Copilot als notulist

De vraag is of deze titel klopt?
Niet helemaal, eigenlijk. Ik wil in dit artikel aanduiden welke plek Microsoft 365 Copilot kan innemen in het proces van verslaglegging. Het woord ‘Copilot’ impliceert al meteen dat deze AI-app enkel assisteert. En dat klopt. Jij blijft in de lead en bent eindverantwoordelijk voor de notulen.

Technische eisen

Voor je verder leest moeten we meteen helder maken wat de technische voorwaarden zijn om überhaupt verslagen te laten maken door Copilot.

Je kunt een vergadering met gratis en betaalde tools opnemen en laten transcriberen (= omzetten naar tekst). Vervolgens zet je dat in eender welke gratis of betaalde AI-app en laat je er een samenvatting van maken. Die weg wil ik hier niet bewandelen. Ik wil de privacyregels volgen (geen persoonsgegevens naar buiten) en de security-regels hanteren (geen bedrijfsinformatie naar buiten). Daarom valt de keuze hier op de betaalde versie van Copilot: Microsoft 365 Copilot. In alle eerlijkheid moet ik ook zeggen dat, op het moment van schrijven, er nog geen groen licht is gegeven door SLM-rijk en hun DPIA nog twijfels bevat over de transparantie die Microsoft biedt over hun metrische gegevens. Microsoft zelf geeft aan dat er geen persoonsgegevens of eendere welke informatie door hen wordt gebruikt.
Het extra voordeel van Microsoft 365 Copilot is at deze werkt binnen de bedrijfsomgeving en er dus geen extra handelingen en up- en downloads nodig zijn.

Voorwaarde is wel dat de vergadering wordt opgenomen met Microsoft Teams en er een transcript wordt gegenereerd.

Als iedereen Online is worden de namen van de sprekers herkent en meegenomen in het transcript. Zitten er deelnemers in een ruimte dan lukt dat niet. Geen probleem als je dat niet nodig vindt. Weet dat Microsoft Teams recent de mogelijkheid biedt aan iedereen persoonlijk om stem en gezicht op te nemen zodat Team je overal herkent; ook al ben je in een ruimte met meerdere personen. Deze mogelijkheid kan uitgeschakeld zijn voor je organisatie. Indien ingeschakeld dient iedereen dit nog wel individueel te activeren.

Waar vind ik de notulen?

Als je de transcriptie bij de opname laat meelopen kan Copilot al meteen verslag leggen of antwoorden beantwoorden. Zelfs na een stevige discussie kan er meteen een samenvatting worden opgevraagd.

Na afsluiten van de opname wordt de meeting in de vergader chat geplaatst. Via de knop ‘Overzicht’ kom je in een scherm met heel veel functionaliteit, waaronder het opvragen van een verslag, het maken van besluitenlijsten of het creëren van actielijsten.

Opnames zijn later altijd weer via Stream (1) te openen en van daaruit opnieuw te bevragen met Copilot (2). Copilot zet de basisacties al meteen klaar (3) en geeft een aantal ideeën om door te vragen (4). Je kunt zelf een prompt opstellen (5) waarbij hij het transcript zal gebruiken om je te beantwoorden (6) maar ook zelf ‘redeneert’ en ‘adviseert’ op basis van wat er werd gezegd.
Vaak zetten organisaties retenties op opnames en krijgt de eigenaar van de opname een bericht dat deze binnen x-tijd wordt verwijderd. Daarom is het creëren van het verslag en vervolgens opslaan in Word altijd wel nodig en/of veilig.

De extra voordelen van Copilot-hulp

Tijdsbesparing voor de notulist

Tijdens de vergadering hoef je niet meer te schrijven. Misschien kun je je juist focussen op de ontvangst, de menselijke interactie, de temperatuur van de omgeving en het bewaken van de tijd. Meteen na de vergadering zijn de notulen voor 90% klaar.

Tip: als de leidraad van de vergadering een PowerPoint is, gebruik dan PowerPoint Live in de meeting. Daarmee wordt je opname super gestructureerd en alle inhoud wordt meteen meegenomen in het verslag.

