Wijzing...

Vind inspiratie op mijn webblog

Actuele ontwikkelingen, nieuwe gadgets, slimme tips om het maximale te halen uit je Office, nieuwe trainingen: laat je inspireren én blijf op de hoogte via mijn blog.

Weblog van Roel Peeters

De voordelen van een klassikale workshop bij een Microsoft Office migratie

De overgang van Office-versie 2003 naar 2010 of 2013 is een pittige. Organisaties bieden hierin gebruikersondersteuning middels klassikale workshops en/of e-learning.
Dat alleen e-learning niet het gewenste resultaat oplevert heb ik meermaals ervaren.

Deze argumenten voor een klassikale start (eventueel gevolgd door e-learning) verzamelde ik in de vele migratieworkshops die ik reeds gaf:

  • Het werken in het Lint past in een logische denkwijze. Een logica die afwijkt van de menubalk in versie 2003. Als deze denkwijze bekend is vinden gebruikers ineens een stuk makkelijker de weg. Sterker nog, zij zien dan ook knoppen die ze niet eerder opmerkten. Een voorbeeld hiervan zijn de tabbladen met hulpmiddelen. Het inzicht hierin en het herhaalpatroon wordt pas duidelijk in een groter verhaal. En dat is niet in een e-learning item te vatten.
  • Waarom de leesweergave standaard is, waar de tabletweergave voor nodig is, dat het Lint ineens verdwijnt, waar het liniaal gebleven is en dat formuliervelden niet te vinden zijn,... dat zijn allemaal irritaties waar gebruikers snel tegenaan lopen en niet opzoeken in een e-learning module omdat zij simpelweg niet weten dat er een reden voor is.
  • Dat je knoppen aan de werkbalk voor snelle toegang kunt toevoegen is makkelijk aan te leren, ook via e-learning. Welke knoppen belangrijk zijn en waarom (of waarom niet) is interessante gespreksstof in een groep.
  • Plakken speciaal is uitgebreid. Wanneer je welke functie gebruikt en wat daarvan dan het voordeel is is makkelijker in een groepsinstructie te vervatten.
  • De mogelijkheden van SmartArts, tabellen (in Word en Excel), Grafieken, Sparklines en Draaitabellen zijn zo groot dat je in een e-learning instructie nog steeds de weg kwijt bent. Handiger is de gebruiker hierin aan het handje te nemen en de basis aan te leren. Dan is de motivatie om deze te gebruiken aangewakkerd en kunnen zij zich hier in verdiepen via e-learning.
  • Functies leren zonder de toepasbaarheid op enkele terreinen te bespreken mist het noodzakelijke kader waardoor mensen onthouden (context-leren). Kadrering is makkelijker in een groepssessie uit te voeren.
  • Het valt mij op dat Excel-gebruikers in de nieuwe versie toch hun oude gewoonten blijven gebruiken (bijvoorbeeld rechtermuis >> celeigenschappen). Echter, Excel is nou net verbeterd in functionaliteit en heeft voor veel functies kortere routes ingebouwd. Hier past het verhaal van snelheid en efficiency en de (gevorderde) gebruiker dient gemotiveerd te worden om nieuwe wegen te bewandelen. Hij gaat dit niet doen met e-learning omdat hij simpelweg deze items zal overslaan. Het kan immers ook op de "oude manier',dus.
  • De kracht van het navigatievenster in Word wordt pas duidelijk in een casus met een groot document waarin veel tekstverwerking en zoeken nodig is.
  • Steeds weer blijkt dat de deelnemers aan een migratieworkshop ook een deel basiskennis missen die al in de oude versie noodzakelijk was. Omdat dit onwetendheid is gaan zij niet op zoek naar deze functies. Zij worden vanzelfsprekend ook niet aangeboden in de e-learning. In mijn klassikale workshops maak ik dankbaar gebruik om deze ook even mee te nemen. De deelnemers waarderen dit heel erg (behalve wie frustrerend moet opmerken dat hij/zij al jaren inefficiënt werkt in Office...)
  • De meeste mensen zijn van nature niet echt voor veranderen. In een klassikale training is het meegeven van inzicht en het duiden van het waarom essentieel voor de adoptie van het nieuwe systeem.

Algemeen kun je zeggen dat de kracht van een klassikale workshop ligt in 2 grote voordelen

  • De trainer focust enkel op de belangrijkste functies waardoor deelnemer niet afdwaalt en in kortere tijd de belangrijkste functionaliteit meekrijgt
  • De trainer argumenteert de functies vanuit het werkveld en efficiency. Hierdoor stijgt de motivatie.

Ik zie een groot voordeel in de combinatie van klassikale instructie met e-learning (=Blended Learning):
Deelnemers horen tijdens de klassikale instructie veel in een korte tijd. Zij kunnen niet alles onthouden. Meestal onthouden zij de functionaliteit en de reden; niet de knop en de route. Dit laatste is echter snel op te vragen in de e-learning module. Dat is beter en sneller dan een klassikale herhaling of het lastig vallen van een collega. Daarenboven kunnen wij na het volgens van een klassikale workshop met inzicht de e-learning leerstof beter kaderen in het grote geheel.

Al het bovenstaande gaat alleen op als de klassikale instructie meer is dan alleen maar 'een knoppentraining'. Kadrering, inzicht en toepasbaarheid zijn essentiële onderwerpen die als rode lijnen aanwezig dienen te zijn.

In de praktijk

De afgelopen jaren heb ik veel organisatie begeleid naar nieuwe Office-versies. In mijn portfolio kun je diverse cases (inclusief de lovende woorden van deelnemers) lezen. Enkele voorbeelden: Administratiekantoor Zoer, Zorgcombinatie De Noorderboog, Sabanoord en Nederlands Bijbelgenootschap.

Meer weten?

Natuurlijk kan ik je veel meer vertellen over Office-migraties. Neem een kijkje bij mijn dienst Office-migratie of neem contact met me op.

Plaats een reactie

U plaatst een reactie als gast

SharePoint Online

SharePoint is hét Microsoft platform bij uitstek om mensen digitaal bij elkaar te brengen en efficiënt online te laten samenwerken. Het is onderdeel van Office 365 en in die combinatie bevat het alles wat je nodig hebt voor een online werkplek.

Ik kan je helpen met SharePoint

Contact

Ik sta open voor uitdagingen, groot of klein!

06 - 271 614 05

E-mail: info@roelpeeters.nl (je kunt ook het contactformulier gebruiken)