Kies voor een Teams-Webinar in plaats van een meeting

Als je onderstaande wensen hebt, kies dan voor de webinar functionaliteit van Microsoft Teams:

Je wilt geen vergaderlinkjes sturen maar een inschrijflink
Je wilt geen outlook-afspraak sturen maar een mooie uitnodiging in huisstijl
Je wilt automatische overzichten van inschrijvers, afmelders en aanwezigen
Je wilt enkele extra vragen stellen bij inschrijving (naam organisatie, kennisniveau, opname in mailinglijst enz.)
Je wilt niet zomaar iedereen in de meeting hebben

Veel kans dat je minstens één van bovenstaande wensen hebt van zodra je een goed voorbereide online meeting wilt verzorgen. En ook als je slechts één van bovenstaande wensen hebt, dan adviseer ik alsnog voor Teams-webinar te kiezen. Gewoon omdat het zo makkelijk is. De focus ligt hier namelijk niet op ingewikkelde studio technologie (wat de naam vermoed) maar op het inschrijfproces. Ik heb inmiddels zoveel ervaring dat ik je graag doorheen het proces leid en wat geleerde lessen met je deel.

Stap 1: Zet het webinar op

Vanuit je Teams-agenda kies je via de knop ‘Nieuwe Vergadering’ voor ‘Webinar’. Meteen wordt er een formulier geopend. Daarin staan meerdere tabbladen die je de mogelijkheid geven je webinar haarfijn in te richten.

Instellingen

De basisgegevens (1)

Op de eerste pagina komen de belangrijkste gegevens. Houdt er bij de titel rekening mee dat de inschrijvingen in de agenda van de deelnemers terecht komen. Een titel als “Online workshop politieke sensibiliteit” is dan een goed geformuleerd onderwerp omdat dat een maand later in de agenda van de deelnemer meteen weer duidelijk is wat het is en de collega`s van de deelnemer het ook begrijpen als zij inzage hebben in diens agenda.. Het veld ‘Beschrijving’ is meteen de uitnodigingstekst. Zet hier zoveel mogelijk informatie in. Dat is alles wat je in een uitnodiging voor een fysieke meeting ook zou plaatsen. Het zou zomaar kunnen dat je dezelfde tekst ook op een website hebt gezet waarin de link naar dit webinar staat. In dat geval is het dubbel op. Dat is nog steeds oké omdat de tekst op de website vindbaar is en de tekst in de uitnodiging niet. Die laatste is dan weer relevant om snel te herlezen voordat je als deelnemer het webinar instapt. De organisator kun je niet wijzigen. Dat ben jij, de maker van deze webinar. Je kunt wél medeorganisatoren aanstellen. Dat dienen personen te zijn uit je eigen organisatie. Die kunnen de meeting nooit cancelen maar hebben wel alle rechten om de Webinar opties te wijzigen, de deelnemer analyses te bekijken en de vergaderopties aan te passen. Het veld presentatoren kun je ook vullen met e-mailadressen van buiten je organisatie. Zij hebben automatisch de rol van ‘presentator’ in de meeting (kunnen bijvoorbeeld standaard scherm delen) en worden genoemd in de uitnodiging. Als laatste kun je nog aangeven of deelnemers van buiten de organisatie mogen inschrijven of niet. Kies ‘Uitnodiging verzenden’. De meeting komt in je eigen agenda en de mede-organisatoren én presentatoren krijgen een vergaderverzoek.

Vergaderopties

Via de ‘Opties voor vergadering’ zie je dat een webinar precies dezelfde functionaliteiten heeft als een reguliere teamsmeeting. Het verschil is dat Teams zelf heeft bedacht welke van belang zijn voor een professioneel webinar. Zo zijn alle camera`s en microfoons van deelnemers uitgezet en staat de Q&A al aan. Echter, jij bepaalt of dat echt zo moet. Je kunt namelijk alle mogelijkheden aan of uitzetten. Weet dat dit later ook nog kan en ook tijdens de meeting nog kan aangepast worden. Met deze vergaderopties bepaal je hoe interactief je het webinar wilt hebben. Zo is het wenselijk en meer beheersbaar dat in een meeting met heel veel deelnemers de chat wordt uitgezet en enkel Q&A wordt gebruikt. Als chatmoderatoren uit je eigen organisatie komen, maak ze dan medeorganisator. Zijn ze van buiten de organisatie dan kun je ze, van zodra zij deelnemen aan het webinar, de rol van presentator geven. Want ook al is de chat uit, de Q&A dient bedient te worden in de rol van medeorganisator of presentator.