Niets vergeten

Een transcript is een woordelijk verslag. Daarin mist niets. Let er wel op dat Copilot een verslag genereert op basis van het transcript maar daarin meestal nooit volledig is. Hij besluit zelf wat er relevant is en wat niet. Mijn ervaring is dat hij wel alle agendapunten oppikt maar dat het vaak nodig is om over bepaalde punten wat doorvragen te stellen. Het is met name belangrijk door te vragen hoe tot een besluit is gekomen en welke afwegingen daarin zijn gemaakt. Copilot weet het wel (leest gewoon het transcript) maar je moet hem wel uitvragen.

Verduidelijking vragen

Je kunt in het opname-overzicht snel klikken naar een moment waarop iets wordt gezegd. Dat kan zowel via de video als via het transcript. En ook via een prompt kun je Copilot vragen of er meer details werden verteld over een onderwerp of welke afwegingen er werden gemaakt om tot het besluit te komen.

Taken uitfilteren

Het Copilot verslag geeft standaard taken die Copilot zelf bedenkt vanuit de inhoud van de vergadering en de woorden in de transcriptie. Je kunt er vervolgens via de prompt altijd op doorvragen.

Personaliseren of juist niet

Je kunt Copilot vragen om wél de personen te noemen die wat hebben gezegd of juist vragen de namen weg te laten. Je kunt ook vragen om alle namen te wijzigen in een bepaald woord, bijvoorbeeld ‘een deelnemer’. Of je vraagt de namen weg te laten in het verslag maar de takenlijst juist wél te personaliseren.

Meertaligheid

Bij starten van de opname geef je aan in welke taal de vergadering is. Dat wordt het transcript. Maar later kun je Copilot een verslag laten maken in eender welke taal. Gewoon vragen via de prompt.

De notulist blijft ‘de piloot’

Als je verantwoordelijk bent voor het opleveren van het verslag en je doet dat via Copilot dan ben je nog steeds eindverantwoordelijk. Copilot is GenAI, een taalmodel. Dat is geen exacte wetenschap. Het is foutgevoelig want het streeft niet naar correctheid. Check vooral de correctheid van de besluiten want besluitvorming is en blijft nog steeds een menselijke aangelegenheid. Daarnaast zijn wij als mens nog steeds beter in staat om begrip te tonen en sociale interactie te duiden. Dat weegt soms mee in de verslaglegging.

Is er nog wel een notulist nodig?

Alle functionaliteiten die hierboven werden beschreven kan iedere deelnemer aan de vergadering ook zelf doen met een Microsoft 365 Copilot- licentie. Tenzij de notulen geformaliseerd moeten worden en/of ergens dienen gedeeld of opgeslagen te worden is er inderdaad geen notulist nodig. Of concreet: de bestuur secretaresse dient nog nabewerking en controle te doen; een afdeling- of projectoverleg heeft geen notulist meer nodig als iedereen Copilot heeft. Het is dan aan de deelnemers om al-dan-niet gepersonaliseerde notulen te vragen en zelf de controle te doen op de inhoud.

‘De Heilige Graal’ voor de notulist?

Als ik enkele nadelen of risico`s moet benoemen dan denk ik vooral aan de privacy. Opnames zijn snel verspreid of ergens opgeslagen, uitspraken zijn in de toekomt niet altijd meer geldig en de vraag is of deelnemers niet juist gaan zwijgen wanneer de opname start. In vergaderingen wordt ook ‘off-the-record’ gesproken. Dat moet je nu wel heel letterlijk zien en de opname stopzetten als dit zich voordoet. Daarnaast is dit hele systeem sterk afhankelijk ban techniek. Zowel de vergadersetting, de opname-kwaliteit als de uiteindelijke verwerking zijn stuk voor stuk mogelijke hindernissen. En vervolgens vraagt het een heel andere manier van vergaderen. Iedere inbreng in de vergadering is nu bruikbaar materiaal voor latere promptvragen. Wie er niet bij is mist een belangrijk podium om een duurzame bijdrage te leveren aan de interne informatie. Het is ook niet meer 1 persoon die de kern van de zaak samenvat maar een AI-app die zonder onderscheid des persoons en niet belast met bias alles verslaat wat er wordt ingebracht.  
Ik weet het ook niet. We gaan er allemaal samen in duiken en er ook wel weer onze weg in vinden.