SharePoint Online is booming. Het neemt de oude netwerkschijven met de mappen over en faciliteert het samenwerken. We zien het snel opkomen bij zowel kleine ondernemingen als bij grote organisaties; bij profit, non-profit en overheden. Dat heeft een reden: we willen plaats- en tijdonafhankelijk samenwerken en daarom onze data in The Cloud zetten. Wij hebben er al vaak aandacht aan besteed en je kunt er veel over lezen.

In dit artikel geef ik je adviezen om ervoor te zorgen dat Sharepoint doet wat het zegt: “Informatie makkelijk opslaan, bewerken, vinden”. Hoe je ervoor kunt zorgen dat Sharepoint geen “Draak” wordt in de organisatie. Dat vertel ik op basis van fouten en misverstanden die ik tegen kom.

Het einde van de Windows-mappen is nabij. We hebben ooit onze archiefkasten en ordners gedigitaliseerd naar Windows-mappen. We wisten niet beter en het kon ook niet anders. Maar vandaag kunnen we rekenen op krachtige computers met zoekmogelijkheden waar wij niet kunnen tegen ‘klikken’. Waarom zoeken wij nog, mapje voor mapje, in een mappensysteem dat er uit ziet als een wijd vertakt grottenstelsel? Het is tijdrovend, niet effectief en vaak frustrerend...

Lees snel verder als jij ook niet gelukkig bent met de mappenstructuur!

Digitale informatie komt van alle kanten en op onverwachte momenten. Je moet het dus ook op iedere plaats kunnen verzamelen. Met OneNote op je pc, Windowstablet en/of -smartphone lukt dit. Daarbij is OneNote sinds de versie 2010 eindelijk volwassen geworden. Het heeft zich genesteld in alle Microsoft programma`s én ook in Internet Explorer. Het zit gewoon in de standaardversie van Microsoft Office. Op de huidige windows smartphones staat het programma standaard in het startscherm.

Zit je ook wel eens te turen naar stapels papier op je bureau? Klik je ook je muisvinger lam bij het doorspitten van lange rijen mapjes op de netwerkschijf? Vraag je jezelf wel eens af hoe het komt dat niet iedereen dat probleem heeft? Laten we dan eerst even onderzoeken of je een ‘filer’ of een ‘piler’ bent.

Het gebruik van de Windows Verkenner en de bekende windowsmappen is steeds minder effectief. Deze mappen zijn ingedeeld volgens een bepaald denkpatroon (=algoritmisch) en als je een bestand wilt zoeken moet je datzelfde denkpatroon volgen. Dat is meestal geen probleem in je eigen mappenstructuur maar wel in dat van een ander. Daarnaast kun je nooit bestanden bij elkaar zoeken die tot meerdere mappen behoren en beantwoorden aan bepaalde voorwaarden. Filteren en sorteren is maar beperkt mogelijk. Het online delen en samenwerken in bepaalde mappen is al helemaal een probleem.

Ik maak steeds minder mapjes. Een simpele boomstructuur in ‘mijn documenten’ en een drietal mapjes in Outlook. Windows 7 en Office 2010 hebben van ‘zoeken’ topsport gemaakt en daarvoor de nodige krachtpatsers ingebouwd. Het gaat er om je bestandsnamen en onderwerp regels slim te formuleren en eventueel wat labels (tags) toe te voegen aan je bestanden. Vervolgens doet Windows Desktop Search het werk. XP-gebruikers dienen de plug-in te downloaden, Vista en WIN7-gebruikers hebben hem al onder de windowsknop zitten. ALLES (programma`s, documenten, e-mails, muziek,…) wordt bliksemsnel doorzocht. Zelfs de muis hoeft niet meteen aan de slag.

Download hier het artikel