webpagina`s en is door TEAMS overgenomen.  

‘Bots’ staan altijd voor je klaar

‘Bots’ zijn kleine programmaatjes die standaard handelingen kunnen uitvoeren. Ze duiken steeds meer op in TEAMS. Bots passen wel in dit artikel omdat zij ook heel happig zijn op commando`s. De naam van de Who-bot zegt meteen waar hij sterk in is: zoeken naar personen die gerelateerd zijn aan iets wat je vraagt. Je organisatie moet het gebruik van bots wel toestaan. Sommige bots (zoals Who) zoeken intern en vormen geen gevaar; anderen zoeken informatie op het internet en kunnen omwille van beveiligingsreden zijn uitgeschakeld. 

De werkwijze:

1. Installeer eerst de Who-bot vanuit de drie puntjes in de linker navigatie (meer apps).
Na installatie typ je in het zoekvak bovenin ‘Who’ en selecteer je de bot.

De who bot zoeken en instellen

2. Klik op de chat-button bovenin het scherm en typ ‘Who’. In het chatvenster van de Who-bot onderin vouw je het keuzelijstje uit met de standaard vragen. Maak een keuze uit een van deze vragen en vervolledig je vraag met een zoekwoord. De Who-bot is Engelstalig maar je zoekwoord mag Nederlandstalig zijn.

De who bot een vraag stellen

3. De Who-bot geeft je een resultaat van zijn zoektocht door de hele organisatie.

De who bot geeft antwoord

Merk op dat je in het zoekscherm van deze bot ook naar vergaderingen kunt zoeken die je met een bepaalde persoon hebt gehad.

Hulp is dichtbij

Omdat je nu eenmaal niet alles kunt weten typ je /help in om op de hulp-pagina van TEAMS te komen. Er zitten zelfs trainingsmodules bij die ingaan op specifieke functionaliteit. Wie fan is van sneltoetsen vindt hier de hele lijst. En de gevorderde gebruiker kan onder het tabblad ‘Wat is nieuw’ precies zien waarover hij/zij de kennis moet bijspijkeren. In dat geval kun je ook de korte route kiezen via /nieuw. Mijn advies: Kijk hier eenmaal per maand want het gaat hard met de TEAMS-ontwikkelingen.