Wijzing...

Vind inspiratie op mijn webblog

Actuele ontwikkelingen, nieuwe gadgets, slimme tips om het maximale te halen uit je Office, nieuwe trainingen: laat je inspireren én blijf op de hoogte via mijn blog.

Weblog van Roel Peeters

Articles tagged with: sharepoint

Help, ik word contentbeheerder

Waarom we eigenlijk efficiënter moeten werken? Waarom het allemaal sneller moet? In mijn trainingen lach ik deze vraag weleens weg met de laconieke opmerking dat we dan meer koffie met elkaar kunnen drinken en onze weekenduitspattingen wat uitgebreider kunnen vertellen. Sinds enige tijd heb ik één stevig argument gevonden: er komen ICT-taken bij! Wie in een organisatie werkt waar SharePoint zijn intrede heeft gedaan die heeft het al gemerkt of moet nog wakker worden.

Een SharePoint-omgeving biedt een schat aan kansen en mogelijkheden voor het secretariaat om de touwtjes van het proces en de communicatie stevig in handen te nemen. In dit artikel zoom ik in op het stukje informatievoorziening via het Intranet of Extranet, gebouwd in Sharepoint.

Informatiemanagement in SharePoint

SharePoint Online is booming. Het neemt de oude netwerkschijven met de mappen over en faciliteert het samenwerken. We zien het snel opkomen bij zowel kleine ondernemingen als bij grote organisaties; bij profit, non-profit en overheden. Dat heeft een reden: we willen plaats- en tijdonafhankelijk samenwerken en daarom onze data in The Cloud zetten. Wij hebben er al vaak aandacht aan besteed en je kunt er veel over lezen.

In dit artikel geef ik je adviezen om ervoor te zorgen dat Sharepoint doet wat het zegt: “Informatie makkelijk opslaan, bewerken, vinden”. Hoe je ervoor kunt zorgen dat Sharepoint geen “Draak” wordt in de organisatie. Dat vertel ik op basis van fouten en misverstanden die ik tegen kom.

Omgaan met sjablonen

Ik kom het continu tegen op de werkvloer: een document wordt heropend, inhoud wordt verwijderd waar nodig en vervolgens wordt het onder een nieuwe naam weer opgeslagen. Geen probleem als dat ad-hoc gebeurt. Maar als het om notulen gaan of declaratieformulieren… dan is dit niet de handige manier. Een tweede issue is een eigentijdse: hoe kan ik makkelijk mijn sjablonen beheren als ik in SharePoint werk?

Publiceren op SharePoint

Als je organisatie in SharePoint werkt is de kans groot dat ook het intranet en zelfs de website (extranet) in SharePoint worden gebouwd. In dat geval komt er wellicht een nieuwe taak bij voor jou: publiceren van informatie op het intranet in Sharepoint. In een vorig artikel beschreef ik het waarom en de kansen die hierin liggen.

Onderstaand geef ik de belangrijkste vaardigheden weg. Wie “in de overgang” zit naar Sharepoint heeft met dit artikel alvast een bespreekdocument en ook de inhoud voor een trainingsvraag; wie al stevig aan het publiceren is kan misschien wat gaten in de kennis vullen.

SharePoint = het nieuwe archiveren

Zit je ook wel eens te turen naar stapels papier op je bureau? Klik je ook je muisvinger lam bij het doorspitten van lange rijen mapjes op de netwerkschijf? Vraag je jezelf wel eens af hoe het komt dat niet iedereen dat probleem heeft? Laten we dan eerst even onderzoeken of je een ‘filer’ of een ‘piler’ bent.

SharePoint koppelen aan Outlook

Heb je ook te maken met SharePoint? Ja? Dan ben je wellicht ook al verdwaald in dit doolhof? SharePoint is eenMicrosoft-applicatie en gaat steeds meer de bekende Windows-mappen vervangen, het intranet geschikt maken om samen te werken en het e-mailverkeer indijken. Het duurde bij mij wel even voor ik er mijn weg in had gevonden.

In dit artikel maak ik je duidelijk hoe je bijvoorbeeld een business event kunt managen in SharePoint. De reden waarom je dit in SharePoint doet is het feit dat je er allerlei functionele lijsten aan kunt toevoegen en je de hele projectsite met bepaalde personen (ook externen) kunt delen. En omdat Outlook dé communicatietool is met de betrokkenen maak ik hiermee een koppeling. Dat maakt de stap wat kleiner en het overzicht makkelijker.

SharePoint zet vergaderen op zijn kop

In het kader van papierloos vergaderen wordt er duchtig gebruik gemaakt van online platforms en apps van Ibabs, Notubox, OwnCloud, Zorgoplossingen.nl, papierloosvergaderen.nl, Notubiz, Spotdog enz. De meeste van deze tools zijn niet of nauwelijks geïntegreerd in de kantooromgeving die in de meeste gevallen Microsoft is. Dat is vooral vervelend als het gaat om het lezen en vooral bewerken van documenten. Vergaderverzoeken en vergaderstukken circuleren vaak via de Outlookomgeving en die mag ook lang niet altijd meespelen met deze vergadertools.

In dit artikel wil ik het papierloos vergaderen toelichten vanuit de Microsoftomgeving die SharePoint heet. Mijn ervaring is dat organisaties vaak SharePoint draaien maar dat men het niet weet of geen kennis heeft van de mogelijkheden. Ik wil en beeld schetsen van hoe het zou kunnen. Ter overweging en discussie.

SharePoint: weg met de Windows-mappen

Het gebruik van de Windows Verkenner en de bekende windowsmappen is steeds minder effectief. Deze mappen zijn ingedeeld volgens een bepaald denkpatroon (=algoritmisch) en als je een bestand wilt zoeken moet je datzelfde denkpatroon volgen. Dat is meestal geen probleem in je eigen mappenstructuur maar wel in dat van een ander. Daarnaast kun je nooit bestanden bij elkaar zoeken die tot meerdere mappen behoren en beantwoorden aan bepaalde voorwaarden. Filteren en sorteren is maar beperkt mogelijk. Het online delen en samenwerken in bepaalde mappen is al helemaal een probleem.

SharePoint Online

SharePoint is hét Microsoft platform bij uitstek om mensen digitaal bij elkaar te brengen en efficiënt online te laten samenwerken. Het is onderdeel van Office 365 en in die combinatie bevat het alles wat je nodig hebt voor een online werkplek.

Ik kan je helpen met SharePoint

Contact

Ik sta open voor uitdagingen, groot of klein!

06 - 271 614 05

E-mail: info@roelpeeters.nl (je kunt ook het contactformulier gebruiken)