Viva Insights analyseert je Soft Skills

De huidige mogelijkheden in MS365 (Microsoft 365) en Microsoft Teams dragen bij aan communicatie, teamwork en leiderschap. Dat zijn ‘Soft Skills’. Ook al hebben die niet meteen iets te maken met ‘digitle vaardigheden’ het is wel mogelijk om hier digitaal inzicht in te krijgen. Inzicht in de mate waarin je digitaal communiceert met je omgeving. Want dat heeft invloed op de fysieke communicatie met diezelfde omgeving.

Lees verder en het wordt wellicht duidelijk.

Viva Insights analyseert je verbinding

Viva Insights (https://viva.cloud.microsoft/) is een persoonlijk dashboard dat al je activiteiten binnen M365 bijhoudt en op basis daarvan aanbevelingen geeft in de vorm van ‘werkplannen’. Insights maakt deel uit van het grotere VIVA en is inbegrepen in je Microsoft abonnement. Deze applicatie dient wel door je organisatie te worden geactiveerd. Je krijgt er heel veel inzichten en aanbevelingen om je persoonlijke workflow te verbeteren maar in dit thema is vooral het werkplan ‘Teamwerk’ interessant. Dat geeft analyses in de wijze waarop en met wie je digitaal communiceert. Daarnaast geeft het aanbevelingen om je werkrelaties te versterken.

De cirkel van invloed

Er is een pagina die jouw belangrijkste samenwerkers in beeld brengt. Het criterium is de mate waarin je digitale interactie hebt met hen. Zoals we dat kennen in ‘De Cirkels van Invloed’ worden deze in drie ringen weergegeven, naarmate de frequentie van contact. Dit kan verrassende inzichten geven. Soms verwacht je niet dat collega`s zo dicht bij je staan en sommige personen aan de buitenzijde horen voor je gevoel in de eerste ring.

Complimenten geven

Dit stimuleert om je belangrijke personen in de eerste ring een compliment te geven. Dat kan via de tab ’Welzijn’. Daar heb je de mogelijkheid om via Teams-chat een sticker of een geschreven compliment of bedankbericht te sturen.

Je kunt de analyse van Viva Insights ook laten voor wat het is en zelf met een sterretje aangeven wie je belangrijke personen zijn. Hierdoor worden activiteiten van deze personen via notificaties en berichten aan jou aangereikt als dit relevant is. Die acties kun je dan alvast niet missen. Automatisch wordt de kans groter dat je sneller op hen reageert. En dit versterkt het vertrouwen en de band van deze mensen met jou.

Wat zijn je communicatiegewoontes?

Op de pagina ‘Teamwerk’ staat ook een overzicht van je communicatiegewoonten over de afgelopen vier weken. Het geeft aan hoeveel tijd je hebt gestopt in mailen, chatten en vergaderen. De overgebleven tijd is je ‘focustijd’. Dat is de tijd die je had om je eigen taken af te handelen. Is dit ook zoals jij het ervaart? Is dit ook zoals je het zelf wenst? Of is dit een mooie spiegel om daar iets aan te veranderen?

Wat zijn je vergadergewoonten

De wijze waarop je deelneemt aan vergaderingen zegt iets over de wijze waarop je in de wedstrijd zit. Op het dashboard zie je o.a. je betrokkenheid in vergaderingen, je stiptheid in deelname, of je tijdens vergaderingen aan het chatten of mailen bent (al is dat heel discutabel want als je actief vergadert kan het zijn dat je meteen taken uitzet, mensen bericht of informatie ophaalt bij anderen), hoe de gemiddelde opkomst was en of de vergaderingen niet te lang duurden. Al deze inzichten zijn voor iedereen anders interpreteerbaar maar het gaat erom hoe jij zelf deze resultaten beoordeeld ten aanzien van je eigen rol in de organisatie. In veel gevallen is er wel één ding dat je triggert en waar je iets aan wil doen. En daar ligt de winst voor jezelf en tegelijkertijd het voordeel dat de mensen om je heen van jou kunnen verwachten. Niet omdat ‘de baas het zegt’ maar omdat harde data je een inzicht hebben gegeven.

Interacties fijn slijpen via Outlook

In Outlook kun je ViVa Insights openen via de knop ‘Apps’ in het Lint. Daar vind je geen inzichten maar snelle acties naar aanleiding van de inzichten die je hebt opgedaan in het Insight dashboard.

Pas je aan aan de werktijden van anderen

Je kunt instellen dat een intern e-mailbericht pas verzonden wordt tijdens de werktijden van de ontvanger. Daarmee vergroot je de kans dat je gezien/gelezen wordt en vergroot je dus je impact.

Ben je beschikbaar?

Aangeven in welke mate je beschikbaar ben of niet gaat eigenlijk veel verder dan ‘een blokje bezet of vrij in je agenda’. Beschikbaar zijn is genuanceerder. Viva Insights via Outlook geeft je de mogelijkheid om vaste lunchpauzes in te stellen, blokken te zoeken waarin je focustijd krijgt en stiltetijden in te stellen waarbij alle notificaties automatisch worden uitgeschakeld en je me-time kunt nemen. Als je je agenda open zet op het niveau van ‘onderwerp en locatie’ dan zien je collega`s ook deze naamgeving staan. Daarmee geef je inzicht in waarom je niet beschikbaar bent, geef je stiekem ook aan dat je goed voor jezelf zorgt en inspireer je anderen dat ook te doen.

Het zijn allemaal geautomatiseerde blokken in je agenda maar je hebt altijd de mogelijkheid om een dergelijke ‘afspraak met jezelf’ er weer uit te halen. Zelf heb ik namelijk de ervaring dat het systeem wel erg zijn best doet om mij rustig te laten werken want er staan heel veel focusblokken in mijn agenda. Tijdens mijn weekplanning kijk ik waar er blokken uit mogen en ik beschikbaarheid houd voor overleg.