Bio van presentatoren (2)

De namen van de presentatoren kun je verrijken met contactgegeven, organisatie, socials en een biografie. Een functionaliteit waarbij je twijfelende inschrijvers over de streep kunt trekken (als je tenminste krachtige presentatoren hebt ingeschakeld…)

Alles in de huisstijl (3)

In het tabblad ‘Thema’s’ kies je voor een banner, een logo en één huisstijlkleur. Als er een privacyverklaring is gedefinieerd door IT wordt deze meteen meegenomen. Als je deze ziet, check dan meteen even of deze intern is geplaatst. Daar heeft een externe deelnemer namelijk niets aan. IT kan dan in samenspraak met de webmaster zorgen dat de privacyverklaring op de website komt te staan.

Registratie instellingen (4)

In het tabblad ‘Registratie’ kun je het maximum aantal deelnemers opgeven tot 1000 personen. Hier kun je ook instellen of er een handmatige goedkeuring is verreist, of er een wachtlijst moet worden ingesteld van zodra je maximum is overschreden en of er een einddatum is waarop er kan worden ingeschreven. Na het instellen gebeurt alles volautomatisch met standaard mailberichten zoals beschreven in (5). Een functionaliteit waar ik zelf dankbaar gebruik van maak is het toevoegen van extra velden.

Hier kun je allerlei info uitvragen over de deelnemer. Of je haalt wensen en behoeften op. Dit is ook een handige plek om te vragen of de deelnemer op de hoogte wilt blijven. Zo krijg je formeel toestemming tot het gebruiken van de inschrijfgegevens voor direct-mailing. Natuurlijk kun je bij alle velden aangeven of deze verplicht moeten worden ingevuld of niet. Ga hier voorzichtig mee om.
Bij ‘status deelnemer’ krijg je later een overzicht van de inschrijvers. Je krijgt inzicht in de datum van inschrijving. Deze functionaliteit kun je gebruiken om de reactie op een aankondiging te peilen. En je ziet wat gemiddeld de beste dag en tijd is waarop mensen zich inschrijven. Interessante wetenschap om je volgende aankondigingen op af te stemmen. Ook vind je hier de e-mailadressen terug van de inschrijvers en wie de inschrijving later heeft geannuleerd.

Berichtgeving op maat (5)

Alle mail naar de inschrijvers is al standaard geschreven en opgemaakt. Er zijn negen mogelijke situaties waarop deelnemers een bericht krijgen. Al die berichten kun je hier desgewenst aanpassen. Mijn ervaring is dat dat helemaal niet hoeft want ze zijn duidelijk en taalkundig oké. Erg fijn is dat de deelnemer een e-mail krijgt 1 uur voordat het webinar begint. Dat verkleint de kans op no-shows aanzienlijk.

Rapporten (6)

Net zoals bij ‘status deelnemer’ vind je hier een overzicht van de deelnemers. Ook het aantal keren dat de uitnodiging is bekeken wordt aangegeven. Een exportmogelijkheid naar Excel maakt deze pagina helemaal compleet.

Opnamen (7)

Webinars worden standaard opgenomen. Als je dat niet had uitgezet bij de vergaderopties, dan vind je de opname hier en kun je kiezen wat je er mee wilt doen. Deelnemers krijgen niet standaard de opnamen in de chat, zoals dat gebeurt in een standaard teamsmeeting.

Stap 2: Publiceren

Met de knop ‘publiceren’ wordt er een koppeling gemaakt naar het inschrijfformulier. Deze kun je meteen kopiëren en plakken in een aankondiging. Als je de standaardinstellingen hebt gekozen is deze openbaar en kan de koppeling op alle Socials worden gepost.
Vervolgens keer je terug in het formulier met instellingen en kun je een preview bekijken van de inschrijfpagina via de knop ‘gepubliceerde site weergeven’.

Stap 3: Deelnemers schrijven in

Het inschrijfproces is heel intuïtief en snel geregeld. De inschrijving wordt netjes bevestigd en de deelnemer krijgt de mogelijkheid het webinar als vergadering te accepteren in de agenda. Dit laatste is een niet te onderschatten pré want de kans op no-shows wordt kleiner. Annuleren wordt er ook gebruiksvriendelijker van want ook dat loopt via de bekende weg van ‘vergadering weigeren’. En jij als organisator krijgt dit meteen inzichtelijk in het deelname formulier.