Toen ik in de LinkedIngroep van Management Support begon over taakmanagement in Outlook liep de discussie meteen als een trein. Voor sommigen ging er een complet nieuwe wereld open, anderen gebruikten de taken niet effectief en enkele hadden geweldige toepassingen gevonden voor dit Outlook-speeltje.

Groupwise was een favoriet E-mail- en Agendaprogramma van grote bedrijven en de overheid. Toen Outlook in versie 2003 nog in de kinderschoenen stond spande GroupWise de kroon. Ik spreek in de verleden tijd want ik ben betrokken geweest bij grote migraties van Groupwise naar Outlook. En dat gaat nog wel even door. Tijdens de gebruikerstrainingen waarin ik de verschillen uitleg ben ik tegen heel wat problemen aangelopen. Met name op het secretariaat moeten de processen van e-mail en agenda totaal anders gaan lopen na een migratie van GroupWise naar Outlook. De praktijk leerde mij dat secretariaten die hierin niet werden getraind compleet de mist ingingen. Agenda`s raakten corrupt, afspraken verdwenen en de controle was helemaal weg.

De programma`s in de Microsoft Office suite hebben één ding tegen: ze zijn zo uitgebreid dat de gebruiksvriendelijkheid vaak te wensen over laat. In mijn trainingen merk ik blije reacties als ik de deelnemers hier en daar een vinkje laat wijzigen of een piepklein knopje laat indrukken. Daarom hier een lijstje. Als je ze allemaal al kent ben je zeer Microsoft-kundig!

Het leesvenster in Outlook is aan te raden maar dan moet je wel even instellen dat een e-mail niet als gelezen wordt beschouwd als je deze in het leesvenster ziet

Zelf heb ik er niet zo veel mee maar ik hoor vaak vragen hoe je het lettertype van de Outlookberichten en -vensters kunt wijzigen. En hoe je de lijst in je inbox met meer of minder gegevens kunt weergeven. Het wil zeggen dat velen nood hebben aan het personaliseren van Outlook.

Gelukkig kan dat ook allemaal. Microsoft heeft echter weinig gebruiksvriendelijkheid gestoken in deze instellingen. Daarom wijd ik er graag dit artikel aan.