Als je het geluk hebt om met je organisatie in Office 365 te (gaan) werken, dan heb je vast de mogelijkheid om Outlook Groepen te maken. Dit is een waanzinnig makkelijke en heel efficiënte manier om alle communicatie en documentatie van een project op 1 plek te verzamelen. Outlook Group, Groep, Office 365 Groep, ... allemaal termen voor dezelfde functionaliteit waar iedere gebruiker van de Microsoft Cloud straks mee te maken krijgt.

Microsoft Outlook is de secretaresse van de secretaresse. Tenminste, als je Outlook zo hebt opgevoed dat dit programma zoveel mogelijk werk uit handen neemt. Je kunt veel automatiseren met Outlook-regels en snelheid winnen met sneltoetsen.

In dit artikel wil ik “Snelle Stappen” onder de aandacht brengen. Als je die nog niet ontdekt hebt val je zo meteen van je stoel. Het is een nieuwe functie in Outlook die wat onduidelijk is en waardoor heel veel Outlook gebruikers één van de beste tools in Outlook links laten liggen. Daar wil ik nu een einde aan maken.

Ik moet vaak de volgende irritatie uit de wereld helpen: als je op 'aan' klikt staan de contactpersonen staan in de lijst op voornaam in plaats van op achternaam.

Het probleem is niet de stroom aan e-mails, wél de verwerking er van. Hoe doe je dat snel, effectief en op een manier dat alles op het juiste moment weer onder je aandacht komt? Lees mijn methode op secretaresse-nieuwtjes

Ik heb al een hoop hulpgeroep gehoord op het secretariaat. Met name daar waar vergaderingen verkeerd lopen, verdwijnen of conflicten geven. Het kan een pittige zoektocht zijn naar de oorzaak van deze vergaderconflicten. Maar vaak zie ik onwetendheid over het vergaderproces in Outlook. Dat kan zijn omdat een afdeling van Groupwise of Lotus overgezet is. Of simpelweg omdat het over complexe vergaderprocessen gaat. En dat laatste kun je niet leren op de secretaresseopleiding of in een Outlook boek. Ik help je alvast op weg.

Je had de vergadering in Den Haag verplaatst naar Utrecht maar je manager ziet op zijn Ipad geen wijzigingen. Dat wil je niet, natuurlijk! De iPad staat standaard in push-mode. Hierdoor synchroniseert deze niet altijd alle afspraken. En dat is niet te vertrouwen.

De Social Connector in Outlook 2010 zorgt er voor dat je updates van je vrienden en contacten meteen in zicht krijgt als je een e-mail krijgt. Je kan meerdere netwerken aan de Social Connector koppelen, zoals Facebook, LinkedIn, Myspace en Windows Live.

Om de LinkedIn Connector te installeren neem je de volgende stappen:

• Ga naar LinkedIn
• Download de connector
• Na installeren krijg je een pop-up. Voer hierin je gebruikesgegevens van LinkedIn
• Ga i Outlook naar Tabblad Beeld en geef bij Deelvenster personen Normaal aan. Vanaf dan staat het venster altijd aan en kun je het in- en uitklappen met het zwarte driehoekje in de hoek.
• In dit venster krijg je de updates LinkedIn te zien.

Opmerkingen:

• Dit systeem is gerelateerd aan het e-mailadres. Dat betekent dus dat je geen updates zult zien van je contact als deze met zijn privé-emailadres mailt. Daarvoor is dan weer facebook interessant.
• Zoals je zult merken scant dit venster ook de laatste berichten, bijlagen en afspraken die je met deze persoon hebt gedeeld. Via de filterknoppen links kun je dit aangeven.

Volg bovenstaande stappen voor de Facebook Connector, die je hier kan downloaden

Een e-mail sturen aan grote groepen mensen doen we vaak. Via distributielijsten of mailgroepen is dat snel geregeld. Maar iedereen krijgt dan hetzelfde bericht. Als je de geadresseerde persoonlijk zou aanspreken, kom je meteen veel sterker binnen. Voor een event wil je toch graag persoonlijk worden uitgenodigd? Dat is wat je kunt met ‘Mailmerging’.

Mail jij jezelf wel eens opdat je het niet zou vergeten? Of ben jij die alleskunner die alles in het hoofd opslaat? Zet jij jezelf wel eens in de BCC zodat je de verstuurde e-mail als reminder in je eigen inbox kunt bewaren om deze op te volgen? Wat je van bovenstaande ook doet: het is allemaal onnodig!

Wil je liefst de hele tijd je Outlookagenda in het zicht houden? Wil je het takenlijstje op je bureaublad? Het kan allemaal met het gratis tooltje 'Outlook On The Desktop". Van zodra je dat geïnstalleerd hebt verschijnt de Outlookmodule die je verkiest als een semi-transparant en klikbaar programma op je bureaublad. Geen enkele applicatie die hem dan nog durft wegdrummen.